(PM) Krefeld, 10.11.2014 - Durch die Portoerhöhung der Post für einen Standardbrief auf 62 Cent ab Januar 2015 wird die Umstellung auf E-Billing noch attraktiver. Verlagshäuser und Druckdienstleister profitieren mit dem erweiterten E-Billing Modul der JJK Verlagssoftware GmbH von neuen Funktionen bei der Erstellung und dem Versand elektronischer Rechnungen. Anzeigenbelege lassen sich direkt aus dem System erstellen und mit der Rechnung per E-Mail versenden, auch der Versand von Gutschriften ist möglich. Mit dem modernen und zukunftsgerechten Abrechnungsverfahren ermöglicht JJK einen komplett digitalen Workflow und beim Rechnungsversand Kosteneinsparungen von über 50 Prozent.

Nicht nur aus Umweltschutzgründen, auch finanziell lohnt sich die Umstellung vom Rechnungsversand per Brief auf den Versand per E-Mail. JJK bietet mit dem Modul JJKe-billing ein auf die Bedürfnisse von Verlagen und Druckdienstleistern optimiertes Tool, welches nahtlos in das Komplettsystem integriert ist. „Unser E-Billing-Modul für die digitale Rechnungserstellung arbeitet 100 Prozent digital und spart Porto, Druck- sowie Papierkosten. Das einzige, was im ganzen Prozess bedruckt wird, ist das Zeitungspapier mit der gebuchten Anzeige“, erklärt Mark Jopp, Geschäftsführer der JJK Verlagssoftware GmbH.

Leichte Rechnungserstellung und -versand

Die Rechnungen werden wie gewohnt im Buchhaltungsprogramm geschrieben. Statt die Rechnungen am Drucker auszudrucken und per Post zu versenden, erstellt JJKe-billing auf Knopfdruck PDFs, die mit Microsoft Outlook als Anhang an den entsprechenden Empfänger versendet werden. Alle hierfür benötigten Daten wie E-Mailadresse, Ansprechpartner, E-Mailtext und Abbinder ebenso wie die Rechnung selbst bezieht JJKe-billing vollautomatisch aus der zentralen Datenbank. Die Erstellung und der Versand von Gutschriften sind ebenso einfach wie bei der Rechnung. Mit wenigen Klicks ist die Gutschrift erstellt, an den Kunden versandt und in der Buchhaltung verarbeitet.

Automatischer Belegversand

Ob farbiger Anzeigenbeleg, Seitenbeleg oder Vollbeleg – mit einem Klick wird die Rechnung um den richtigen PDF-Anhang ergänzt. Auch diese Informationen bezieht das e-Billing-Modul automatisch aus dem JJK-System. So erhält der Kunde zur Archivierung nicht nur die Rechnung, sondern auch eine digitale Ansicht des fertigen Anzeigenmotivs. Dieser Beleg kann bei der nächsten Anzeigenbuchung vom Kunden als Vorlage genutzt werden.

Kosten sparen, Effizienz gewinnen

Durch die Umstellung auf den digitalen Rechungsversand sparen Unternehmen hohe Kosten für Porto, Papier, Druck und Versand. Beispielhaft dafür steht ein großer Verlagskunde von JJK, der von über 20.000 Rechnungen monatlich etwa die Hälfte digital versendet. Allein bei den Portokosten kann der Verlag so jährlich rund 72.000 Euro einsparen. Daneben wird das Personal entlastet und steht für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung. Verlagskunden profitieren zudem von einem schnelleren Rechnungsversand, besseren Service durch eine schnellere Reaktion bei Reklamationen, einem modernen und zukunftsorientierten Abrechnungsverfahren, sowie der Unabhängigkeit von zukünftigen Portoerhöhungen.

Verlage profitieren doppelt

JJK (www.jjk.de) bietet für das Modul JJKe-billing zwei Bezahlmodelle an. Neben einer Kaufversion gibt es die Möglichkeit, die Software als Pay-per-Use-Modell zu nutzen, bei dem JJK als Dienstleister agiert: Pro Rechnung wird ein niedriger Prozentsatz der Rechnungssumme als Servicegebühr berechnet. Die Software an sich ist, von einer einmaligen Installationspauschale abgesehen, kostenlos. Mit dieser risikofreien Variante profitieren Verlage doppelt: durch die Kosteneinsparungen bei Porto und Software sowie durch die einfach kalkulierbaren Servicegebühren.

Weitere Informationen sowie honorarfreies Bildmaterial finden Interessierte unter bit.ly/10Lji00 und bit.ly/1xCdmSa.