Noitzen, wohin das Auge blick. Wer da den Überblick verliert, braucht sich nicht wundern.

Unerledigte Aufgaben und andere Informationen, die ständig im Kopf schwirren, erzeugen Stress, häufig auch unbewusst. Aber nicht nur das. Wer etwas schriftlich dokumentiert, auch in Form von Notizen, sitzt in Konfliktsituationen in der Regel am längeren Ast. Und darauf bezieht sich auch das genannte Sprichwort.

Die drei Notizmanagement-Grundregeln

Ein effizientes Notizmanagementsystem basiert auf folgende drei Regeln:

1. Möglichst viele Notizen machen: Gewöhnen Sie sich an, möglichst viel zu notieren. Das können Ideen, Gedanken, Telefon- und Besprechungsnotizen sein, etc. Machen Sie sich das Notieren zur Gewohnheit.
   
   
2. Alle Notizen an einem Ort sammeln: Das ist die wichtigste Grundregel! Machen Sie nicht den Fehler, dass Sie Ihre Aufzeichnungen auf verschiedenen Haftblättern festhalten, Stichwort Post-its. Das hat nur unnötig lange Suchzeiten zur Folge. Denn solche Haftnotizen gehen schnell mal verloren oder man verliert die Übersicht, wo man was notiert hat.
   
   
3. Strukturiert notieren: Bringen Sie Struktur und Ordnung in Ihre Notizen. Das erhöht die Übersichtlichkeit und die Orientierung und reduziert ebenso die Suchzeiten.

Das ideale Notizbuch

Um diese Grundregeln in die Praxis umzusetzen, muss erst mal das richtige Arbeitsbuch gefunden werden. Ideal ist ein fest gebundenes Notizbuch, beispielsweise ein Geschäftsbuch. Ein solches ist sehr strapazierfähig und die Gefahr von losen Blättern, wie das bei einem Notizblock der Fall ist, ist damit nicht gegeben.

Vom Format her hat sich DIN-A4- oder DIN-A5 in der Praxis bewährt. Ein kleineres Format ist nicht empfehlenswert, da damit die Übersichtlichkeit erheblich eingeschränkt wird.

Vorbereitung für den Arbeitseinsatz

Für den täglichen Arbeitseinsatz sollten Sie Ihr Notizbuch entsprechend vorbereiten. Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Nachsendehinweis: Auf der Buchinnenseite gehören ein Verweis bzw. Ihre Kontaktdaten für den Fall, dass das Notizbuch verloren geht.
  
  
• Seitenrand: Wenn Ihr Arbeitsbuch keine Seitenränder hat, sollten Sie solche auf jedem Blatt nachziehen. Die Breite des Randbereichs beträgt in etwa fünf Zentimeter. In diesem Bereich kommen dann Kürzel (z.B. Kennzeichnung von Aufgaben, Telefonaten etc.), das Datum oder Prioritäten.
  
  Der Randbereich dient also zur Orientierung auf der Seite. Alternativ kann man dem Randbereich noch eine schmale Spalte ankoppeln. Hier werden beispielsweise Zuständigkeiten eingetragen, also an wem die Aufgabe delegiert wurde.
  
  
• Seitennummern: Jedes Blatt ist mit einer Seitennummer zu versehen. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe. Die Seitennummerierung kann jeweils in der oberen äußeren Blattecke angebracht werden. Diese hat sich für die Übersichtlichkeit am besten bewährt.
  
  
• Kürzel: Kürzel erleichtern die Übersicht und die Orientierung im Arbeitsbuch. Hier gilt es einige Vorüberlegungen anzustellen: Welche Kürzel sind für die persönlichen Anforderungen sinnvoll?
  
  Nachdem man solche festgelegt hat, sollte man sie beispielsweise auf der letzten Seite des Notizbuches auflisten. Damit kann man auch später deren Bedeutung nachschlagen.
  
  
• Erweiterung mit Kalender und Adressverzeichnis: Das Notizbuch kann bei Bedarf noch mit einem Adressverzeichnis und ein Kalenderregister ergänzt werden. Entsprechende Vorlagen in den verschiedenen Formaten erhält man im Fachgeschäft.

Das Notizbuch im Arbeitsalltag

Um der dritten Grundregel (=Ordnung und Strukturierung) des effizienten Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Fester Platz: Das Arbeitsbuch soll einen festen Platz auf Ihrem Schreibtisch haben. Platzieren Sie es so, dass Sie jederzeit losschreiben können, ohne erst die Position zu wechseln.
  
  
• Tagestrennlinie: Nach jedem Arbeitstag wird ein Querstrich unter die Aufzeichnungen gezogen. Im Randbereich über dem Strich wird das Datum notiert. Damit können Sie sich im Buch zeitlich orientieren. So können Sie beispielsweise nachvollziehen, woran Sie am Dienstag vor einem Monat gearbeitet hat.
  
  
• Aufgaben kennzeichnen: Aufgaben werden als solche gekennzeichnet, beispielsweise mit einem davor stehenden A. Diese Aufgaben können Sie später auch in einen elektronischen Organizer übertragen und dort mit einer automatischen Erinnerung versehen.
  
  
• Telefonnummern hervorheben: Häufig notiert man aus einem Gespräch heraus eine Telefonnummer. Diese notierten Telefonnummern sollen „ins Auge stechen“. Das erreicht man mit einer anderen Farbe oder mit einem Marker.
  
  
• Unterschiedliche Farben: Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlichkeit bei. Aber nicht mehr als drei Farben verwenden. Dies führt zu einer Verminderung der Übersichtlichkeit. Ein Drei-Farben-Kugelschreiber bietet sich für solche Zwecke an. Damit braucht man nicht ständig verschiedenfarbige Stifte bereit stellen.