Nicht jeder kommt mit jedem klar. Jeder hat seine Macken. Jeder möchte auf seine ganz eigene Art und Weise von anderen behandelt werden. Kein leichtes Unterfangen – aber eine Herausforderung allemal.

Sekretärinnen pflegen tagtäglich den Umgang zu vielen verschiedenen Personen. Sind es auf der einen Seite die Lieferanten und auf der anderen Seite die Kunden, so gibt es außerdem noch die Kollegen und Vorgesetzten. Und jeder hat seine eigene Persönlichkeit.

Sekretärinnen werden nicht von allen gemocht. Beinamen wie „Zicke“, „Arrogante Tussi“, „Pitbull“ usw. sind keine Seltenheit. Manche fühlen sich persönlich angegriffen, wenn die Sekretärin ihren Anrufer nicht durchstellt oder sie nicht zum Chef lässt, weil dieser gerade nicht gestört werden möchte. Dabei erledigt sie nur ihren Job: Ihr Chef möchte nicht gestört werden, sie sorgt dafür. Sie handelt auf Anweisung, nicht willkürlich. Leider fehlt hier oftmals das Verständnis.

Ich möchte Ihnen von meinen Erfahrungen berichten, und Ihnen jeweils ein Beispiel für den Umgang mit der schwierigen Kollegin, dem eigensinnigen Kollegen und dem Vorgesetzten geben. Ich werde von komplizierten Situationen berichten und versuchen, Lösungen zu diesen Konflikten aufzuzeigen. Nicht jede Lösung ist für Sie eins zu eins umsetzbar, kann Ihnen aber vielleicht als Anregung dienen, die Sie dann entsprechend Ihrer Bedürfnisse anpassen können.

Konflikte mit einer Kollegin (Sekretärin)

Ich erinnere mich an eine Kollegin. Sie war damals die Sekretärin der Geschäftsleitung, während ich die Leitung der Team-Sekretärinnen inne hatte und auch selbst als solche tätig war. Zwangsweise hatten wir viele Berührungspunkte in unserer Arbeit. Ferner vertrat ich sie während Ihrer Urlaubszeiten. Sehr oft kam es vor, dass wir das gleiche Ziel/die gleiche Lösung vor Augen hatten, aber unterschiedliche Wege gingen, um dorthin zu gelangen.

Der Fehler, den wir damals beide begingen, war, dass wir nur unseren eigenen Weg für den wirklich wahren hielten. Wir waren so auf mögliche „Fehler“ der jeweils anderen fixiert, dass wir gar nicht mehr in der Lage waren, die Lösungsmöglichkeiten objektiv zu betrachten. Auch die Wahrnehmung von Prioritäten war so unterschiedlich wie Tag und Nacht, was permanent zu Reibungen führte.

Heute – mit viel Abstand – kann ich sagen, dass wir sehr viel früher an einer Aussprache hätten arbeiten müssen – was wir erst taten, nach dem wir beide das Unternehmen verlassen hatten. Heute sind wir gute Freundinnen und belächeln die Zeit, in der wir uns das Leben gegenseitig unnötig schwer gemacht haben. Wie gesagt, wir hatten immer das gleiche Ziel nur waren wir uns über den Weg dorthin nie einig.

Zurück zur Aussprache: ich empfehle Ihnen, sich frühzeitig mit Ihrer Kollegin auszusprechen und auch andere „Wege“ zu akzeptieren. Es ist wichtig, dass Sie einander verstehen, damit sich Ihre Nackenhaare nicht aufstellen, nur weil Ihre Kollegin Ihnen gerade auf dem Flur begegnet. Sollte die Situation allerdings bereits so verfahren sein, dass ein sachliches Gespräch nur schwer möglich ist, bitten Sie eine dritte unbeteiligte Person dazu. Diese kann helfen, sachlich zu bleiben und aufkommende Emotionen im Zaum zu halten und zwischen Ihnen beiden moderierend zu vermitteln.

Umgang mit „eigensinnigen“ Kollegen

Während meiner Tätigkeit als Teamsekretärin hatte ich es mit unterschiedlichen Beratern zu tun. Ich erinnere mich an einen Kollegen, der es schaffte, eine Aura der Unnahbarkeit um sich aufzubauen, so dass niemand es wagte, sich ihm direkt zu nähern. Er war schwer zu durchschauen und seine Stimmung wechselte häufig. Es herrschte eine angespannte Atmosphäre, sobald er sich im Raum befand.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Mein Tipp
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Lassen Sie es nicht zu, dass er sie verunsichert. Die meisten Menschen kochen nur mit Wasser. Sie schaffen es vielleicht, es wie Champagner aussehen zu lassen, aber glauben Sie mir – es ist definitiv nur Wasser. Oft dient ein solches Verhalten nur dazu, eigene Schwächen und fehlendes Selbstbewusstsein zu kaschieren.

Kollegen dieser Art sind auch oft der Meinung, dass gewisse allgemeine Regeln im Unternehmen für sie nicht gelten, daß sie alle Freiheiten auf Ihrer Seite haben. Dies führt z. B. zu Konflikten, sobald sie vorm Sekretariat stehen und der Meinung sind sofort zum Chef durchgehen zu können, aber aus gegebenem Anlass einen Termin benötigten, wie andere Mitarbeiter auch.

In solchen Situationen versuchen Sie am besten, „positiv“ zu formulieren. Machen Sie ihm klar, dass er zwar nicht jetzt sofort zum Chef kann, der Chef aber bei einem regulärem Termin sehr viel mehr Zeit für ihn übrig habe und sich seines Anliegens mit mehr Aufmerksamkeit widmen könne.

Gefährlich ist, die Schwächen und Fehler dieser Spezies vor anderen aufzudecken. Wenn dies nötig ist, tun Sie es in einem Vieraugen-Gespräch und vermeiden Sie dabei einen belehrenden Ton. Alles andere kann eine Eskalation zur Folge haben, die allen Beteiligten, dem Unternehmen und insbesondere dem Betriebsklima schadet. Ist eine Eskalation unvermeidlich, so hilft es meist nur, einen Vorgesetzten einzuschalten und entscheiden zu lassen. Generell gilt es, Probleme so früh wie möglich anzusprechen und zu klären.

Umgang mit Vorgesetzten

Ich halte es für ausgesprochen wichtig, Respekt und professionellen Abstand zu wahren. Egal, wie „kumpelhaft“ Ihr Chef sich Ihnen gegenüber verhält – wahren Sie immer Ihren Abstand. Seien Sie freundlich, höflich, lachen Sie gemeinsam, aber seien Sie sich immer bewusst: ER ist der Chef.

Wenn einer besonders witzig sein möchte, dabei jedoch ihren Humor nicht trifft – lachen Sie mit ihm. Tun Sie ihm diese Freude. Manchmal beweist man Größe, indem man sich auf andere Menschen einlässt und sie nimmt, wie sie sind.

Gefährlich wird es nur dann, wenn eine kumpelhafte Beziehung ausgenutzt wird (sowohl seitens der Sekretärin als auch des Vorgesetzen), um andere auszuspionieren und Informationsvorteile zu erlangen. Entsprechend sollten auch die angenommenen Aufträge immer im mehr oder weniger weit gefassten Bereich der Arbeitsplatzbeschreibung bleiben. Wer sich mit privaten Nebenaufgaben eindecken lässt, kann bei einem Vorgesetztenwechsel schnell den Kürzeren ziehen.

Apropos „privat“: gelegentlich kommt es vor, dass es zu einer über das Arbeitsverhältnis hinausgehenden Beziehung zwischen Chef und Sekretärin kommt. Ich möchte nun nicht den Finger heben und darauf hinweisen, dass der Chef „tabu“ sein sollte. Sicherlich kann es vorkommen, dass sich aus solch einer Verbindung eine langfristige Beziehung entwickelt.

Aber - und nun muß ich doch den Finger heben – seien sie äußerst vorsichtig. Sollte sich eine Beziehung (und ich spreche hier wirklich von einer Beziehung und nicht von einem Verhältnis oder gar Affäre – davon rate ich ausdrücklich ab) zwischen Ihnen und Ihrem Chef entwickeln, achten Sie bitte darauf, dass sich private Themen nicht mit beruflichen vermischen. Nutzen Sie das Verhältnis zu Ihrem Chef niemals aus – auch nicht gegenüber Kollegen. Streben Sie wirklich eine langfristige Beziehung an – wovon ich ausgehe – überlegen Sie, ob Sie sich eine Stelle in einem anderen Unternehmen suchen. Sie vermeiden so natürlich aufkommende langfristige Konflikte am Arbeitsplatz.

Ähnliches ist zu beachten bei Beziehungen zu anderen Mitarbeitern im Unternehmen. Hierbei besteht fast immer die Gefahr der Vorteilnahme und nicht erwünschter Informationsflüsse. Da die Sekretärin in vielen Fällen eine Vertrauensstellung inne hat und frühzeitig Überlegungen kennt, die andere Mitarbeiter noch nicht kennen sollen, ist eine solche Beziehung ein schwieriger Balance-Akt. Besser ist es in diesem Fall, wenn einer der „Beteiligten“ das Unternehmen wechselt. Wenn das nicht möglich ist, sollte der Vorgesetzte informiert werden. Der Umgang mit einer solchen Situation ist sicher niemals ganz einfach, doch sie ist menschlich und nicht auszuschließen!

Es macht einen Unterschied, ob man verheiratet ist und das Unternehmen zusammen mit seiner Frau als Assistentin/Sekretärin führt, oder ob man als Sekretärin in ein bestehendes Unternehmen kommt und sich „den Chef angelt“. Schnell kann Ihr Ansehen im Unternehmen Schaden nehmen und Ihr Verhalten als Möglichkeit angesehen werden, sich in Ihrer Position „hoch schlafen“ zu wollen.

Bitte gehen Sie mit diesem Thema wohlüberlegt und hoch sensibel um. Sollten Sie allerdings das Gefühl haben, von Ihrem Vorgesetzen unangenehm „bedrängt“ zu werden, sollten Sie sofort reagieren, indem Sie ihm klar zu verstehen geben, dass Sie diese Annäherungen nicht wünschen. Sollte er Ihren Wunsch nicht akzeptieren, suchen Sie Rat und Unterstützung beim Betriebsrat, Personalrat, der Frauenbeauftragten oder sonstigen Vertretungen. Aber bitte seien Sie auch hier äußerst vorsichtig mit möglichen Anschuldigungen. Hier gilt es eine „ehrliche“ Balance zu finden. Da diese Art der Nötigung nur schwer zu beweisen ist, kann in manchen Fällen nur eine innerbetriebliche Versetzung oder gar ein Wechsel des Arbeitsplatzes Abhilfe schaffen. Die Wahrung von Distanz und die Vermeidung von Vertraulichkeiten können häufig, aber sicher nicht immer, einer solchen Entwicklung vorbauen.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Im Allgemeinen gilt
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

::: Nehmen Sie die Menschen, wie sie sind. Akzeptieren Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Kollegen und Vorgesetzten

::: Versuchen Sie nicht, die Menschen grundsätzlich in ihren Eigenschaften zu ändern. Sie können nur versuchen, sie bei ihren Handlungen zu beeinflussen.

::: Suchen Sie frühzeitig bei möglichen Problemen ein klärendes Gespräch.

::: Machen Sie Ihren eigenen Standpunkt klar, ohne andere zu verletzten oder zu erniedrigen.

::: Lernen Sie von den Stärken Ihrer Kollegen und vermeiden Sie deren Fehler.

::: Bleiben Sie sich in Ihren Grundprinzipien treu.

::: Kündigen Sie nie aufgrund einer einzelnen Person, denn diesen „Herrn Müller“ gibt es woanders auch. Nur heißt er dort dann eben nicht Müller, sondern Maier, Schwarz oder Kaiser.

::: Bei einem Wechsel des Arbeitgebers begleiten einen immer die eigenen Fehler im Umgang mit Menschen, daher ist es besser, an diesen zu arbeiten, als vor ihnen weg zu laufen!

Auch Vorgesetzte können schwierig sein

Auch Vorgesetzte können schwierige Kollegen sein: "Eigentlich sollten sie als Vorbilder fungieren, häufig sind sie aber durch die Doppelbelastung operatives Geschäft und Personalführung überlastet", so Degen. Vielen Arbeitnehmern fehle außerdem die Fähigkeit zur Selbstreflexion und Selbstkritik. Wer sich dagegen hinterfrage, „…müsse seine Probleme nicht auf andere Kollegen projizieren.“ (Quelle: www.jobpilot.de)