Fundierte Studienergebnisse haben gezeigt: In den Büros sind erhebliche Einsparungen durch ein klares Besprechungsmanagement, die Reduzierung der Suchzeiten und weitere entscheidende Erfolgsmaßnahmen möglich. Besonders plastisch wird der Status Ihrer Arbeitsräume, wenn Sie den Ist-Zustand fotografieren. Nehmen Sie Ihre Digitalkamera, bevor Sie mit dem Aufräumen anfangen und fotografieren Sie die Schreibtische, ganze Arbeitsplätze, Fußböden und Fensterbänke, Schränke und Schubladen, Ecken und Kammern. Es geht hierbei nicht darum, Kollegen bloß zu stellen, sondern lediglich um das Wecken des Bewusstseins für die Situation. Denn, so wie die Kamera Ihre Umgebung sieht, so sehen Sie auch Kunden, Lieferanten, Besucher und Kollegen...

Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit

Der Aussortier-Prozess

Nach der Sensibilisierung der Mitarbeiter kann mit dem Aussortieren unnötiger Dinge begonnen werden. Die Spielregel lautet: »Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird.« Es gibt jede Menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herz gewachsen sind, aber seit Jahren nicht mehr gebraucht werden oder noch nie gebraucht wurden. Alles, was nicht notwendig ist, kann entsorgt werden. Das Ergebnis sind beachtliche Flächen- und Raumgewinne sowie reduzierte Suchzeiten.

Sofern Sie beim ersten Termin nicht fertig werden, empfiehlt es sich, noch aufzuräumende Bereiche mit gelben »Post-it«-Klebezetteln zu markieren. Somit sieht man, was noch erledigt werden muss. Auf einer To do-Liste werden diese offenen Punkte dann mit Zuständigkeit und Termin gesammelt.

Zum Thema »wegwerfen« muss man wissen, dass wir von Natur aus Jäger und Sammler sind. Deshalb bereitet uns der Gedanke, Dinge wegzuwerfen, Unbehagen. Ein Zwischenschritt ist deshalb, Kartons mit Dingen zu füllen, die man zwar nicht mehr am Arbeitsplatz braucht, die man aber noch nicht wegwerfen möchte. Diese Kisten können dann im Keller, Archiv oder Lager aufbewahrt werden. Um zu verhindern, dass die Kartons dort ewig stehen bleiben, sollten sie wie folgt beschriftet werden: »Dieser Karton gehört ……… (Namen einsetzen). Wenn er nicht bis ……… (Datum einsetzen) geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.«

Aufräumen nach Plan

Wenn die nicht benötigten Dinge weggeworfen sind, ergibt sich zwangsläufig die nächste Aufgabe: Die übrig gebliebenen Büroutensilien müssen so aufgeräumt werden, dass sie schnell und problemlos gefunden werden.

Arbeitsplatz sauber halten

In regelmäßigen Abständen muss überprüft werden, ob die vereinbarte Ordnung und Sauberkeit beibehalten wird. Hierfür verwenden wir in unseren Beratungen die Checkliste »Ordnung und Sauberkeit«. Mit ihrer Hilfe wird gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Einen Link zum kostenlosen Download dieser und weiterer Checklisten und Arbeitsfhilfen finden Sie am Ende dieses Beitrages.

Anordnungen zur Regel machen

Machen Sie sich Gedanken, wo der ideale Platz für Ablageschalen, Locher, Tacker, Eingangspost, temporäre Projekte etc. ist. Feste Plätze reduzieren nicht nur Suchzeiten. Aufräumzeiten werden ebenfalls kürzer, da Büroutensilien schnell und zielsicher zurück gestellt werden können. Es gilt der aus der Produktion bekannte Grundsatz »Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz«.

Allgemeine Faustformeln für die Anordnung von Hilfsmitteln lauten dabei:

• Alle Hilfsmittel, die immer (täglich) gebraucht werden, müssen direkt am Arbeitsplatz angeordnet werden.
• Was seltener (wöchentlich) gebraucht wird, sollte nicht direkt am Arbeitsplatz liegen, aber schnell greifbar sein.
• Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener) sollte ausgelagert und im Bedarfsfall geholt werden.

Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Standards müssen unbedingt eingehalten und ständig verbessert werden. Dabei ist Selbstdisziplin das oberste Gebot. Auf Basis der Standards werden Verbesserungen erarbeitet, die dann wieder als neue Standards Verbesserungen sicherstellen. So entsteht ein Regelkreis, der auf kontinuierliche Verbesserung zielt.

Standardisierung der Büroorganisation

Im nächsten Schritt geht es um die Organisation des Ablagesystems und die Standardisierung von Arbeitspapieren, Arbeitsinhalten und Formularen.

Organisation eines Ablagesystems

Ziel eines jeden Ablagesystems ist es, die gewünschte Information schnellstmöglich zu finden. Als Richtwert haben wir beim Büro-Kaizen den Zeitraum von einer Minute vorgegeben. Der Effekt liegt auf der Hand: Reduzierung von Suchzeiten.

Bei der Definition des perfekten Ablageorganisation gibt es leider keine allgemeingültige Formel, die auf alle Unternehmen gleichermaßen anwendbar ist - auch wenn sich viele Unternehmen eine solche gerne wünschten. Das perfekte Ablagesystem ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und kann nur in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern festgelegt werden. Dabei helfen »W-Fragen« wie zum Beispiel:

• Warum soll etwas abgelegt werden?
• Wo soll etwas abgelegt werden?
• Wie soll etwas abgelegt werden?
• Wer soll etwas ablegen?
• Wie lange soll etwas abgelegt werden?
• Wo können allgemeine Dinge zentral abgelegt werden?

In das Themenfeld »Ablage« gehört auch die Ablage elektronischer Dokumente. Hier hat es sich bewährt, auf internem (und externem) Schriftverkehr Dateiname und Pfad anzugeben. So können Suchzeiten in der EDV signifikant gesenkt werden. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang auch eine mit Unterverzeichnissen sauber strukturierte Festplatte. Diese Ordnungsmöglichkeit hat aber Grenzen, da zum Beispiel ein Brief an einen Mitarbeiter zum Thema »Weiterbildung« in unterschiedlichsten Verzeichnissen gespeichert werden kann (beispielsweise in den Verzeichnissen »Mitarbeiter«, »Briefe der Geschäftsleitung«, »Weiterbildung« etc.). Hier ist die Pfadangabe sicher die effizientere Vorgehensweise.

Standardisierung von Arbeitspapieren, Arbeitsinhalten und Formularen

Viele Tätigkeiten im Büro können schematisch beschrieben und durchgeführt werden. Das spart Zeit und erleichtert die Delegation. Mittels Checklisten können Tätigkeiten strukturiert und überprüft werden. Außerdem ermöglichen Checklisten eine vollständige Aufgabenerfüllung.

Checklisten eignen sich insbesondere bei:

• Aufgaben, die delegiert werden sollen
• Aufgaben, bei denen die vollständige Erledigung wichtig ist
• Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren
• Routinetätigkeiten

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung ist es wichtig, nach dem Einsatz von Checklisten generell zu hinterfragen, ob etwas unklar war, vergessen wurde etc. Letzter Punkt auf der Checkliste ist daher immer die Aufgabe, die Checkliste zu aktualisieren, um beim nächsten Einsatz ein optimales Ergebnis zu ermöglichen.

Arbeitsabläufe durch Kaizen optimieren

Die Verbesserung der Arbeitsabläufe bezieht sich sowohl auf die Verbesserung der einzelnen Arbeitsplätze als auch auf die Optimierung von Prozessen. Wie bei der Optimierung des Ablagesystems helfen bei der Optimierung von Einzelarbeitsplätzen »W-Fragen«. Sinnvoll sind Fragestellungen wie:

• Werden tatsächlich alle auf dem Schreibtisch befindlichen Unterlagen dort benötigt?
• Wie oft muss ich zu bestimmten Schränken, Arbeitsplätzen etc. gehen, um bestimmte Informationen zu erhalten?
• Wie können durch Beschriftung von Schubladen und Schränken Suchzeiten reduziert werden?

Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts sind lange Auftragsdurchlaufzeiten zu 70 Prozent das Ergebnis interner Schnittstellenprobleme. Die Definition und Standardisierung von Schnittstellen ist deshalb zentrale Herausforderung beim Prozessmanagement. Daneben ist die Untersuchung der Prozesse mit Blick auf Verschwendungsarten eine weitere Hauptaufgabe. Folgende Fragen können helfen, Verschwendung zu identifizieren:

• Wie können Allgemeinschränke sinnvoll genutzt werden?
• Wie können Büromaterialschränke sinnvoll beschriftet und wie in einem Supermarkt (automatisierte Nachfüllung) übersichtlich organisiert werden?
• Wie soll die innerbetriebliche Kommunikation mit E-Mails, Körbchen für alle Mitarbeiter bzw. regelmäßigen Meetings organisiert und optimiert werden?
• Wie können durch alphabetische Sortierung Zeitschriften, Bücher und Magazine schneller gefunden und damit Suchzeiten reduziert werden?
• Sind Vertretungsregelungen getroffen und jederzeit zentral einsehbar?
• Liegt von jedem Mitarbeiter (oder auch jeder Gruppe von Mitarbeitern, die gleichartige Tätigkeiten durchführen) eine Auflistung der Tätigkeiten vor, die im Vertretungsfall erledigt werden müssen (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, sporadisch etc.)?

Prozesse sind dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Prozessergebnis zu verschlechtern. Oft werde ich von Sekretärinnen ins Unternehmen geholt, deren Chefs sich weigern, Verbesserungsprozesse anzugehen. Häufig erkennen die Chefs aufgrund ihrer Entfernung von der täglichen Arbeit einfach nicht die Potenziale, die die Verbesserung der Prozesse bietet.

Lesen Sie im dritten Teil, wie Sie ineffiziente Arbeitsprozesse identifizieren, diese optimieren und über den Kaizen-Ansatz fortlaufend verbessern können. Wenn Sie derweil schon einmal in Ihrem Büro mit der Checkliste "Sauberkeit und Ordnung"  eine Bestandsaufnahme vornehmen möchten, können Sie diese ebenso wie weitere Arbeitshilfen hier kostenfrei downloaden.

Um zu den anderen Beiträgen dieser Artikelserier zu gelangen, klicken Sie bitte einen der nachfolgenden Hyperlinks.

Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 1: Mehr Effizienz durch Büro-Kaizen
Erfolgsfaktor Bürooragnisation - Teil 3: Arbeitsprozesse optimieren
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 4: Selbststeuerung durch Eigenverantwortung
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 5: Arbeiten mit Zielen und Kennzahlen

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Buchtipp der Redkation
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