Am Anfang steht der „Aufreißer“

Die Medien berichten am liebsten über Dinge, Ideen oder Ereignisse, die neu, einmalig oder brisant sind. Meinungsäußerungen zu politischen Entscheidungen oder die Vorstellung Ihres Leistungsprofils reichen meist nicht aus, um das Interesse von Journalisten zu wecken. Sie riskieren mit solchen Presse-Information den manchmal unfreundlich geäußerten Kommentar: „Wir veröffentlichen keine Werbetexte und Unternehmensdarstellungen!“

Sie benötigen also einen aktuellen „Aufhänger“ oder Anlass, der in der Headline Ihrer Presseinfo genannt wird. Journalisten möchten auf unterhaltsame Weise informieren, deshalb ist es wichtig, mit Ihrer Presseinfo eine Vorlage für eine interessante Geschichte zu liefern. Wenn Menschen oder (je nach Branche) andere Lebewesen darin vorkommen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Medienvertreter „anbeißt“. Einige Anregungen:

Fallbeispiel 1
Sie führen eine gemeinsame Presseaktion mit einem bekannten und prominenten Kunden oder Geschäftspartner durch. Beispiel: Sie übernehmen eine Maschinenanlage und einen Dienstleistungsbereich von einem anderen Unternehmen. Die Übernahme wird mediengerecht inszeniert.

Fallbeispiel 2
Sie stellen einen Mitarbeiter mit einem ausgefallenen Hobby vor. Beispiel: Ihr Buchhalter besteigt ohne Sauerstoffmaske den Mount Everest.

Fallbeispiel 3
Sie spenden für einen wohltätigen Zweck und begehen eine feierliche Scheckübergabe. Großformatige Plastik-Schecks für Pressefotos können Sie in den meisten Banken ausleihen.

Fallbeispiel 4
Sie sponsern Veranstaltungen bzw. Einrichtungen, die die gleiche Zielgruppe wie Sie haben und deren Image zu Ihrem Unternehmen passt. Beispiel: Sie vertreiben Sportartikel und sponsern ein Fußballturnier.

Fallbeispiel 5
Sie organisieren eine öffentlichkeitswirksame Veranstaltung, zu der Sie die Presse einladen – wie z.B. eine Podiumsdiskussion mit Politikern / Fachleuten oder der Auftritt eines Prominenten in Ihrer Firma. Wichtig ist auch hierbei: Das Thema sollte etwas mit Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten und Ihren Dienstleistungen zu tun haben. Beispiel: Ein Autohaus veranstaltet ein Diskussionsforum zum Thema „Tempo 100 auf deutschen Autobahnen – Lust oder Frust???“. Als Fachleute diskutieren der Umweltbeauftragte der Stadt, ein prominenter Rennfahrer, ein Tankstellenbesitzer sowie eine Mutter, die mit ihren Kindern direkt an einer Schnellstraße wohnt.

Mit etwas Fantasie finden sich genug Ideen für Presseaktionen!


Zum Inhalt: Die fünf „W“

Ihre Presse-Info sollte eine Antwort auf die fünf „W“-Fragen enthalten: Wer? Was? Wie? Wann? Warum? Die Reihenfolge ist variabel und abhängig von der Wichtigkeit der Informationen.

Wer? Ihr Unternehmen
Was? lädt zu einem Tag der offenen Tür ein –
Wann? und zwar am Samstag, den 26. Mai ab 10:00 Uhr.
Warum? Ihr Unternehmen hat eine neue Filiale eröffnet.
Wie? Es wird ein Familienfest mit zahlreichen Attraktionen.

Diese Informationen müssen in einen ansprechenden Text „verpackt“ werden. Auch wenn Sie bei Journalisten die Kenntnis von Fremdwörtern voraussetzen können, kommt ein verständlich formulierter Text mit kurzen Sätzen viel besser an als eine wissenschaftliche Abhandlung. Denn Medienvertreter haben oft wenig Zeit und möchten beim einmaligen Überfliegen Ihrer Presse-Info entscheiden, ob die Sache für sie interessant ist. Machen Sie es ihnen leicht, Ihr Anliegen zu verstehen – sie werden es ihnen danken!

Adjektive und wertende Ausdrücke sollten sparsam eingesetzt werden, um nicht den Eindruck eines Werbetextes zu erwecken. Präsentieren Sie die Fakten so, dass der Leser selbst die positive Bewertung Ihres Unternehmens als Schlussfolgerung zieht:

Platter Werbetext:
"Unser Unternehmen ist so großartig, weil wir den Gewinn des letzten Jahres verdoppeln konnten. Dieser positive Trend wird sich mit Sicherheit fortsetzen. Ein Grund dafür sind unsere hochqualifizierten Mitarbeiter, die zu den Spitzenkräften ihres Faches zählen!"

Präsentation von Fakten, die indirekt zu gleichen Schlussfolgerung führen:
"Der Erfolg des Unternehmens zeigt sich schon an den Zahlen: Der Gewinn des letzten Jahres wurde verdoppelt. Geschäftsführer Holger Schmitz vermutet: „Bei allen Mitarbeitern legen wir großen Wert auf die Qualifikation. Und das spüren auch unsere Kunden!“


Form:

Der Umfang Ihrer Presseinformation sollte höchstens eine DIN A4 – Seite betragen. Absätze und Zwischenüberschriften verbessern die Lesbarkeit und die Verständlichkeit des Textes. Für den Text empfehlen sich folgende Einstellungen: Zeilenabstand 1,5 Punkt und breiter Rand rechts (ca. 7 cm) für Anmerkungen des Journalisten. Damit die Presseinfo sofort an den richtigen Empfänger geht, legen Sie ein personalisiertes Anschreiben an den Ansprechpartner aus der Redaktion bei. Manche Journalisten wünschen den Pressetext als E-Mail, weil sie ihn dann besser bearbeiten können. Fragen Sie vorher, in welchem Format Sie die Datei schicken sollen.

Bitte recht freundlich! Das Pressefoto

Wenn Sie Ihrer Presse-Info ein interessantes Foto beilegen, steigt die Chance auf einen Bericht. Der Text wird verständlicher, denn der Redakteur kann sich leichter „ein Bild“ von den Vorkommnissen machen. Aber: Kein Foto um jeden Preis! Es gibt Themen, zu denen sich kein vernünftiges Foto machen lässt. Und besser kein Foto als ein schlechtes oder peinliches, welches krampfhaft versucht, die Inhalte passend darzustellen.

Die besten Fotos erhalten Sie, wenn Sie einen Pressefotografen engagieren. Wenn Sie selbst ein Foto erstellen, sollte es klare Kontraste haben und möglichst lebendig sein (Abbildung von Menschen in Aktion). Das Fotografieren von menschenleeren Räumlichkeiten oder die Abbildung von Gebäuden oder leeren Räumen wirken oft langweilig. Das Foto sollte spannend sein und eine eigene Geschichte erzählen. Senden Sie zwei Farbfotos in verschiedenen Formaten (Hoch- und Querformat,13 x 18 cm), damit das Layout flexibel gestaltet werden kann.

Digitale Fotos haben den Vorteil, dass sie z.B. per E-Mail oder ISDN direkt an die Redaktion geschickt werden können. Sie müssen aber vor dem Versand von einem Grafiker aufbereitet werden, damit sie im Printmedium in guter Qualität erscheinen. Dateiformate: eps- oder jpg-Dateien können in den meisten Redaktionen geöffnet werden.

Lästig, aber notwendig: Nachfass-Telefonate

Damit Sie einen Überblick erhalten, in welchen Medien ein Bericht auf Basis Ihrer Presse-Info erschienen ist, sollten Sie die kontaktierten Redaktionen etwa eine Woche nach Versand der Presse-Info noch einmal anrufen. Manche Zeitungen schicken bei Verwendung einer Presse-Info automatisch ein Belegexemplar zu, aber leider nicht alle. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner (der, an den Sie auch die Presse-Info geschickt haben) höflich, ob er die Info erhalten hat und verwenden konnte.