Die Meisten haben generell wenig Erfahrung damit, wieder andere haben so schlechte Erfahrungen gemacht, dass sie möglichst nicht daran erinnert werden wollen. Dabei sollte auch diese Aufgabe unaufgeregt und mit der notwendigen Professionalität erledigt werden können. Um agieren zu können, nicht reagieren zu müssen.

Warum haben PR-Fachleute eigentlich Angst vor Krise und Kommunikation in der Krise? Immer wieder höre ich das in meinen Gesprächen, dass man dieses Thema am liebsten meidet, wie der Teufel das Weihwasser. "Gott sei Dank, uns hat es ja bis jetzt nicht getroffen," so die Einstellung vieler. "Besser die anderen als wir".

Schaut man in den Krisen-Navigator wird deutlich, dass sich die Anzahl der Krisen mehren. Dass sie auch immer öffentlicher werden. Mit Wegducken\" ist es da nicht getan. Sollten wir uns als Spezialisten für Kommunikation aber nicht in jeder Disziplin sicher fühlen? Also auch in einer der so genannten "Königsdisziplinen"?

Nun, es gibt Literatur zum Thema en masse. Und es gibt Schulungen und Trainings. Einmal gelesen, einmal besucht, wähnt man sich zunächst einmal recht sicher. Das ist trügerisch. Denn kommt es zur Krise, entdeckt man schnell seine eigenen Schwächen und Unzulänglichkeiten. Oder noch schlimmer: andere entdecken es und anschließend ist man seinen Job los.

Vorbeugen ist besser als bohren

Also, was ist zu tun? Erinnern Sie sich an das alte Sprichwort "Vorbeugen ist besser als bohren"? Auch bei dem Umgang mit einer Krise ist "vorbeugen" der Schlüsselbegriff. Denn eigentlich ist es ganz einfach: Durch saubere und langfristige Prävention - und zu einem Zeitpunkt, an dem keine Krise stattfindet - gilt es, selbst die Schwachstellen vorher im Unternehmen finden, sie zu beseitigen und sich auf den Rest kontinuierlich und ohne Aufregung vorzubereiten.

Lassen Sie sich beim Vorbeugen von Spezialisten helfen, damit Sie sich auch die richtigen Dinge vorbereiten. Sie sparen dadurch Zeit, Geld und (was mindestens genau so wichtig ist) - Nerven.

Detailtiefe und Detailgenauigkeit

Wichtig bei der Prävention sind die Detailtiefe und die Detailgenauigkeit. Analysieren Sie die Abläufe im Unternehmen ganz genau und beschrieben Sie diese im Detail.

::: Stellen Sie fest, wo Unklarheiten in den Zuständigkeiten sind, wo die Qualitätssicherung nicht lückenlos ist, wo die Mitarbeiter in der Behandlung unsicher sind. Finden Sie ihre eigenen Unternehmens-Schwachstellen.

::: Bringen Sie ihren relevanten Presseverteiler auf den neuesten Stand, stellen Sie Telefonnummern und Mail-Adressen, auch die der verantwortlichen Mitarbeiter zusammen, und machen Sie diese über ein internes Mail-System jedem zugänglich.

::: Stellen Sie einen Krisenstab aus Fachleuten der betroffenen Bereiche zusammen. Legen Sie die Räumlichkeiten fest, in denen der Krisenstab im Falle einer Krise arbeiten kann. Besorgen Sie die notwendige technische Ausstattung und halten sie sie betriebsbereit.

::: Beseitigen Sie die Schwachstellen, klären Sie die Unklarheiten, legen Sie die Zuständigkeiten fest und helfen sie den Mitarbeitern, ihre Rolle in der Krise zu finden und zu verstehen. Schreiben Sie alles, auch die exakten Abläufe, in ein Krisenhandbuch. Jeder, der eine Rolle in der Kommunikation bei einer Krise spielt, muss dieses Handbuch in- und auswendig kennen.

::: Analysieren Sie, welche Krise Ihr Unternehmen treffen könnte und wie die gewünschten Handlungsabläufe dann sein sollten. Sprechen Sie mit den Fachleuten der Abteilungen, die von der Krise betroffen sind und binden Sie diese mit ihrem Fachwissen in die Entstehung des Krisenhandbuches ein.

Prävention verhindert Krisen

Bis Sie all das erledigt und zusammengestellt haben, werden Sie eine ganze Zeit lang gut beschäftigt sein. Bei einer sorgfältigen Prävention hat die Vorbereitung auf eine Krise aber noch einen großen, positiven Aspekt für das Unternehmen: Sie minimieren die Krisen-Möglichkeiten.

Denn immer da, wo Sie eine Schwachstelle finden und sie ausmerzen, kann es anschließend keinen Krisenfall geben. Deshalb ist die Detailtiefe und Detailgenauigkeit so ungeheuer wichtig.

Übung macht den Meister

Danach gilt für alle Beteiligten das kleine Einmal-Eins des Basisbereichs, der Krisen-Kommunikation, immer wieder und wieder zu üben, zu üben, zu üben. Auch hier hat das Sprichwort "Übung macht den Meister" durchaus seine Berechtigung. Immer wieder und wieder gilt es, den Ernstfall (auch ohne Ankündigung) zu trainieren, die einzelnen Krisenmöglichkeiten durch zu spielen und die Protagonisten in ihrer Aufgabe sicher zu machen und zu coachen und ihnen so die Sicherheit zu vermitteln, die sie im Fall der Fälle so dringend brauchen.

Setzen Sie sich auch bei der Überprüfung der schriftlichen Unterlagen (wie Presse- und Adressverteiler) feste Termine, damit gerade die Verteiler immer auf dem aktuellen Stand sind.

Handlungsfähig bleiben heißt die Devise

Und das Ergebnis: Sie bleiben - auch im Krisenfall - handlungsfähig, können zu kurz geschossene Lösungen, die im schlimmsten Fall das Unternehmen schädigen, vermeiden. Sie, und alle an der Behandlung der Krise Beteiligten wissen, was zu tun ist, und können agieren.

Denn eines darf man bei einer Krise nie vergessen: Sie ist nicht planbar. Sie kommt garantiert anders, als man sie sich vorstellt. Auch kommt sie nie zu einem Zeitpunkt, der angemessen. Sondern immer dann, wenn man sie nun wirklich nicht brauchen kann. Und wenn sie da ist, hat man keine Zeit mehr, etwas zu organisieren, dann kann man nur noch reagieren.

Wenn man aber durch ständiges Üben im "Basisbereich" sicher ist, hat man Luft für den übrigen Part, bei dem schnelle Entscheidungen unter größtem Zeitdruck notwendig sind.

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Zur Autorin

Sigrid Baum ist Inhaberin von Baum-Kommunikation, Agentur für Unternehmensberatung, mit Sitz in Issum. Sie berät Kunden in der Lebensmittel-, Getränke, Kunst-, Versicherungs- und Unterhaltungs-Branche u.a. in der Krisen-Prävention und -Kommunikation.