Der Beweggrund, einen externen (Unternehmens-)Berater zu engagieren, kann unterschiedlich sein. In der Regel aber geht es darum, entweder den Unternehmenserfolg zu steigern oder den Wunsch des Unternehmers nach mehr persönlichem Freiraum und somit Lebensqualität. Beide Ziele stehen zueinander jedoch nicht im Widerspruch, das heißt sind miteinander absolut vereinbar.

Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Unternehmer mit den Ergebnissen von Beratern unzufrieden sind. Der Grund dafür ist schnell gefunden: Meist kümmert sich der Berater nur um einen Teilbereich der unternehmerischen Aufgaben, eben um den, auf den er sich spezialisiert hat. Der PR-Berater gibt Tipps zur Unternehmenskommunikation, der Controlling-Spezialist zeigt Einsparmöglichkeiten auf, der Personalberater betont die Notwendigkeit der Personalentwicklung und der Unternehmensberater gibt Tipps zur Organisationsentwicklung, Positionierung und Strategie. Jede Lösung stellt also nur eine Teillösung dar, der ganzheitliche Blick aufs Unternehmen bleibt also aus.

Schlimmer noch: In vielen Fällen können die Unternehmer trotz aller Beratung selbst einfache Fragen zur eigenen unternehmerischen Existenzberechtigung, wie etwa „Was ist der Nutzen des Unternehmens?“, „Warum soll jemand Kunde werden?“ oder „Was unterscheidet das Unternehmen von anderen?“, nicht klar oder nur mit Allgemeinplätzen beantworten. So vage wie die Antworten, so wenig effizient und zielgerichtet ist dann zumeist die Unternehmensführung. Um die nächste und irgendwann die höchste Reifestufe zu erreichen, braucht es aber Klarheit, wo das Unternehmen heute steht und „morgen“ hin will, sprich: eine systematische Unternehmensentwicklung, die dem Ganzen die nötige Struktur verleiht.

Die Entwicklungsphasen eines Unternehmens

Der amerikanische Unternehmensberater Michael Gerber unterscheidet bei Unternehmen drei Zustände, die er als „Kindheit“, „Adoleszenz“ und „Reife“ bezeichnet. Befindet sich ein Unternehmen in der Phase „Kindheit“, ist es dadurch geprägt, dass der Unternehmer ständig arbeitet, während die Mitarbeiter meist orientierungslos beschäftigt werden. In dieser Phase glaubt der Chef, sich um alles selbst kümmern zu müssen. Jedes Mal, wenn das Unternehmen eine Wachstumsphase erlebt hat, steigt dann die Belastung für den Unternehmer, und die Qualität sinkt. Dies führt zu finanziellen Einbußen, und das Unternehmen schrumpft wieder, bis es wieder überschaubar genug ist, um erneut zu wachsen.

In der Phase der „Adoleszenz“ arbeitet der Unternehmer verstärkt an der Entwicklung seines Betriebs. Die Unternehmer, die es bisher gewohnt waren, die meisten Dinge selbst zu tun, tun sich aber meist schwer, entsprechende Kompetenz ins Haus zu holen. Wenn sie die Entscheidung dann aber mal getroffen haben, beschleunigt sich die Entwicklung meist dramatisch.

Ein „reifes“ Unternehmen zeichnet sich dadurch aus, dass es ein Unternehmenskonzept verwirklicht hat, dass mittels einer klaren unternehmerischen Idee, einer visionären Führung und mittels klar definierter Systeme dauerhaft ohne die ständige Einmischung des Unternehmers erfolgreich ist.

Die Optimierungspotenziale identifizieren

Um im Rahmen der Unternehmensentwicklung ein gutes Fundament zu schaffen, das später auch die Außenkommunikation erleichtert, sollten zunächst diese Fragen nach Nutzen, Mehrwert und Alleinstellung des Unternehmens beantwortet werden. Im Idealfall werden die Antworten in einer unternehmerischen Vision (Sinn und Nutzen des Unternehmens), der USP (Alleinstellungsmerkmale in Service oder Leistung) und der Positionierungsaussage sowie einem einprägsamen Slogan zusammengefasst. Oft dauert dieser Schritt nur ein bis zwei Stunden.

Anschließend gilt es, die strategische Planung zu erarbeiten. Dabei wird eine mehrjährige Wachstumsperspektive entworfen, die Umsätze, Gewinne, Personal und Geschäftsstellen umfasst. Damit eine positive Entwicklung des Unternehmens nicht erst nach dem Erstellen der betriebswirtschaftlichen Auswertungen festgestellt werden kann, werden einfache Indikatoren für die zentralen Geschäftsprozesse entwickelt, mit denen einerseits die Leistungsfähigkeit der Prozesse, anderseits der Reifegrad bestimmt werden können.

Ein Instrument, das hier sehr hilfreich sein kann, ist ein sogenannter „Business-Scan“. Innerhalb eines Tages lassen sich damit alle Hauptgeschäftsprozesse untersuchen und der jeweilige Reifegrad ermitteln. Anschließend lassen sich die Maßnahmen bestimmen, die bevorzugt durchgeführt werden sollten, um schnell nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Eine gute Planung zeichnet sich dadurch aus, dass sie zum einen das regelmäßige Messen von Entwicklungen vorsieht und zum anderen eine Liste von noch umzusetzenden Maßnahmen beinhaltet. Spätestens an diesem Punkt erkennen Unternehmer, dass sie ihren Betrieb anders als bisher führen müssen und worauf es bei dieser Professionalisierung tatsächlich ankommt. Gleichzeitig sind sie oft überrascht, wie einfach die verwendeten Systeme sind, sobald diese einmalig implementiert wurden.

Unternehmensoptimierung nach Bedarf

Je nach Schwerpunkt der Beratung und den Ergebnissen eines Business Scans entscheidet sich die weitere Vorgehensweise. Meist wird einer der folgenden Schwerpunkte ausgewählt: Implementierung einer Führungssystematik, Erstellen einer Finanzplanung, Konzeption eines Marketingplans oder Systematisierung von Geschäftsprozessen.

Unternehmer, die eine Führungssystematik integrieren wollen, hilft es, klare Regeln festzulegen und Abläufe zu dokumentieren. Auf diese Weise erledigen sich viele Führungsfragen und -probleme von selbst. Will das Unternehmen etwa durch zusätzliches Personal wachsen, werden Rollen definiert, die sich durch klare Verantwortungen innerhalb der Hierarchie auszeichnen. Nur wenn die Verantwortung klar ist, können die neuen Mitarbeiter eingestellt werden. Zusätzlich werden klare Regeln für die Mitarbeiter und für die Zusammenarbeit in einem Mitarbeiterhandbuch beschrieben. Die Entwicklung eines Rekrutierungsprozesses stellt sicher, dass bei der Einstellung möglichst optimale Auswahlentscheidungen getroffen werden und das Risiko einer Fehlbesetzung minimiert wird.

Die Finanzplanung, die die Budgets für die wesentlichen Geschäftsbereiche enthält, soll dazu beitragen, die Unternehmensentwicklung wirksam zu steuern. Außerdem können Szenarien betrachtet und die strategischen Planungen hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit überprüft werden. Die Devise „Marketing schlägt Mensch“ ist ein wichtige Erkenntnis, wenn es darum geht, ein Unternehmen dauerhaft erfolgreich im Markt zu positionieren. Eine strategische Marketingplanung, die systematischen Erfolg bringt und messbare Ergebnisse liefert, kann innerhalb weniger Tage entwickelt und implementiert werden.

Die Systematisierung einzelner Geschäftsprozesse ermöglicht es, die Qualität und die Leistung einzelner Bereiche zu verbessern. Wird beispielsweise der Vertrieb systematisiert, so wird zunächst der optimale Verkaufsprozess definiert. Anschließend werden alle Verkaufshilfen und Gesprächsleitfäden entwickelt, so dass zukünftig alle Verkäufer nach dem gleichen optimalen Standard arbeiten. Die Systematisierung der Leistungserbringung bringt mehr Qualität, kontinuierliche Verbesserung und oft mehr Referenzen, Weiterempfehlungen und Umsätze.

Erfahrungsgemäß verändert die Unternehmensentwicklung den Unternehmer mindestens genauso sehr, wie das Unternehmen sich selbst dabei verändert. Am Ende des Prozesses stehen echte Unternehmerpersönlichkeiten, deren Firmen sich nicht nur im Wettbewerb behaupten. Häufig beweisen sich die Erfolge auch in zusätzlichen Errungenschaften wie in der Teilnahme an Unternehmenswettbewerben oder der Zuteilung von Qualitätszertifikaten.