Während bei Kunden in Deutschland grundsätzlich alle Lieferungen umsatzsteuerpflichtig sind, gilt es bei ausländischen Kunden zwischen solchen im Gemeinschaftsgebiet der EU auf der einen und Kunden im Ausland zu unterscheiden. Betrachtet man zunächst Kunden im Gemeinschaftsgebiet der EU, z.B. Österreich, so handelt es sich bei Lieferungen an Unternehmen in diesen Ländern um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Bei einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) des Empfängers erfolgt die Lieferung und damit auch die Rechnungsstellung grundsätzlich ohne Ausweis der Umsatzsteuer. Die USt.-IdNr. für deutsche Handelsunternehmen wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben, das diese auch auf ihre Gültigkeit hin überprüft.
Jedoch ist das empfangene Unternehmen verpflichtet, die geltende Umsatzsteuer auf die Lieferung in seinem Land abzuführen. Erfolgt die Lieferung indes an Privatpersonen im EU-Gemeinschaftsgebiet, so richtet sich die Besteuerung nach den so genannten landesabhängigen Lieferschwellen. Gemeint ist damit die wertmäßige Menge der Lieferungen im Wirtschaftsjahr in das entsprechende Land. Wird diese Grenze nicht überschritten, so sind die Lieferungen in Deutschland zu versteuern, bei einer Überschreitung erfolgt die Versteuerung im Zielland. Für bestimmte Verbrauchsgüter, wie Tabak oder Alkohol gelten hier gesonderte Regelungen.
Bei Lieferungen in ein Drittland, wie z.B. die Schweiz, ist es unerheblich, ob es sich bei dem Empfänger um Unternehmen oder Privatpersonen handelt. Die Lieferung ist als Ausfuhrlieferung in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit. Damit entfällt auch die Umsatzsteuerausweisung auf der Rechnung. Um sich späteren Ärger mit den Behörden zu ersparen, sollte der Unternehmer vor allem auf entsprechende Nachweise für die tatsächliche Versendung der Ware achten. Dies sind zum Beispiel Frachtbriefe oder Posteinlieferungsscheine.
Gerade beim Versand von Waren ins Ausland sind eine Menge Sonderfälle und komplizierte Fallkonstellationen zu beachten. Besonders bei mehreren beteiligten Ländern oder bestimmten Waren und Produktgruppen kann die umsatzsteuerliche Handhabung sehr kompliziert werden. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollte auf jeden Fall ein fachkundiger Steuerberater zu Rate gezogen werden.