Nicht jeder ist zuverlässig...

Wie die Praxis immer wieder zeigt, halten viele Menschen nicht das, was sie versprechen. Im Allgemeinen steckt dahinter keine böse Absicht – sie haben ganz einfach nur vergessen. Ich würde sogar sagen, dass wir uns bei höchstens 20 Prozent der Menschen wirklich darauf verlassen können, dass Zusagen eingehalten und versprochene Aufgaben zeitnah erledigt werden. Dies gilt sowohl geschäftlich als auch privat. Sich darüber aufzuregen macht wenig Sinn. Die meisten Menschen sind halt einfach so - wir müssen damit leben. Erfolgreiche Menschen wissen, dass sie hinter den anderen und Ihnen wichtigen Dingen in 80 Prozent der Fälle hinterher sein müssen, und ziehen daraus die Konsequenz: Sie fassen nach. Das „Warten auf Antwort“-System kann dabei hilfreiche Dienste leisten. In 6 Schritten lässt es sich erfolgreich einrichten und anwenden:

1. Schritt: Organisieren Sie ein Ablage-Fach und beschriften sie dieses mit „Warten auf Antwort“. Postieren Sie diese auf Ihrem Schreibtisch oder in unmittelbarer Nähe. Legen Sie am besten auch gleich ein „Warten auf Antwort“-Fach die privaten Dinge an.

2. Schritt: Erstellen Sie zukünftig von jeder Anfrage, jedem Auftrag oder was auch immer Sie verschicken, das zu einer Reaktion des Empfängers führen soll, eine Kopie des jeweiligen Dokumentes. Wenn Sie beispielsweise eine Email verschicken, erstellen Sie von fortan indem sie diese ausdrucken immer eine weitere Kopie. Das Gleiche gilt für einen Brief. Und auch bei Telefongesprächen gilt: Machen Sie sich immer eine Telefon-Notiz, am besten im Format DIN A4, um die Gefahr des Verlegens zu reduzieren.

3. Schritt: Legen Sie das entsprechende Dokument in das Ablagefach „Warten auf Antwort“ und lassen Sie es dort so lange liegen, bis eine Antwort kommt. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie es mit einem Handgriff finden, falls Sie der Gesprächspartner anruft oder unerwartet im Büro besucht.

4. Schritt: Gehen Sie einmal pro Woche (oder vielleicht auch einmal pro Tag – Sie entscheiden!) dieses Fach durch. Die Vorgänge, die sich erledigt haben, nehmen Sie heraus. Bei den noch offenen Fällen entscheiden Sie von Fall zu Fall, ob es an der Zeit ist, nachzufassen.

5. Schritt: Bei den noch offenen Fällen, bei denen Sie nun nachfassen möchten, schreiben Sie zum Beispiel im Falle eines Fax „2. Anfrage“ handschriftlich in großen Buchstaben direkt auf das Fax und darunter das Datum dieses Tages. Und dann senden Sie dieses Fax nochmals. Handelt es sich um eine Email-Anfrage, drücken Sie einfach auf die Schaltfläche „Weiterleiten an“, setzen Sie in das Adressfeld den gleichen Empfänger ein und schreiben Sie in den Betreff „2. Anfrage“. Bei einem Brief fertigen Sie eine Fotokopie an, schreiben mit rotem Stift „2. Anfrage“ darauf und senden ihn nochmals. Im Falle eines Telefongesprächs rufen Sie natürlich nochmals an und machen sich dann aber unbedingt einen Vermerk auf Ihrer Telefon-Notiz. Diese Dokumente gehen dann zurück ins „Warten auf Antwort“-Fach.

6. Schritt: Wenn Sie nach einer von Ihnen festgelegten Zeitdauer immer noch keine Reaktion vom Adressaten erhalten haben, dann schreiben Sie „3. Anfrage“ mit dem aktuellen Datum auf das Dokument und senden es nochmals. Und so weiter... Bei mir gab es schon Fälle, die über die „10. Anfrage“ hinausgingen!

Die Vorteile dieses Systems

Durch das regelmäßige Durchgehen des „Warten auf Antwort“-Fachs werden Sie daran erinnert, nachzufassen. Dadurch können wichtige Dinge nicht untergehen. Außerdem benötigt der ganze Vorgang wenig Zeit: Auf ein Fax „Warten auf Antwort“ sowie das jeweilige Datum zu schreiben und es dann nochmals zu senden, das geht schnell. Ihre Hartnäckigkeit wird sich auf alle Fälle auszahlen. Der Empfänger Ihrer Anfrage hatte vielleicht die Hoffnung, Sie würden es vergessen, insbesondere wenn es sich dabei um etwas Unangenehmes handelte wie beispielsweise eine Reklamation. Wenn er aber feststellt, dass Sie gut organisiert sind, dann hat er gar keine andere Wahl, als Ihre Anfrage zu beantworten und wird es meistens nach der ersten oder zweiten Aufforderung auch tun.

Das „Warten auf Antwort“-Fach können Sie auch für andere Dinge, an die Sie erinnert werden möchten, einsetzen. Wenn Sie beispielsweise jemandem ein Buch oder einen anderen Gegenstand ausleihen, sollten Sie ebenfalls einen Zettel in dieses Fach legen. Sonst kann es passieren, dass Sie es vergessen und das Leihobjekt niemals zurückerhalten.

Am besten setzen Sie gleich jetzt auf Ihre Besorgungsliste oder Aktivitätenliste im Zeitplanbuch, ein Ablagefach zu besorgen und es mit „Warten auf Antwort“ zu beschriften. Probieren Sie dieses System einfach 30 Tage aus – Sie werden von der Struktur und der Eigendynamik, die dieses System entwickelt, begeistert sein und auch bald erste Erfolgserlebnisse verzeichnen können!

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Buchtipp
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