Ziele sind die Strategien, die auf Abteilungen und einzelne Mitarbeiter heruntergebrochen werden. Alle Mitarbeiter können sich an diesen Maßgaben orientieren. Bei allen Zielen gilt der Grundsatz „If you can’t mesure it, you can’t manage it“ (Was Sie nicht messen können, können Sie nicht gestalten) oder eine andere Managerweisheit meint: „Miss es oder vergiss es“. Es kommt also darauf an, die Ziele messbar zu machen – und dies geschieht in Form von Kennzahlen.

Es gibt unendlich viele Prozesse, die sich messen lassen. In Call-Centern beispielsweise ist relevant, wie viele Anrufe pro Stunde bearbeitet werden können. Man kann den Krankenstand messen, den Umsatz pro Mitarbeiter oder pro Produktgruppe. Bearbeitungszeiten eines Vorgangs, Termintreue bei Lieferungen, Reklamationsquote, Kostenanteile der Verwaltung, Zahl der Mitarbeiter-Verbesserungsvorschläge, Mitarbeiterzufriedenheit: All das lässt sich messen. An dieser Stelle geht es nicht ohne die Geschäftsleitung. Sie muss die Ziele definieren und die Umsetzung sicherstellen.

Es kommt also darauf an, die Ziele messbar zu machen – und dies geschieht in Gestalt von Kennzahlen. Kennzahlen, die an die Ziele des Unternehmens gekoppelt sind, zeigen die Wirksamkeit von Maßnahmen auf und deren Abweichungen.

Wichtig ist, dass die Kennzahlen regelmäßig gemessen werden. Wie häufig dies geschehen sollte, lässt sich nicht verallgemeinernd sagen. Wichtig ist neben der regelmäßigen Erhebung auch, die Kennzahlen zugänglich zu machen und – wenn möglich – zu visualisieren, damit die Aussagen auf einen Blick erkennbar sind.

Es gibt viele mögliche Kennzahlen. In jeder Organisation, in jedem Unternehmen sind – abhängig von den jeweiligen Strategien und den daraus abgeleiteten Zielen – andere Zahlen entscheidend. Bei dem einen Zeitschriftenverlag sind es beispielsweise eher die Werbeeinnahmen, bei einem anderen ist es eher die Zahl der Abonnenten, bei einem dritten sind beide Kennzahlen von Belang.

Wichtig ist beim Definieren der Kennzahlen nicht, mit möglichst vielen Kennzahlen zu arbeiten – wichtig ist, dass es die entscheidenden Kennzahlen sind und dass Sie die Kennzahlen im Alltag auch nutzen, indem Sie sie mit Ihren Kollegen gemeinsam im Auge behalten und ihre Entwicklung diskutieren.

Sie sehen: Die Potenziale, die sich mit Büro-Kaizen erschließen lassen, sind enorm. Mit den richtigen Strategien werden auch Sie in der Lage sein, an Ihrem Arbeitsplatz in kurzer Zeit spürbare Fortschritte zu machen. Mit welchen Effekten können Sie rechnen? Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

• 25 % Effizienzsteigerung
• 20 % Flächenersparnis
• 30 % Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• 40 % Reduzierung der Suchzeiten
• 25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

... und zusätzlich: eine bessere Ordnung, mehr Sauberkeit, weniger Verschwendung.

Sie sehen: „Für immer aufgeräumt“ ist kein Wunschtraum, sondern kann auch bei Ihnen und in Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz und Zufriedenheit führen.

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Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 1: Mehr Effizienz durch Büro-Kaizen
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 2: Ordnung und Standards 
Erfolgsfaktor Bürooragnisation - Teil 3: Arbeitsprozesse optimieren
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 4: Selbststeuerung durch Eigenverantwortung

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