Viele Projektmanager und –initiatoren haben irgendwann schon ein ähnlich leidvolle Erfahrung gemacht: Sie haben an einem Projekt mit Verbesserungen für ihren internen Kunden lange und hart gearbeitet, endlich ist es abgeschlossen, die Neuerungen werden eingeführt. Statt jedoch die erhoffte Anerkennung zu erhalten, stellen sie fest: Die Neuerungen werden nicht wahrgenommen, sie werden nicht genutzt, es hagelt Kritik an Form, Layout, Bedienungsfreundlichkeit. Was ist schief gelaufen? Haben Sie selbst versagt oder ist Ihre Annahme falsch, das Projekt sei sinnvoll und zukunftsweisend für das Unternehmen?

Fragen über Fragen, die mancher sich dann stellt. Die Gründe für das „Scheitern“ sind jedoch in Fällen vielen ganz wo anders zu finden. So unterschätzen viele Initiatoren und Verantwortliche von Projekten immer wieder den Umstand, dass jede Veränderung bei den Betroffenen auf Widerstände stößt und Neuerungen gegen die Trägheit des Gewohnten ankämpfen müssen. Bei großen Projekten, die das ganze Unternehmen betreffen, werden diese Probleme von einem eigens implementierten Change Management berücksichtigt. Auch garantiert dann schon allein die Größe des Projektes Aufmerksamkeit.

Bei kleineren Projekten müssen Sie selbst die Akzeptanzprobleme lösen und um Aufmerksamkeit der internen Kunden, der Kollegen und des Managements kämpfen. Um positive Resonanz zu erhalten, müssen Sie nicht nur dafür sorgen, dass das Projekt den geplanten Nutzen zeigt. Sie müssen es auch den internen Kunden gut „verkaufen“ und Sie müssen alle von den Neuerungen Betroffenen rechtzeitig und richtig einbinden.

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Überlegen Sie welchen Nutzen Ihr Projekt für wen bietet und kommunizieren Sie diesen
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Es ist sinnvoll, diesen Nutzen immer wieder explizit zu benennen, da Projekte dazu tendieren, ein Eigenleben zu entwickeln. Den Projektmitarbeitern hilft es, bei Diskussionen mit Betroffenen, den Nutzen des Projektes stets präsent zu haben und als Argument verwenden zu können.

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Die Entwicklung eines Kommunikationsplans gehört direkt bei Start des Projektes auf die Aufgabenliste.
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Legen Sie zuerst fest, an wen Sie kommunizieren müssen. Das sind in erster Linie natürlich die Nutznießer des Projektes, Ihre internen Kunden. Dann gehören alle dazu, die von Veränderungen der Arbeitsprozesse betroffen sind. Oft wird jedoch vergessen, dass zu den Adressaten auch die Mitarbeiter zählen, für die Aufgaben entfallen oder die mit Kommunikations-Prozessen, (z. B. Empfang, Organisations-Abteilung) zu tun haben. Informieren Sie auch die Kollegen Ihres Bereiches, deren Aufgaben nicht vom Projekt berührt werden. Setzen Sie auf jeden Fall das Management auf diese Liste, schließlich erwarten Sie von dort die größte Anerkennung!

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Planen Sie für alle Adressaten geeignete Kommunikationsmaßnahmen.
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Starten Sie mit der Kommunikation nicht erst kurz vor der Einführung oder gar danach. Leicht entsteht der Eindruck, alle Bereiche seien durch die Projektarbeit an sich ausreichend informiert, da Vertreter der involvierten Abteilungen während des Projektes zusammen arbeiten. Das ist ein Trugschluss! Während des Tagesgeschäftes registrieren die meisten Mitarbeiter nicht, dass Kollegen mit für sie wichtigen Projekten befasst sind. Auch verfügen die Mitglieder des Projektes nicht immer über die Zeit und die Plattform, ihre Kollegen zu informieren. Binden Sie spätestens nach Ablauf von 2/3 des Projektes eine größere Anzahl interner Kunden ein, um deren Meinung zur endgültigen Ausgestaltung der Neuerungen einzuholen.

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Machen Sie bei der Einführung ausreichend „Tamtam“ – Sie müssen um die Aufmerksamkeit kämpfen.
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Die Liste der möglichen Aktionen für die Einführungsphase ist lang: Emails, Flyer, Briefe, Präsentationen, Auftritt auf der Intranetseite, persönliche Besuche, Pralinen auf jedem Platz, Vor-Ort Beratung usw. Wählen Sie Aktionen aus, die zu der Art des Projektes passen, aber belassen Sie es auf keinen Fall nur bei einer Email. Und last but not least: Mit einer Nachfassaktion wenige Wochen nach dem Start kontrollieren Sie nicht nur den Erfolg Ihres Projektes, sondern Sie rufen sich auch nochmals positiv in Erinnerung.