Kleine und mittlere Unternehmen tun sich im Kampf gegen Konzerne und Discounter zunehmend schwer. Der Wettbewerbsdruck nimmt zu. Wollen mittelständische Betriebe konkurrenzfähig bleiben, gelingt dies scheinbar nur über den Preis. Viele sehen sich deshalb gezwungen, ihre Kosten zu senken. Doch wie ist dies nachhaltig möglich?

Die im europäischen und internationalen Vergleich hohen Produktions- und Lohnkosten machen Kosteneinsparungen im Unternehmen notwendig. Um konkurrenzfähig zu sein, beschreiten Unternehmen deshalb oft den einfachsten und scheinbar effektivsten Weg: Lohnkürzungen, Entlassungen und die Streichung von Zusatzleistung stehen an der Tagesordnung. Dadurch werden die Kosten reduziert. Doch geschieht dies auch nachhaltig? Eher weniger! Um Kosten wirklich sinnvoll zu reduzieren, wollen wir an dieser Stelle einmal die betriebliche Kennziffer „Arbeitsproduktivität“ näher beleuchten:

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Arbeitsproduktivität = Ausbringungsmenge / Anzahl Lohnstunden

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Eine nachhaltige Möglichkeit, Kosten zu reduzieren, liegt für Unternehmen folglich in der Herausforderung, die Ausbringungsmenge (= Leistung) der Mitarbeiter zu erhöhen.

Menschen machen Erfolg

Natürlich gehört eine knappe Kostenkalkulation dazu, um im Wirtschaftsprozess bestehen zu können. Doch auch um jeden Preis? Immer weniger Menschen sind dem Zwang ausgesetzt, immer mehr zu leisten. Angst, bald der Nächste zu sein, macht sich breit. Führungskräfte geben den Druck von oben nach unten weiter. In einem solchen Umfeld kann die Ausbringungsmenge (= Leistung, Erfolg) nicht gesteigert werden, ganz im Gegenteil. Unternehmer erkennen nicht, dass sie genau an dem Punkt zu sparen anfangen, in den sie eigentlich investieren müssten: Den Menschen und damit dem Bindeglied zum Markterfolg! Nur durch Transparenz, Motivation und eine gezielte Unterstützung der Mitarbeiter gelingt es, die Ausbringungsmenge (= Leistung) zu erhöhen, so die Kosten zu reduzieren und sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Folgende Maßnahmen tragen dazu bei:

::: Fachmännische Personalauswahl und –begleitung,

::: gezielter Einsatz und Förderung der Mitarbeiter, den Stärken entsprechend,

::: betriebliches Vorschlagswesen, das einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess initiiert,

::: interessante Anreizsysteme, um die Mitarbeiter, denen die Möglichkeit gegeben wurde, sich individuell zu entwickeln, auch ans Unternehmen zu binden.

Führungskräfte sind mehr denn je gefordert

Die Schlüsselstelle für einen solchen Erfolgsprozess im Mittelstand ist die Führungs-Crew. Starke Führungskräfte halten das Schiff auf Kurs und übernehmen Verantwortung. Ob Unternehmer, Abteilungsleiter, Meister oder Projektmanager – wenn Führungskräfte wirklich gelernt haben zu führen, lassen sich nachhaltig Kosten einsparen. Allerdings fehlt es hier oft an der notwendigen Qualifikation. Als Führungskraft wird man in der Regel nicht ge-boren, das erforderliche Know-how lässt sich jedoch trainieren. Neun wichtige Führungsaufgaben sollten dabei im Zentrum der Qualifizierungsmaßnahmen stehen:

1. Mitarbeiter auswählen, beurteilen, fördern
2. Führen durch Kommunikation
3. Ziele vereinbaren
4. Motivation initiieren
5. Konflikte (als direkt Involvierter und als Vermittler) managen
6. Planen und entscheiden (lassen)
7. Delegieren, koordinieren, organisieren
8. Reifegrad spezifisch kontrollieren
9. Kritikgespräche bei Fehlverhalten von Mitarbeitern

In erfolgreichen Unternehmen herrscht ein transparenter Informations- und Kommunikationsfluss. Denn nur Mitarbeiter, die wissen, was sie warum zu erledigen haben und welchen Zielen sie folgen, sind auch bereit, sich einzusetzen und sich über das normale Maß hinaus zu engagieren. Meetings, die schlecht vorbereitet, ziellos abgehalten werden und ohne greifbares Ergebnis enden, verursachen unnötige (Arbeits-)Kosten.

Haben Mitarbeiter Positionen inne, die weder ihren Fähigkeiten noch ihren Neigungen entsprechen, leidet die Arbeitsproduktivität. Werden Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten nur geführt, wenn es „brennt“, verpufft die Chance, Arbeitsprozesse zu optimieren und motivierte, reife und engagierte Mitarbeiter „heranzuziehen“. Dabei ließe sich die Arbeitsproduktivität schon durch die Einführung einer zudem noch kostengünstigen und leicht realisierbaren Maßnahme deutlich steigern: das jährliche Mitarbeitergespräch.

Das jährliche Mitarbeitergespräch sorgt für Entwicklung

Das Mitarbeitergespräch ist Ausdruck einer zugleich aufgaben- und mitarbeiterorientierten Führungskultur. Das Mitarbeitergespräch wird 1x mal im Jahr nach einem vorgegebenen Leitfaden geführt. Es unterscheidet sich grundlegend von den herkömmlichen Gesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, die meist anlassbezogen sind. Im Unterschied dazu, sollen beim Mitarbeitergespräch in einem offenen und vertrauensvol-len Gedankenaustausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, ohne Bezug zu einer konkreten Situation, die bisherige Leistungserbringung ausgewertet und gewürdigt, eine gemeinsame Linie für die Erledigung der anstehenden Aufgaben erarbeitet sowie Maßnahmen zur individuellen fachlichen und beruflichen Entwicklung des Mitarbeiters erörtert werden.

Im Detail helfen folgende Richtlinien:

1. Wer nimmt teil?
Vorgesetzter und Mitarbeiter

2. Gesprächsdauer
ca.1 Stunde

3. Vorbereitung
anhand eines Leitfadens für Mitarbeiter und Führungskraft

4. Durchführung

::: Führungskraft sichert Vertraulichkeit des Gesprächs zu

::: informiert den Mitarbeiter über den Gesprächszweck und legt das Gesprächsziel fest

::: stellt fest, dass Absprachen und die Art ihrer Weiterverwendung in beiderseitigem Einverständnis getroffen werden.

5. Gesprächsziele

::: Stärkung der Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters

::: verstärkte Wahrnehmung von Führungsverantwortung

::: Verbesserung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

::: Erschließung von Leistungspotenzialen bei den Mitarbeitern

::: Erhöhung der Identifikation der Mitarbeiter mit der Aufgabe und dem Unternehmen.

6. Gesprächsinhalte

Je nach Bedarf besteht das Mitarbeitergespräch aus folgenden Elementen:

::: Besprechung der Arbeitsergebnisse und der Arbeitssituation (einschl. der Fragen der Führung und Zusammenarbeit)

::: Auswertung der erbrachten Leistungen

::: Zielvereinbarung (qualitativ und quantitativ sowie zeitlich und inhaltlich)

::: Maßnahmen zur Zielerreichung

::: Maßnahmen und Empfehlungen zur beruflichen Entwicklung.

Derartige Mitarbeitergespräche können von Führungskräften nicht von heute auf morgen und qualitativ hochwertig geführt werden. Zumindest nicht, ohne vorhergehende Schulungsmaßnahme. Führungskräfte neigen ansonsten dazu, in ihrer Rolle verhaftet, eher ein Kritikgespräch oder Beurteilungsgespräch zu führen. Das jährliche Mitarbeitergespräch sollte jedoch vielmehr ein Instrument der Motivation, Zielvereinbarung, der Führung eben, sein.

Herausforderung für mittelständische Unternehmen

Von Führungskräften wird verlangt, das Beste aus ihren Mitarbeitern heraus zu holen. Der Kostendruck sitzt ihnen im Nacken. Von oben diktierte Vorgaben, sei es in der Produktion oder im Vertrieb, müssen erfüllt werden. Verständlich, dass sich dieser Druck von oben nach unten durchzieht und so oft allen Beteiligten die Luft zum Atmen und zum erfolgreichen Arbeiten nimmt. Das Betriebsklima ist erschreckend, Ideen liegen brach, von Identifikation mit der Arbeit oder dem Unternehmen kann keine Rede sein, Ziele sind nicht bekannt und können so auch nicht gemeinsam verfolgt werden.

Sind Führungskräfte, die durch eine konsequente Personalentwicklung begleitet werden, in der Lage, das Potenzial in Menschen zu erkennen, zu wecken und zu fördern, brauchen sich Unternehmen keine Sorgen mehr um Einsparungspotentiale und Kostensenkung zu machen.

Unternehmen, die sich abheben von der Masse und auch oder gerade in schwierigen Zeiten außergewöhnlich erfolgreich sind, sind immer diejenigen, die gezielt in ihre Mitarbeiter investieren.

Statt Preiskampf wird auf die Qualität der Beziehungen - zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ebenso wie zwischen Mitarbeitern und Kunden - gesetzt. So entsteht ein Prozess, der Menschen und Unternehmen gemeinsam erfolgreich sein lässt.