Der eine Kollege geht, ein neuer Mitarbeiter kommt. Was für ein Unternehmen jedoch oft Alltag ist, das ist für einen neuen Mitarbeiter alles andere als Alltag. Mit seinem neuen Arbeitsplatz beginnt für ihn ein neuer Lebensabschnitt. Entsprechend groß ist auch zumeist die innere Anspannung, wenn er am ersten Tag erscheint. Doch auch für die Kollegen ist dies keine Alltagssituation, da keiner weiß, ob „diese(r) Neue“ auch zu Ihnen passt und welche Folgen sich daraus für jeden Einzelnen sowie das Team ergeben.

Am größten ist die Anspannung in aller Regel jedoch beim Neuen. Und zwar aus mehreren Gründen: Er kommt als Fremder in eine Gruppe mit festen Regeln, die er noch nicht kennt. Außerdem muss er sein Können den neuen Kollegen und dem Chef erst noch beweisen. Zudem ist er mit den Arbeitsabläufen nicht vertraut. Kurz: Der Neue steht vor vielen Fragezeichen.

Begrüßung ist Chefsache

Egal wie sehr auch neue Mitarbeiter ihre Unsicherheit bei ihrem Arbeitsantritt in einem neuen Unternehmen überspielen – den meisten flattern innerlich die Knie. Deshalb ist eine angemessene Begrüßung wichtig – und zwar am besten durch den Chef, der sich am ersten Tag ausreichend Zeit für ein Orientierungsgespräch mit dem „Neuen“ nehmen sollte. Nicht nur, um ihm das Gefühl zu vermitteln „Du bist für uns wichtig“, sondern auch, um ihn über

• die Gepflogenheiten des Betriebs,
• die an ihn gestellten Erwartungen und
• seine zentralen Ansprechpartner

zu informieren.

Speziell in kleinen und mittleren Unternehmen finden solche Orientierungsgespräche jedoch zumeist nicht statt. Stattdessen beschränken sich die Verantwortlichen in erster Linie nur darauf, den Neuen sozusagen im Vorübergehen per Handschlag auf die Schnelle zu begrüßen. Dann soll er loslegen. Oft steckt dahinter kein böser Wille. Vielmehr wird das Gespräch aus Zeitgründen stets verschoben. Und am Ende findet es nie statt. Folglich kann der Neue nur raten, was dem Betrieb zum Beispiel im Kontakt mit Kunden wichtig ist. Entsprechend lange dauert die Einarbeitung und entsprechend schnell entstehen Irritationen. Deshalb sollte das Orientierungsgespräch möglichst früh – wenn nötig nach Feierabend – geführt werden.

Das Orientierungsgespräch

Auf Erstgespräche mit neuen Mitarbeitern sollte sich der Vorgesetzte immer vorbereiten. Dabei gilt es nicht nur, sich stichwortartig ein paar Notizen zu machen, worüber man mit dem Neuen reden möchte, sondern auch Info-Material über das Unternehmen, Verhaltensregeln, Ansprechpartner etc. zusammenzustellen und dem/der Neuen den Einstieg damit zu erleichtern. Eine gezielte Vorbereitung ist auch wichtig, weil sich der Mitarbeiter in den ersten Stunden und Tagen sein Bild darüber formt, was dem Betrieb besonders wichtig ist. Dies beeinflusst sein künftiges Verhalten. Deshalb sollten gerade in der Anfangszeit an ihn die richtigen Signale gesandt werden.

Generell gilt: Neue Mitarbeiter brauchen viel Information. Schließlich kennen sie weder die innerbetrieblichen Abläufe und Zuständigkeiten, noch die Kunden und Lieferanten des Unternehmens. Also müssen sie ihnen genannt werden. Sonst sind sie orientierungslos und schnell formt sich bei Kollegen und Vorgesetzten das Bild: Auf den hätten wir verzichten können. Ein „Zuviel“ an Information kann das reibungslose Eingliedern jedoch erschweren wie ein „Zuwenig“. Manche Betriebe decken neue Mitarbeiter in den ersten Tagen mit so viel Detailinformationen ein, dass diese sie unmöglich speichern können. Die Folge: Der Neue muss immer wieder nachfragen, obwohl es ihm „schon hundert Mal“ erklärt wurde. Dies erzeugt Frust und führt bei seinen Kollegen zum Gefühl: Der Neue ist schwer von Begriff.

Der Einarbeitungsplan

Um die Einarbeitungsphase zu effizient wie möglich zu gestalten, sollte für neue Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan erstellt werden, in dem definiert ist,

• in welche Arbeitsfelder der Neue wann eingeführt wird,
• welche Infos er dafür benötigt und
• wer ihm diese Infos gibt.

Ein solcher Plan erleichtert die strukturierte Weitergabe der Information. Er ermöglicht es dem Neuen auch, schnell eigenverantwortlich Arbeitsfelder zu übernehmen. Dies erhöht seine Arbeitszufriedenheit. Außerdem sehen seine Kollegen in ihm schneller einen wertvollen Partner.

In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen dem Neuen und dem Chef stattfinden, bei denen sich beide darüber austauschen,

• welche Erfahrungen der Mitarbeiter bisher bei der Arbeit gesammelt hat und
• was er benötigt, um noch erfolgreicher zu arbeiten.

Solche Gespräche finden in den meisten Betrieben nicht statt. Dabei wären sie für die Unternehmen sehr fruchtbar, denn die Neuen sind noch nicht „betriebsblind“. Sie haben noch einen unverstellten Blick auf die Stärken und Schwächen des Betriebs. Also können sie viele Anregungen für Verbesserungen geben.

In diesen Gesprächen sollte der „Neue“ auch eine Rückmeldung über seine Leistung erhalten. Dann kann er, sofern nötig, sein Verhalten korrigieren, so dass Mängel nicht automatisch zu einem Auflösen des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit führen. Denn dieser Schritt ist für das Unternehmen die teuerste Lösung. Schließlich kostet jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter. Deshalb sollten Betriebe viel Zeit in das Auswählen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter investieren.

Checkliste

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollten Sie immer folgende Punkte beachten:

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1. Begrüßung und erste Orientierung
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• Führen Sie unmittelbar nach seiner Ankunft ein Begrüßungs-/Orientierungsgespräch mit dem „Neuen“.
• Bereiten Sie sich auf das Gespräch schriftlich vor.
• Übergeben Sie dem „Neuen“ die wichtigsten Infos schriftlich.
• Erläutern Sie ihm die Gepflogenheiten des Betriebs und die Erwartungen, die Sie an ihn haben.
• Bitten Sie ihn auch seine Fragen und Erwartungen zu äußern.
• Stellen Sie den „Neuen“ seinen direkten Kollegen und Vorgesetzten vor.
• Führen Sie ihn durch den Betrieb und stellen Sie ihn allen Personen vor, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird.
• Weisen Sie dem „Neuen“ einen Kollegen als Ansprechpartner für Fragen zu.

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2. Einarbeitungsphase
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• Falls Sie über kein Qualitätshandbuch verfügen, erstellen Sie für jedem neuen Mitarbeiter einen Leitfaden, in dem die wichtigsten Abläufe beschrieben sind, und händigen sie ihm diesen aus.
• Erstellen Sie für jeden neuen Arbeitnehmer einen Einarbeitungsplan, der auflistet, welche Themenfelder dem „Neuen“ wann und durch wen erläutert werden, damit er künftig die Arbeiten selbstständig erledigen kann.
• Vereinbaren Sie mit dem „Neuen“ gleich zu Beginn Termine, an denen Sie ihm ein Feedback über seine Leistung geben und sich mit ihm über seine Erfahrungen austauschen.
• Fragen Sie den „Neuen“ während dieser Gespräche auch, wie bestimmte Abläufe in seinem alten Betrieb geregelt waren und wie er sein neues Arbeitsumfeld einschätzt. Nötigen Sie ihn aber nicht dazu zu sagen, was man besser machen könnte. Schließlich muss erst Vertrauen wachsen.