Keiner weiß Bescheid, niemand kümmert sich, Einweisung Fehlanzeige – so oder ähnlich laufen viele erste Arbeitstage ab.

Im neuen Job wird alles anders – so die Hoffnung vieler, die eine neue Stelle antreten. Doch bereits der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen kann diese schnell zunichte machen. In einigen Fällen tragen sich neue Mitarbeiter schon nach dem ersten Tag am neuen Arbeitsplatz mit dem Gedanken, das Unternehmen bald wieder zu verlassen. Aber woran liegt das? Und was kann man dagegen tun?

Viele Unternehmer heißen ihre neuen Arbeitnehmer nicht richtig willkommen. Wenn sich ein Mitarbeiter an seinem ersten Tag wie ein Fremdkörper vorkommt, wird er seine Entscheidung für das Unternehmen in Frage stellen. Die Erfahrung hat gezeigt – es sind meist dieselben fünf Dinge, auf die Unternehmen bei der Einführung neuer Mitarbeiter nicht genügend achten:

1. „Ich kann Ihren Namen nirgends finden.“

Der neue Mitarbeiter kommt ins Gebäude, und am Empfang ist man nicht darüber informiert, dass jemand eingestellt wurde. Der Zugang zu Geschäftsräumen und Parkplatz wird ihm also zunächst verwehrt. Schlechter kann man kaum anfangen, ganz abgesehen davon, dass damit oft die Angst verbunden ist, zu spät zu kommen und der neue Mitarbeiter den Arbeitsplatz sofort mit Nervosität und Stress verbindet.

2. „Für den Anfang muss das reichen.“

Der neue Mitarbeiter tritt seine Stelle an, doch sein Arbeitsplatz ist noch nicht für ihn eingerichtet. Auf dem Computer ist die erforderliche Software nicht installiert, Büro- und Arbeitsmaterial sind nur teilweise vorhanden und auf dem Schreibtisch steht kein Telefon bereit. Das Signal, das der Mitarbeiter dadurch empfängt, ist eindeutig: Wir haben uns nicht auf Sie vorbereitet, Sie sind uns nicht wichtig.

3. „Morgen kommt dann der Kollege und zeigt Ihnen alles.“

Der neue Mitarbeiter erscheint pünktlich, doch weder der verantwortliche Vorgesetzte ist vor Ort, noch ein Kollege mit dem Auftrag, ihm alles zu zeigen und ihn einzuarbeiten. Ohne eine Aufgabe zu erhalten, sitzt er den Tag bis zum Feierabend weitgehend allein ab. Da stellt man sich schnell die Frage, ob die Entscheidung für den neuen Arbeitgeber richtig war.

4. „Dafür bin ich nicht zuständig.“

Am ersten Arbeitstag müssen in den meisten Unternehmen diverse Formulare ausgefüllt und bei verschiedenen Stellen abgegeben werden – neue Mitarbeiter verlieren schnell den Überblick. Dennoch scheuen viele die Nachfrage, da sie befürchten, unsicher zu erscheinen oder lästig zu sein. Ein Grund dafür sind Kollegen, die einen genervten Eindruck machen oder abweisende Antworten geben. So, wie der Mitarbeiter sich auf seine neue Stelle vorbereitet, sollten sich auch die Kollegen auf ihn einstellen und ihn trotz Tagesgeschäft so gut wie möglich unterstützen. Wird neuen Mitarbeitern nicht genügend Aufmerksamkeit gewidmet, fragen Sie sich schnell, warum sie eigentlich eingestellt wurden.

5. „Hat man Sie nicht informiert?“

An seinem ersten Tag erscheint der neue Mitarbeiter am Arbeitsplatz, doch das Büro ist leer. Ein Abteilungsmeeting wurde angesetzt, und niemand hat daran gedacht, der Personalabteilung Bescheid zu geben, damit sie den neuen Kollegen informieren kann. Der Mitarbeiter ist verunsichert und fühlt sich von Anfang an allein gelassen; wer sich vom Team nicht angenommen fühlt, kann auch kein Teil des Teams sein.

Das Problem liegt auf der Hand. Durch fehlende Standardabläufe während und vor der eigentlichen Einarbeitungsphase bleibt der neue Mitarbeiter in den ersten, so wichtigen und prägenden Tagen sich selbst überlassen oder er wird mit Informationen überhäuft, die er noch nicht einordnen kann und die für ihn nur zum Teil relevant sind. Die Folge: Vorfreude und Elan schwinden schnell – Ernüchterung stellt sich ein. Oberstes Ziel muss es sein, HR-Prozesse so schlank und individuell wie möglich zu gestalten. Fühlt sich der Mitarbeiter gut betreut, ist er schneller produktiv und seine Bindung an das Unternehmen entwickelt sich vom ersten Augenblick an.

Doch das ist leicht gesagt. Einführung und Einarbeitung benötigen viel Zeit, und im Grunde ist dafür jeder Tag ungünstig, denn Personalabteilung, Vorgesetzte und Kollegen müssen auch am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ihr Tagespensum schaffen. Einen Ausweg bietet hier der Einsatz einer auf „Onboarding“ spezialisierten HR-Lösung. Mit einer solchen Software können alle Beteiligten – egal ob Verwaltung, Personalabteilung, Vorgesetzte, Kollegen oder Mentoren – ihre anstehenden Aufgaben frühzeitig planen, individuell vorbereiten und erledigen. So sind Übersicht und Transparenz bei der Integration von neuen Mitarbeitern gewährleistet. Standardisierte Abläufe ermöglichen den reibungslosen Einstieg in die Unternehmenskultur und Organisationsstrukturen, in den individuellen Tätigkeitsbereich sowie in das Team – Schlüsselfaktoren für ein schnelles Erreichen der vollen Einsatzfähigkeit.

Im optimalen Fall wird der Integrationsprozess bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages gestartet, denn eine Vertragsunterschrift ist kein Garant dafür, dass der Bewerber die neue Stelle auch antritt: Liegt eine längere Zeitspanne zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, besteht die Gefahr, dass der Bewerber sich weiter umsieht und anderen Jobangeboten gegenüber nicht abgeneigt ist. Der Einsatz einer entsprechenden Lösung minimiert dieses Risiko durch ein personalisiertes Onboarding-Portal, das nach Vertragsunterzeichnung eingerichtet wird. Über dieses Portal werden dem neuen Mitarbeiter wichtige Informationen sowie elektronische Formulare zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise wird die Kommunikation erleichtert und der administrative Aufwand nachhaltig reduziert.

Mitarbeiterbindung ist aber nicht nur beim Onboarding wichtig: Ob Beförderung, Elternzeit, Krankheit, Auslandseinsatz oder Pensionierung – mit Hilfe von individuell festgelegten Workflows wird eine optimale Betreuung der Mitarbeiter in allen Phasen des Beschäftigungszyklus gewährleistet. Nicht zuletzt werden damit auch rechtliche und finanzielle Risiken minimiert.