Eine komplizierte Welt sehnt sich nach Vereinfachung. Das wird vielen Menschen bewusst, wenn sie ihren Arbeitsplatz betrachten. Leider herrscht in vielen Büros die Praxis des „Keiner hat Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen“. Während in der Produktion der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden Büroarbeitsplätze lange hinsichtlich einer Prozessoptimierung verschont. Während in den Werkhallen große Fortschritte erzielt wurden, schlummern in den Büros noch riesige Potenziale...

Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung hat diese Zusammenhänge mit Zahlen unterlegt. Laut einer Studie des Instituts verschwenden Büromitarbeiter durchschnittlich 32 Prozent ihrer Arbeitszeit („Lean Office 2006“, S. 5f.). Betrachtet man sich die Verschwendung genauer, entfällt etwa ein Drittel auf Verschwendung am einzelnen Arbeitsplatz, etwa durch das Suchen nach dem richtigen Dokument. Die Hälfte der Verschwendung wird durch schlecht abgestimmte Prozesse verursacht, was zu Wartezeiten und zu längeren Liegezeiten von Vorgängen zu Engpässen im Prozess führt. Der Rest geht auf das Konto sonstiger unproduktiver Tätigkeiten im Büro. 32 Prozent der Arbeitszeit werden verschwendet: Das sind etwa 70 Tage pro Jahr, an denen Mitarbeiter in die Firma kommen, den ganzen Tag sinnlose Dinge treiben und abends wieder nach Hause gehen – ohne irgendetwas produktives geleistet zu haben.

Noch vor 20 Jahren mochte das nicht so problematisch sein. Früher galt „Groß frisst klein“. Heute dagegen gilt „Schnell frisst langsam“. Eine effiziente Büroorganisation ist somit keine Option, sondern eine Voraussetzung, um das Überleben des Unternehmens zu sichern. Was das im Einzelnen bedeutet, ist vielen Mitarbeitern aber nicht bewusst. So hört man auf den eigenen Arbeitsplatz bezogen oft den Spruch: »Das Genie beherrscht das Chaos.« Dieser Spruch stimmt zweifellos. Im Fokus stehen aber nicht nur einzelne Schreibtische. In Zeiten der ständig zunehmenden Komplexität und Dynamik geht es darum, die Prozesse im Unternehmen schneller, besser und kostengünstiger ablaufen zu lassen. Aus diesem Grund müssen sich Mitarbeiter nicht nur an ihrem eigenen Schreibtisch, sondern auch in den Prozessen der Kollegen auskennen.

Bei einem meiner Kunden hat mir eine Sekretärin jüngst berichtet, dass sie seit Jahren nicht mehr in den Urlaub gehen kann, da nur sie das Ablagesystem ihres Chefs kennt. Nachdem es aber nicht nur um Vertretung im Urlaubsfall, sondern auch um Krankheit, Besprechungszeiten der Sekretärin etc. geht, wird klar, dass durch die mangelnde Transparenz in diesem Fall Such- und Wartezeiten des Vorgesetzten entstehen. Wenn man bedenkt, dass bei diesem kleinen Beispiel nur ein Chef und seine Sekretärin betroffen sind, kann man erahnen, welche Potenziale komplexe, abteilungsübergreifende Prozesse in sich bergen.

Lernen Sie Standards zu lieben

Wissen Sie eigentlich, an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um Verbesserungen zu erzielen? Das fängt mit kurzen Bedienungsanleitungen für die Büromaschinen an. Einmal verständlich zusammengefasst, kann jeder mit den Geräten arbeiten. Sie können die Papier- und Dateiablage optimieren, die Küchenordnung endlich verbindlich regeln, Lesestapel verringern, Besprechungen effizienter führen und jede Art von Mitarbeiterprozess effizienter machen.

Manche meinen, Standards seien steril und würden die Kreativität einschränken. Ich lade Sie dazu ein, sich von dieser Vorstellung zu verabschieden und Standards positiv zu verstehen. In Japan heißt es: „Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise, etwas zu tun.“

Der Sinn von Standards besteht darin, Ihnen die Dinge zu erleichtern und nicht, Sie einzuengen. Standards verschaffen Ihnen die Freiräume, die Sie brauchen, um entspannt zu arbeiten und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Standards haben folgende Funktionen: Sie dienen dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern. Sie können als Grundlage für die Information, Schulung und Beurteilung von Mitarbeitern und Kollegen verwendet werden. Erreichte Standards bilden den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen. Wenn Standards objektiv, nachvollziehbar, eindeutig und einfach gestaltet sind, dann verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten.

Ständige Verbesserung mit Büro-Kaizen

Basis der praxiserprobten Werkzeuge, Tipps und Maßnahmen ist der Kaizen-Ansatz. Der Begriff stammt aus dem Japanischen und setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: „Kai“ (=Veränderung) und „zen“(=gut bzw. zum Bessern).

Kaizen ist ein pragmatischer Ansatz ständiger Verbesserungen, der sich in Form vieler kleiner Schritte vollzieht. Die einzelnen Maßnahmen sind vergleichsweise einfach zu realisieren, da sie nicht mit aufwändigen technologischen Umgestaltungen verbunden sind, keine hohen Investitionen verursachen und ihr Risiko überschaubar ist.

Bekannt wurde der Ansatz Anfang der 90er-Jahre, als eine weltweite Studie zum Vergleich von Automobilherstellern angefertigt wurde. Zu diesem Zeitpunkt wurden Autos in Japan im Ergebnis von Kaizen-Prozessen 20 Prozent schneller, 20 Prozent billiger und 20 Prozent besser hergestellt als irgendwo sonst auf der Welt.

Der Kaizen-Ansatz lässt sich natürlich auch auf die Bürowelt übertragen. Dabei zeigt die Praxis: Unternehmen, die nach diesem Ansatz ihre Büroorganisation gestalten, erzielen über die Verbesserungen durchschlagende Erfolge.

Lesen Sie im zweiten Teil dieser fünfteiligen Artikelserie, wie Sie im Büro nachhaltig Ordnung schaffen und über eine Standardisierung der Büroorganisation unter anderem die Weichen für einen Büroalltag ohne Suchzeiten stellen. Um zu den anderen Beiträgen dieser Artikelserier zu gelangen, klicken Sie bitte einen der nachfolgenden Hyperlinks.

Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 2: Ordnung und Standards 
Erfolgsfaktor Bürooragnisation - Teil 3: Arbeitsprozesse optimieren
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 4: Selbststeuerung durch Eigenverantwortung
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 5: Arbeiten mit Zielen und Kennzahlen

:::::::::::::::::::::::::::
Buchtipp der Redkation
:::::::::::::::::::::::::::