Sie sehen: Information führt zu Verantwortung. Die Information der Mitarbeiter erfolgt allerdings häufig durch unstrukturierte Aushänge, die lange Orientierungszeiten erfordern und kaum wahrgenommen werden.

Gestalten Sie Aushänge daher übersichtlich und strukturiert. Dazu bietet es sich an, bestimmte Rubriken zu bilden, etwa „Qualitätswesen“, „Termine“ und „Kennzahlen“. Dies ermöglicht eine schnelle und zielgerichtete Information. Illustrationen können die Orientierung vereinfachen und beschleunigen (unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de finden Sie Illustrationen für Ihr Aushangwesen als Gratis-Downloads).

Wenn sie einen Effekt haben sollen, müssen die Aushänge aktuell sein. Die Aktualisierung ist oft umständlich. Um zeitaufwendige (und teure) Ausdrucke zu vermeiden, können Sie für Aushänge mit sich häufig ändernden Zahlen Post-Its oder mehrfach nutzbare Blätter verwenden. Laminieren Sie letztere, damit sie nicht so schnell abgegriffen aussehen.

Nutzen Sie das Aushangwesen auch, um sichtbar zu machen, wenn es Abweichungen von den Unternehmenszielen gibt. Scheuen Sie sich dabei nicht, auch negative Abweichungen transparent zu kommunizieren. Zielabweichungen erzeugen einen gewissen Handlungszwang, entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen einzuleiten.

Visualisieren Sie auch aktuelle Trends und Prognosen. „Mitwissen“ ist die Basis dafür, dass aus „Mit-Arbeitern“ „Mit-Unternehmer“ werden.

Ideen der Mitarbeiter gezielt nutzen

Beispiele für den Nutzen eigenverantwortlich denkender und handelnder Mitarbeiter zeigt das Verbesserungsvorschlagswesen. Der Durchschnitt in Deutschland liegt bei etwa 0,5 Verbesserungs-vorschlägen pro Mitarbeiter pro Jahr. Firmen wie Porsche bringen es in Spitzenzeiten auf über zehn Vorschläge!

Installieren Sie ein Verbesserungsvorschlagswesen

In vielen Unternehmen werden die Mitarbeiter nur für ihre Hände, nicht aber für ihren Kopf bezahlt. Erst nach Dienstschluss zeigen sie dann ihre wahren Fähigkeiten: Sie bauen ihr Haus, erziehen Kinder erfolgreich und führen große Vereine. Am Arbeitsplatz sind diese Fähigkeiten meist nicht gefragt. Der Alltag funktioniert nach dem Motto: „Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme.“ Gerade die Ideen des Mitarbeiters sind es jedoch, die beim Problemlösen so wichtig sind. Es gilt, diese geistigen Potenziale zu erschließen.

Der Mitarbeiter erkennt die Verbesserungspotenziale der eigenen Arbeit häufig besser als der Vorgesetzte. Erschließen Sie daher systematisch die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter für Verbesserungen im Büro. Dazu eignet sich das Verbesserungsvorschlagswesen.

Definieren Sie, was ein Verbesserungsvorschlag in Ihrer Firma ist und was er beinhaltet. Dies ist sehr wichtig, um systematisch vorzugehen. Wenn Sie Vorschläge durch Prämien belohnen wollen, ist eine genaue Definition unbedingt erforderlich.

Beispiel für die Definition eines Verbesserungsvorschlages: Der Vorschlag zeigt einen konkreten Lösungsweg; die bloße Problembeschreibung reicht nicht aus. Der Vorschlag muss machbar sein und einen Nutzen bieten. Die vorgeschlagene Lösung kann bereits im Unternehmen bekannt und anderweitig gebräuchlich sein. Sie muss jedoch für den vorgeschlagenen Anwendungsbereich und -zweck neu sein.

Entwickeln Sie die Gaben der Mitarbeiter

Eine Voraussetzung für das Ausüben unterschiedlicher Tätigkeiten durch die Mitarbeiter ist die Mehrfachqualifizierung. Eine gute Möglichkeit der Darstellung ist eine Qualifizierungsmatrix. Dort werden alle Mitarbeiter und alle Tätigkeiten aufgeführt. Je nach Beherrschungsgrad einer Tätigkeit erhält jeder Mitarbeiter Punkte. Es ergibt sich eine Übersicht, welche Tätigkeiten von mehreren Mitarbeitern beherrscht werden und wo es Expertenwissen in Form von Tätigkeiten gibt, die nur wenige Mitarbeiter beherrschen. Die unterschiedlichen Punktzahlen zeigen die Kompetenzen der Mitarbeiter. Die Punkte können für Qualifizierungspläne genauso herangezogen werden wie für die Entlohnung.

In das Feld der Eigenverantwortung fällt also auch die Entwicklung der Mitarbeiter. Eine Fachbibliothek im Hause, Seminare, Online-Workshops oder Know-how-Tage mit kompetenten Kollegen, die ihr Wissen weitergeben: All dies sind Möglichkeiten, die Qualifizierung zu verbessern.

Stärken Sie das Selbstmanagement der Mitarbeiter

Jedes Management beginnt beim Selbstmanagement. Büro-Kaizen und Selbstmanagement gehören daher zusammen wie die zwei Seiten einer Medaille. Büro-Kaizen hilft Ihnen, den Tisch und das Büro dauerhaft aufgeräumt zu halten. Durch ein optimiertes Selbstmanagement können Sie den dadurch gewonnenen Freiraum ideal nutzen. Nachfolgend hierzu sechs Tipps:

Tipp Nr. 1: Geben Sie am Vorabend einem Projekt für den neuen Tag die Priorität, indem Sie fragen: Wenn ich nur eine Sache erledigen könnte, was wäre das? Sie lassen dadurch Ihr Unterbewusstsein für sich arbeiten und seine schöpferischen Kräfte über Nacht wirken. Am nächsten Morgen gehen Sie mit klaren Vorstellungen in den neuen Tag. Beginnen Sie Ihre Arbeit sofort mit dieser Aufgabe. Störungen werden kommen. Versuchen Sie aber, dieses eine Projekt zu erledigen. Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass Ihre wichtigen Projekte (A-Prioritäten) nicht zu Gunsten der dringenden Projekte (B- und C-Prioritäten) in Vergessenheit geraten. Wichtig ist dabei alles, was Sie Ihren Zielen näherbringt. Dringend sind jene Aufgaben, die Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern.

Tipp Nr. 2: Benutzen Sie ein Zeitplanbuch oder ein elektronisches Planungssystem, um stets den Überblick zu behalten und sich nicht – im wahrsten Sinne des Wortes – zu verzetteln.

Tipp Nr. 3: Wenn Sie komplette Tage außer Haus oder im Urlaub sind, dann kennzeichnen Sie diese im Mehrjahreskalender mit Symbolen (etwa „Tage außer Haus“ mit einem Kasten um den Tag, „Besuchstermine bei Kunden“ mit unterschiedlichen Symbolen wie Kreisen und Kreuzen. Das erleichtert die Übersicht bei Terminvereinbarungen

Tipp Nr. 4: Arbeiten Sie mit einer Tages- oder Wochenplanung. Dazu genügt es nicht, sich in den Kalender Termine einzutragen. Sie müssen den Projekten zusätzlich Prioritäten und Zeitbudgets zuordnen. Eine ungenaue Schätzung ist dabei besser als gar keine. Weil der Aufwand meist unterschätzt wird, multiplizieren Sie den von Ihnen geschätzten Zeitaufwand mit 1,5. Planen Sie außerdem Pufferzeiten ein. Vergessen Sie nicht, die Arbeit an Ihren persönlichen Zielen in Ihrer Zeitplanung zu berücksichtigen.

Tipp Nr. 5: Konzentrieren Sie sich jeweils nur auf eine Sache. Beginnen Sie eine neue Tätigkeit erst dann, wenn Sie die alte Aufgabe komplett erledigt haben. Dazu gehört auch, dass Sie die Unterlagen der abgeschlossenen Aufgabe aufgeräumt haben. Werden Sie zwischendurch etwa durch das Telefon gestört, dann entscheiden Sie anschließend, ob Sie die durch das Telefonat neu entstandene Aufgabe sofort erledigen oder die Aufgabe in Ihre Wiedervorlage oder in die Zwischenablage wegräumen. Auf keinen Fall sollten Sie die Aufgabe und die zugehörigen Notizen einfach zur Seite schieben, weil sonst durch wiederholte Störungen dieser Art wieder Stapel auf Ihrem Tisch entstehen.

Tipp Nr. 6: Wenn Sie Texte lesen, dann halten Sie immer einen Stift in der Hand. Unterstreichen Sie wichtige Passagen, schreiben Sie sich Schlussfolgerungen an den Rand. Das erleichtert beim späteren Nachlesen die Aufnahme der wichtigen Aspekte.

Lesen Sie im letzten dieser Artikelserie, wie Sie den Verbesserungen mit Zielen und Kennzahlen eine einheitliche Richtung geben. Um zu den anderen Beiträgen dieser Artikelserier zu gelangen, klicken Sie bitte einen der nachfolgenden Hyperlinks.

Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 1: Mehr Effizienz durch Büro-Kaizen
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 2: Ordnung und Standards 
Erfolgsfaktor Bürooragnisation - Teil 3: Arbeitsprozesse optimieren
Erfolgsfaktor Büroorganisation - Teil 5: Arbeiten mit Zielen und Kennzahlen

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Buchtipp der Redkation
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