Halten Sie Stadt- und Einkaufsinformationen in der jeweiligen Landessprache bereit, kümmern Sie sich auch nach Dienstschluss um Ihre Gäste, organisieren Sie nur Programmpunkte, die ankommen (z.B. eine Bowling-Partie für Amerikaner). Bei einem Theater-Besuch achten Sie darauf, dass das Programm nicht zu politisch oder zu offenherzig ist. Übergeben Sie keine Geschenke, die die Gäste nicht transportieren können.

Betriebsfeste

Betriebsfeiern sind zwar eine gute Gelegenheit, Mitarbeiter und Kollegen zwanglos besser kennen zu lernen. Gleichzeitig sie aber auch Gefahren und können Ihren guten Ruf, den Sie das ganze Jahr über aufgebaut haben, gefährden. Darum zerstören Sie Ihr professionelles Image nicht durch:

• einen radikalen "Rollenwechsel" in punkto Outfit. Richten Sie sich nach dem Dresscode auf der Einladung und bleiben sie während der Feier komplett angezogen.
• Vergessen Sie den Streit im Büro, seien Sie fröhlich, jedoch nicht aufgekratzt.
• Liefern Sie sich keine Schlacht am Buffet, wischen Sie niemandem eins aus, falls Sie einen Beitrag zum Programm leisten. Das kommt unweigerlich zurück.
• Reden Sie nicht über Themen, die beim Small Talk tabu sind (Geld, Sex, der Führungsstil des Chefs, die Zicke aus dem Vertrieb, Ihre letzte Blasenentzündung).
• Punkten Sie mit Ihren Kindheitserinnerungen an Weihnachten und Ihrem Bildungs-urlaub.
• Halten Sie sich mit Alkohol zurück. Sie wissen, wie Sie nach 2, 4, 6 Gläsern wirken. Stark Angesäuselte übersehen Sie takt-voll.
• Wehren Sie Knutschattacken standhaft ab. Machen Sie niemandem schöne Augen und vergreifen Sie sich nicht im Ton.
• Und am Morgen danach sind Sie im Büro – auch wenn es ein bisschen später wird als eingeplant.

China

Lassen Sie sich einführen und vorstellen (Handelsdelegationen, Banken ...), da Chinesen mit Fremden keine Geschäfte machen. Bringen Sie Ihren eigenen Dolmetscher mit. Chinesen sind im Alltagsleben häufig recht ungeduldig und aggressiv. Je lauter sie sprechen, umso mehr fühlen sie sich im Recht. Arrogantes Auftreten und ein tief sitzendes Minderwertigkeitsgefühl gehen oft Hand in Hand. Falls Sie einen Fehler machen, können Sie sich nicht oft genug entschuldigen. Pünktlichkeit ist wichtig, ein klares Nein dagegen beleidigend. Das Heben der Augenbrauen könnte Ablehnung bedeuten.

Dont’s bei Geschäftsmeetings

• Kommen Sie nicht zu früh oder zu spät zu einer Verabredung.
• Bauschen Sie die Fehler anderer nicht auf. Niemand ist perfekt.
• Stellen Sie andere bei Stilfehlern nicht bloß. Es genügt, wenn Sie wissen, wie man es richtig macht.
• Lassen Sie sich nicht ausnutzen.

E-Mails

Obwohl man sich bei E-Mails in der Regel kurz fasst, können E-Mails den gleichen Stellenwert wie Briefe haben. Auch sie werden oftmals archiviert und geben Auskunft über Ihren persönlichen Stil. Von daher sind sie eine wie eine Visitenkarte. Verfassen Sie deshalb Ihre E-Mails – externe wie interne – genauso sorgfältig wie Ihre Briefe in einem sachlichen, seriösen, höflichen Stil. Merken Sie sich darüber hinaus:

• Für E-Mails gelten dieselben Grundregeln wie für die klassische Korrespondenz. Also gehören Anrede und Grußformel hinein. Bei guter Bekanntschaft dürfen es schon einmal lockere Formulierungen sein, zum Beispiel nur „Gruß“. Wer antwortet, kann sich nach den Schlussworten des Absenders richten.
• Umgangssprache, durchgehende Klein- oder Großschreibung sowie Tipp- und Rechtschreibfehler sind auch in E-Mails nicht akzeptabel.
• Geht die E-Mail ins Ausland, werden Umlaute ausgeschrieben.
• Die Abkürzung „MfG“ (Mit freundlichen Grüßen) zerstört jede gut gemachte Nachricht!
• Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile – das unterstützt die Ablage und fördert effizientes E-Mail-Management
• Stellen das Wichtigste an den Anfang, also in die ersten Zeilen, erklären, was sich im Anhang befindet, nehmen Abstand von „Pingpong“-Mails (falls doch, die Betreffzeile aktualisieren), vom cc-Absicherungswahn und von unklaren Betreffzeilen.
• Bei Ja-/Nein-Antworten kann die Betreffzeile genutzt werden.
• Tragen Sie einen Streit oder Missverständnisse niemals per E-Mail aus, sondern immer persönlich.
• Antworten Sie bei einem Streit nicht im Affekt und seien Sie vorsichtig mit Humor, Sarkasmus und Ironie.
• Aktivieren Sie bei längeren Geschäftsreisen einen „Abwesenheitsassistenten“.

Hinweis: Einladungen zu offiziellen Terminen, Festlichkeiten sowie Beileidsbekundungen sind nur stilvoll per Brief. Auf Weihnachts-, Neujahrs- und Geburtstagskarten darf per Mail geantwortet werden.

Faxe schreiben und beantworten

In bestimmten Fällen können Sie auf demselben Fax antworten. Wollen Sie nicht direkt auf das Dokument schreiben, benutzen Sie einen Klebezettel, den Sie hinterher entfernen können. Ein Fax darf ruhig handschriftlich sein, wenn es nicht durch eine furchtbare Klaue unleserlich wird. Vorsicht: In den meisten Firmen können auch Kollegen(innen) das Fax zu sehen bekommen. Vertrauliche Sachen sollten daher nur per Brief geschickt werden. Notieren Sie auf jedem Fax, für wen es bestimmt ist, sofern es nicht an einen einzelnen Selbstständigen geht.

Firmenwagen

Wenn Sie mit dem Firmenwagen zum Kunden unterwegs sind, begutachten Sie im Vorfeld immer Ihren fahrbaren Untersatz sehr kritisch – und zwar von außen und von innen: Ist Ihr Wagen aufgeräumt und sauber? Entsorgen Sie allen Abfall, leeren Sie den Aschenbecher. Halten Sie Ihr Auto blitzsauber für den Fall, dass Sie jemanden chauffieren müssen.

Grüßen

Andere Menschen grüßen kann man gar nicht oft genug. Wichtig dabei: Schauen Sie beim Gruß dem anderen immer in die Augen! Gegrüßt wird immer dann, wenn man eine Zeitlang dicht beieinander ist oder/und gemeinsame Gastgeber/Interessen hat. Wer neu auf eine andere Gruppe stößt, grüßt die Anwesenden. Im Geschäftsleben zählt die Autorität/die Hierarchie, d.h. der Jüngere wird als Vorgesetzter z.B. von dem älteren Mitarbeiter gegrüßt. Souveräne Menschen pochen nicht auf ihr Recht: Der Chef „darf“ ruhig als erster seine Sekretärin grüßen.

Handy

Nicht dort lauthals telefonieren, wo andere ein Recht auf Ruhe, Entspannung, Konzentration und Genuss suchen – niemand ist allein auf der Welt. Sie haben es weiter nicht nötig, ständig darzustellen, wie enorm wichtig und beliebt sie sind. Sie verwenden Ihr Handy nur, wenn es für den Arbeitsfluss unabdingbar ist. Für wichtige Personen erreichbar zu sein, wo immer Sie sind, ist für Ihre Karriere nützlich. Leisten Sie sich dennoch hin und wieder den Luxus, unerreichbar zu sein. Und bedenken Sie als umsichtigen Mensch: Das Klingeln eines Handys im Beisein anderer bedeutet in vielen Fällen eine Störung oder die Unterbrechung eines Gesprächs.

Klingeln im Meeting

• Schalten Sie vor einem Meeting grundsätzlich Ihr Handy aus. Haben Sie das einmal vergessen, entschuldigen Sie sich kurz und stellen auf Mailbox um. Die sollte immer aktiv sein, um Anrufer nicht zu enttäuschen.
• Nun kann es aber sein, dass Sie ein wichtiges Telefonat erwarten, das keinen Aufschub erlaubt. Teilen Sie dies am Anfang des Meetings der Runde mit und legen Ihr Telefon, auf Lautlos-Modus gestellt, offen hin. Meldet es sich, bitten Sie um Entschuldigung und gehen hinaus, um mit dem Anrufer zu sprechen.
• Gute Variante: Sie übergeben ihr Handy einer Sekretärin, die Sie für einen bestimmten Anruf herauswinkt.
• In den USA heißt das Handy „cellular“/“cell phone“, in Großbritannien „mobile“.
• Achten sollten wir auch auf die Klingel-Melodie. Hier ist ein seriöses Geräusch oft besser als der neueste Rocksong, Vogelgezwitscher oder Beethoven.

Jackett ausziehen?

Nein, nicht bei halbwegs offiziellen Anlässen, solange sich der Gastgeber des Jacketts noch nicht entledigt hat oder die Gastgeberin dazu auffordert. Auch sonst nichts lockern! In Meetings danach fragen – gilt auch für Frauen. GastgeberInnen nehmen auf sommerliche Temperaturen Rücksicht und bieten „Entblättern“ frühzeitig an. Wenn Sie Ihr Jackett während einer Besprechung anlassen, gewinnen Sie an Autorität.

Kommunizieren

Mit Ihrer schriftlichen Kommunikation dokumentieren Sie im wahrsten Sinn des Wortes schwarz auf weiß den Stil Ihres Unternehmens und prägen dessen Image mit. Gleichzeitig wird Ihr persönlicher Stil im Umgang mit Geschäftspartnern und Kollegen erkennbar. Deshalb ist es sehr wichtig, Korrespondenz jeder Art mit größter Sorgfalt zu erledigen. Briefe und Mails sind Visitenkarten wie Ihre Kleidung und Ihr Auftreten. Sie rücken das Unternehmen und Sie selbst in gutes oder schlechtes Licht.

Messestand

Der erste Eindruck zählt auch am Messestand. Wenn der Besucher auf einen Messestand zusteuert, ist das Auftreten der Mannschaft der Schlüssel für den Erfolg. Die Kleidung sollte unbedingt mit den Farben des Messestands harmonieren. Dazu gilt:

• Achten Sie auf frischen Atem, Kaugummi ist jedoch verpönt. Nehmen Sie immer genug Visitenkarten mit.
• Das Handy wird nur außerhalb des Stands benutzt. Rauchen oder essen Sie nicht sichtbar am Stand.
• Achten Sie auf sauberes Geschirr und Ordnung am Stand. Melden Sie sich am Front Desk ab, wenn Sie den Stand verlassen.
• Lehnen Sie nicht lässig an der Messetheke und stehen Sie immer zu den passierenden Messebesuchern gewandt.
• Hände in den Hosen- oder Jackentaschen sind tabu.
• Stehen Sie unverzüglich auf, wenn sich jemand Ihrem Stand nähert.

Ordnung am Arbeitsplatz

Auch ohne Besucherströme sagen Ordnung oder Chaos rund um den Schreibtisch einiges über das Gespür für Qualität und Professionalität eines Menschen aus. Die meisten Vorgesetzten schließen vom Zustand eines Schreibtisches oder Büros auf die Arbeitsweise ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und machen sich ein Bild, welcher Persönlichkeitstyp Sie sind. Betrachten Sie Ihr Arbeitsumfeld einmal mit „fremden“ Augen, dann fallen Kaffeetassen und fleckige Gläser auf den Unterlagen, verstaubte Pflanzen, die Einkaufstüte (Handtasche, Jogging-Schuhe, Rucksack ...) unter dem Schreibtisch und eine Luft zum „Schneiden“ schnell auf.

Pünktlichkeit

Pünktlichkeit ist ein Zeichen von guten Manieren, Disziplin und Wertschätzung. Die meisten Menschen reagieren verärgert, wenn man mit ihrer Zeit allzu großzügig umgeht. Oft steckt hinter notorischem Zuspätkommen ein falsches Zeitmanagement. Pünktliche Menschen empfinden Unpünktliche als gleichgültig, unorganisiert und unverbindlich. Darum hat Pünktlichkeit viel mit Professionalität zu tun. Zu Empfängen, Cocktails und anderen großen Veranstaltungen ohne Sitzordnung ist pünktliches Erscheinen meist nicht notwendig. Überpünktliche Gäste sollten wissen, dass sie oft eine Herausforderung sind und lieber noch einmal um den Block fahren/gehen.

Rechts oder links?

Ein wunderbares Stilmittel ist es immer noch, den Ranghöheren (Chef, Kunde, SeniorIn ...) auf der rechten Seite gehen zu lassen. So können Sie gegebenenfalls hilfreich mit Ihrer rechten – starken – Hand eingreifen.

Restaurant

Bevor wir harmonisch (geschäftlich) speisen können, ist einiges zu beachten: W-Fragen helfen weiter – wann, wo, wie teuer, mit wem, was möchte ich essen? Wie soll die Atmosphäre sein? Wird nach dem Essen noch weitergearbeitet? Die Dame übernimmt heute ganz selbstverständlich alle Aufgaben des Herrn, falls sie einlädt. SIE hat den Tisch vorbestellt, geht voran ins Lokal, platziert ihre Gäste, bestellt für sie, probiert den Wein und bezahlt die Rechnung. Merken Sie sich weiterhin:

• Lassen Sie Ihre Gäste bei à la carte-Bestellungen nicht über den Preisrahmen im Unklaren.
• Geben Sie Empfehlungen für bestimmte Speisen und Spezialitäten.
• ER rückt IHR bei gesellschaftlichen Anlässen den Stuhl zurecht und nimmt dann selbst Platz.
• Das Menü wählt meistens der Gastgeber aus.
• Damit Ihnen keine Speisen begegnen, die Sie nicht mögen oder vertragen, weisen Sie den Gastgeber möglichst früh auf Allergien oder Aversionen hin. Haben Sie dies versäumt, nehmen Sie einfach mehr von den Beilagen.

Season Greetings

Diese sollten eine lesbare Unterschrift haben, falls der Absender nicht klar erkennbar ist. Und – missbrauchen Sie Ihre Weihnachtspost nicht gleich „praktischerweise“ als Werbung. Nervtötend sind Neujahrskarten als Kreuzworträtsel mit „Kryptolator“ und Vignet-ten, die zusammengebastelt werden müssen.

Small Talk

Ob als scheinbar belanglose 30-Sekunden-Plauderei im Aufzug oder als mehrstündiges Gespräch beim offiziellen Business Dinner: Gekonnter Small Talk ist für die Beziehungspflege von unschätzbarem Wert. Denn Small Talk ist das kleine Gespräch mit großer Wirkung. Small Talk ist für die Karriere fundamental. Es geht immer darum, Sympathien zu gewinnen, in rhetorischer Bewegung zu bleiben. Darum sind

• ellenlange Statements,
• Besserwisserei,
• Angabe und das Abspulen von Witzen

alles andere als lustig!

Alle polarisierenden Themen oder die, die peinlich sind, wie Geld, Sex und anderes Intimes, Firmeninterna, Krankheiten, Religion vermeiden. Denken Sie an Gemeinsamkeiten mit den Menschen, denen Sie begegnen, und nicht an Trennendes. Gut zu wissen: Auch Ihre Konversationspartner oder potenziellen Kunden suchen eine angenehme Unterhaltung und werden ihren Teil beisteuern. „Haben Sie einen Tipp für mich …?“ Ihr Gegenüber wird Sie sicher gern beraten. Oder fragen Sie ihn nach seinem Beruf und seiner Vita.

SMS

Geschäftlich »simsen« setzt einen gewissen Bekanntheitsgrad voraus. Da Sie nicht jeder an Ihrer Handy-Nummer erkennt, setzten Sie die Firma und Ihren Namen an den Anfang. Tastatur-Quittungs-Ton ausschalten, falls er beim Eingeben/beim Empfang nerven könnte. Ein reger SMS-Austausch vor Dritten ist unhöflich, kondolieren per SMS absolut tabu! Ebenfalls äußerst unhöflich, wo auch immer, ist es, in Gegenwart anderer SMS zu tippen oder abzurufen. Von daher gilt der Grundsatz: Kündigen Sie vorher an, dass Sie auf eine wichtige Nachricht warten.

Talken alle Menschen gleich?

Nein, darum ist es gut zu wissen, dass expressive (ausdrucksvolle) Menschen (wie beispielsweise aus dem romanische Europa, aus Lateinamerika oder Ägypten) sich bei Gesprächspausen unwohl fühlen und dies als Zeichen werten, dass ihr Gesprächspartner nach Worten ringt. Reservierte Kulturen, zu denen unter anderem Skandinavier, die Deutschen, Holländer und Briten sowie die Ost- und Süd-Ostasiaten zu zählen sind, empfinden den anderen als unhöflich und beleidigend, wenn er laut ist und dazwischen redet.

Telefonieren

Unterlassen Sie während einem Telefonat das Essen, das Trinken und das Rauchen. Rascheln nicht mit (unnötigen) Papieren und vermeiden unbedingt selbstherrliche, rechthaberische und arrogante Formulierungen und Aussagen, wie beispielsweise »Das ist falsch....« und »Das können Sie gar nicht wissen« oder gar »Passen Sie mal auf«! Telefonieren Sie des Öfteren mal im Stehen – der Klang der Stimme verbessert sich; das Gespräch bekommt einen offiziellen Charakter. Sprechen Sie in einem Telefonat von ca. zwei bis drei Minuten den Anrufer mindestens dreimal mit seinem Namen an.

Toleranz

Globale Karrieren und grenzüberschreitende Mobilität zeigen, dass der Erfolg hat, der anderen Kulturkreisen gegenüber aufgeschlossen ist. Dazu gehört es natürlich, sich mit den Verhaltensweisen und Tabus fremder Länder vertraut zu machen. Interkulturelle Unterschiede lassen sich nicht beseitigen, wir sollten besser lernen, mit ihnen umzugehen.

Zwischenmenschlicher Umgang

• Fördern Sie ein günstiges Arbeitsklima – durch eigenes Zutun
• Würdigen Sie die Leistungen anderer und loben Sie diese, wenn etwas gut gemacht wurde oder Ihnen gefällt.
• Bewahren Sie sich Ihre wohlwollende Einstellung gegenüber Ihren Mitmenschen.
• Seien Sie zu allen freundlich und zuvorkommend.
• Lassen Sie andere Menschen nicht ins offene Messer rennen. Wer will, dass man mit ihm fair umgeht, sollte selbst fair sein.
• Sagen Sie immer „bitte“ und „danke“.
• Bei Konflikten, die es immer wieder gibt, bleiben Sie unerschütterlich sachlich.
• Souveräne Personen meistern auch die größten Herausforderungen ruhig und besonnen, selbst wenn es den Anschein hat, dass ihnen vor lauter Termindruck und Hindernissen das Wasser über dem Kopf zusammenschlägt. Jammern Sie grundsätzlich nie, wie schwer Sie es doch haben.
• Seien Sie zuverlässig. Wer das Stigma des Unzuverlässigen erst mal hat, wird es so schnell nicht mehr los. Natürlich hal-ten Sie Ihre Versprechen: rufen zurück, wenn’s angekündigt war, geben Geborgtes nach einer angemessenen Frist frei-willig wieder her.
• Einen Fehler ehrlich zuzugeben schadet Ihnen nicht.
• Ein harmloser Fauxpas ist kein Beinbruch. Nehmen Sie es nicht zu tragisch. Eine selbstironische Entschuldigung ent-krampft viele Situationen.
• Wer im Beruf vorankommen will, darf zum Lachen nicht in den Keller gehen. Humor wird als Karrierefaktor immer wichtiger. Humorvolle Mitarbeiter sind nach neuesten Studien kreative, seltener krank und bessere Teamarbeiter.

Fazit

Die Empfehlungen der modernen Etikette laufen nicht darauf hinaus, stromlinienförmige Menschen hervorzubringen, was ja sehr langweilig wäre. Dies ist dank der unterschiedlichen Charaktere und Berufsanlässe auch gar nicht möglich. Vielmehr geht es um eine authentisch rücksichtsvolle und tolerante Einstellung gegenüber allen Mitmenschen, vom Pförtner bis zum Vorstandsvorsitzenden, um unaufdringliche Eleganz und nicht zuletzt um erfolgreiche Selbstbehauptung im täglichen Kampf.

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Buchtipp
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