1. Anmeldung

::: Verwenden Sie das Confirmed Opt-In- oder Double Opt-In-Verfahren um Adressen zu generieren? Achten Sie darauf, dass jeder Empfänger ausdrücklich dem Empfang des Newsletters zugestimmt hat!

::: Weisen Sie deutlich darauf hin, dass die E-Mail-Adresse nicht an Dritte weitergegeben wird? (Link zu Datenschutzrichtlinien)

::: Ist das Anmeldeformular auf Ihrer Website mit wenigen Klicks zu erreichen und auffallend platziert?

::: Ist das Anmeldeformular verständlich aufgebaut?

::: Werden im Anmeldeformular nur die wichtigsten Informationen abgefragt? Anfangs sollte lediglich die E-Mail-Adresse abgefragt werden, denn weitere Daten können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch erhoben werden. In jedem Fall muss auch ein anonymer Bezug des Newsletters möglich sein, d.h. lediglich das Formularfeld für die E-Mail-Adresse darf ein Pflichtfeld sein (Stichwort „Datensparsamkeit“, §4 TDDSG).

2. Abmeldung

::: Befindet sich am Ende jeder Newsletter-Ausgabe ein Hinweis, der den Abmeldevorgang erklärt?

::: Können sich Ihre Abonnenten ohne Probleme aus dem Newsletter austragen? Für den Empfänger ist es am einfachsten, wenn er seine E-Mail-Adresse mit einem Klick auf einen Link aus dem Verteiler löschen kann (One-Click Unsubscribe)

::: Wird auf Beschwerden umgehend reagiert? Empfänger, die sich über den Erhalt des Newsletters beschweren, sollten umgehend manuell aus der Verteilerliste gelöscht werden.

3. Inhalt und Layout

::: Ist sichergestellt, dass der Newsletter mit den gängigsten E-Mail- Programmen richtig dargestellt wird?

::: Enthält der Newsletter Informationen, die für den Empfänger einen Mehrwert darstellen? Verschicken Sie nicht nur reine Werbung, sondern bieten Sie mit redaktionellen Beiträgen, exklusiven Rabatten, Gutscheinen etc. einen tatsächlichen Mehrwert.

::: Sind die Artikel im Newsletter kurz und prägnant?

::: Werden weiterführende Links zu Hintergrundinformationen auf Ihrer Website angeboten?

::: Werden typische Spam-Begriffe vermieden? Im Betreff sollten Sie auf mehrere Ausrufe-, Dollar- und Eurozeichen sowie typische Spam-Begriffe (z. B. „Heiß“, „Scharf“ etc.) verzichten - schließlich wollen Sie doch nicht, dass Ihr Newsletter mit Spam verwechselt wird.

::: Fordern Sie die Abonnenten dazu auf, den Newsletter weiterzuempfehlen?

::: Enthält der Newsletter ein Impressum?

::: Gibt der Betreff Aufschluss über den Inhalt der Mail?

::: Ist der Inhalt übersichtlich aufbereitet? Umfangreiche Newsletter können beispielsweise mit einem Inhaltsverzeichnis und Hyperlinks innerhalb des Newsletters übersichtlicher strukturiert werden.

::: Werden die Empfänger dazu aufgefordert, die Absenderadresse in ihr Adressbuch (oder in ihre „Whitelist“) aufzunehmen? Auf diesem Weg verringern Sie das Risiko, dass der erwünschte Newsletter im Spam-Ordner landet.

::: Werden alle Links vor dem Versand getestet?

4. Adressverwaltung

::: Können die Empfänger problemlos ihre persönlichen Daten einsehen und ändern?

::: Ist ein professionelles Bounce-Management vorhanden, d.h. werden Adressen, die dauerhaft nicht erreichbar sind, automatisch aussortiert?

::: Gibt es eine Blacklist zur Sperrung von unerwünschten Empfängern?

5. Personalisierung und Individualisierung

::: Werden die Empfänger im Newsletter persönlich angesprochen?

::: Gibt es eine alternative Anrede für Abonnenten, die ihren Namen nicht angegeben haben?

::: Wird der Inhalt des Newsletters auf die Interessensgebiete der Abonnenten abgestimmt, d.h. enthält er Informationen, die für den Empfänger wirklich relevant sind?

6. Versand

::: Wird der Newsletter von einer festen IP-Adresse verschickt?
Dynamische IP-Adressen gelten für viele Filtermechanismen als Spam-Kriterium.

::: Gibt es vor dem Versand einen Testversand? Mit einem Testversand an eigene E-Mail-Adressen wird die korrekte Darstellung und Personalisierung des Newsletters sichergestellt.

::: Wird für den Versand der optimale Zeitpunkt gewählt? Ein Versand am Wochenbeginn ist beispielsweise häufig problematisch, da der Newsletter im E-Mail-Aufkommen des Wochenendes „untergehen“ kann.

::: Steht im „An-Feld“ die E-Mail-Adresse des Empfängers? Ein Versand von E-Mails über das CC- oder BCC-Feld gilt als Spam-Kriterium.

::: Verwenden Sie eine aussagekräftige Absenderadresse? Die meisten User sortieren ihre Mails anhand der Absenderadressen und löschen umgehend E-Mails, bei denen der Absender nicht auf Anhieb zu erkennen ist.

::: Sind Ihre technischen Partner zuverlässig? Verwenden Sie für den Versand eine ASP-Plattform? In diesem Fall sollte sichergestellt werden, dass der Dienstleister ausschließlich seriöses E-Mail Marketing (Permission Based) betreibt und seine Kunden zur Einhaltung einer Anti Spam Policy verpflichtet - andernfalls besteht die Gefahr, dass die IP-Adresse des Dienstleisters bei Providern geblockt wird und Ihr Newsletter im Spam-Filter landet.

7. Analyse und Optimierung

::: Messen Sie den Erfolg Ihres Newsletters? Wertvolle Informationen liefern unter anderem folgende Daten: Öffnungsrate, Entwicklung der Abonnentenanzahl, Klickrate, Anzahl der Weiterempfehlungen.

::: Wird die Anzahl der An- und Abmeldungen ausgewertet?

::: Werden unterschiedliche Newsletter-Varianten getestet? Mit Sampling-Mails an einen Teil der Abonnenten können Sie vor dem eigentlichen Versand den Newsletter testen und optimieren.

::: Testen Sie unterschiedliche Wochentage und Uhrzeiten für den Versand?

::: Testen Sie unterschiedliche Newsletter-Anmeldeseiten? Vielleicht können Sie die Anmelderate verbessern, indem Sie allen neuen Abonnenten einen Gutschein für Ihren Online-Shop oder für Ihre Dienstleistungen anbieten?

::: Wird die Öffnungs- und Klickrate pro Provider ausgewertet? Mit diesen Werten können Sie ermitteln, ob und bei welchen Providern Ihr Newsletter von Spam-Filtern geblockt wurde.