Ihr Chef kommt zu Ihnen ins Büro und fragt nach den Kopien, die er von Ihnen wollte. Sie haben sie aber noch nicht fertig. Etwas später fragt er nach den Unterlagen, die Sie hätten anfordern sollen, von denen Sie jedoch dachten, das hätte Zeit bis morgen.

Zudem haben Sie noch nicht mit der Umsetzung der Präsentation begonnen, weil Sie an einem Brief für einen potentiellen Kunden feilen. Ihr Chef wartet aber schon sehnsüchtig darauf, um sie an einen Kunden weiterzuleiten.

Dann ist da noch dieses Angebot, das eigentlich heute fertig sein sollte, aber nun doch erst in der nächsten Woche gebraucht wird.

Und die Buchungen für die Geschäftsreise sind fristgerecht von Ihnen vorgenommen worden, doch nun stellt sich heraus, dass die Reise um eine Woche verschoben wurde…

Sie als Chef können die Verzögerungen nicht verstehen, da Sie der Meinung sind, dies hätte alles zeitnah erledigt werden können. Natürlich hat die Sekretärin auch wieder nicht an die Prioritäten gedacht und am besten macht man sowieso alles selbst!


Das Problem

Diese leicht überspitzt formulierte Problemsituation ist genauso häufig, wie überflüssig. Sie ist ein Zeichen, dass die internen Prozesse in diesem Unternehmen – zumindest im Verhältnis Chef – Sekretärin - nicht stimmen. Wenn Sie aber auf dieser Ebene schon nicht reibungslos laufen, wie steht es dann um die anderen Geschäftsprozesse?

Bevor wir eine Lösung suchen, sollten wir die Situation etwas näher analysieren. Was ist hier schief gelaufen? Der Vorgesetzte ist selbstverständlich davon ausgegangen, dass die Sekretärin von den veränderten Prioritäten gewusst hat, hat sie doch das Gespräch selbst durchgestellt (den Inhalt des Gespräches aber natürlich nicht mitgehört).

Die Sekretärin hat geahnt, dass etwas Außergewöhnliches passiert ist, hat aber nicht nachgefragt. Der Chef wird sich schon melden...

Manche Konflikte zwischen Vorgesetzte/Mitarbeitern und Sekretärinnen/Assistentinnen ergeben sich aufgrund unterschiedlicher Sichtweisen zu Prioritäten und (hieraus resultierend) zu gewünschten bzw. tatsächlich zwingenden Fertigstellungsterminen von Aufgaben. Dabei ist keiner Seite eine böse Absicht zu unterstellen, lediglich die Kommunikation ist unzureichend. Die zeitgerechte Erledigung von Aufgaben ist gerade in dynamischen Unternehmen ein immer wiederkehrender Auslöser von Unzufriedenheit und Frustration.

Oftmals führen

::: mangelnde Kommunikation,

::: fehlende Terminsetzung für die wünschenswerte und die letztmögliche Fertigstellung,

::: unterschiedliche Einschätzungen der Prioritäten und

::: eine fehlende Koordination mit anderen oder zusätzlichen neuen Aufgaben

zu Unstimmigkeiten in der Erledigung.

Dabei ist festzuhalten, dass Informationen nicht nur eine Bringschuld desjenigen sind, der sie erhalten hat, sondern auch eine Holschuld für denjenigen, der hiermit arbeiten muss. Bei aller Automation in einem Unternehmen führt (zum Glück) nach wie vor kein Weg an einer unmittelbaren Kommunikation vorbei. Softwarelösungen sind hierbei lediglich Hilfsmittel, die nur solche Termine und Abfolgen verfolgen können, die ihnen vorher eingegeben wurden.


Sichtweise Vorgesetzter

Vorgesetzte möchten Vorgänge meist schnellstmöglich erledigt wissen. Oftmals sind es wichtige Vorgänge, die nicht nur für reibungslose betriebsinterne Abläufe sondern auch für die Zufriedenheit der Kunden relevant sind. Die Vorgesetzten wissen um diese Relevanz und die Risiken, die sich bei nicht termingerechter Erledigung ergeben können. Sie sind involviert und haben eine Menge detaillierter Informationen, die es Ihnen ermöglichen würde, die Dringlichkeit der Aufgabe zu erkennen und sie in den Kontext anderer Abläufe und neuer Anfragen einzuordnen.

Die Informationen bleiben der Sekretärin oder der Assistentin jedoch oft verborgen, wenn es keine enge Abstimmung oder klare Vorgaben (auch bei Änderungen und neuen Aufgaben) gibt.


Sichtweise Sekretärin/Assistentin

Nicht selten landen über 20 unterschiedlichen Vorgänge auf dem Tisch einer Sekretärin. Hinter jedem dieser Vorgänge verbirgt sich häufig eine Vielzahl einzelner Teilaufgaben.

Die Herausforderung für die Sekretärin liegt darin, die Prioritäten zu erkennen und Teilaufgaben so zu koordinieren, dass letztlich die Aufgaben zur Zufriedenheit aller zeitgerecht erledigen sind.
Das ist nicht immer einfach, wenn der Sekretärin, wie oben beschrieben, die entsprechenden Informationen fehlen.


Lösungsansätze

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Verständnis für die Situation des jeweils anderen
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Grundvoraussetzung für eine reibungslose Zusammenarbeit ist, dass beide Parteien Verständnis für die jeweilige Situation des anderen haben und prinzipiell wissen, woran der andere gerade arbeitet und welcher Aufwand sich dahinter verbirgt.

Der Vorgesetzte muss verstehen, dass seine Sekretärin die Vielfalt von Aufgaben und Teilaufgaben einteilen und erledigen und nebenbei auch auf „Störungen“ durch Telefon und Besucher reagieren muss. Bei diesen Abläufen können kurzfristige „Eingriffe“ durch geänderte Prioritäten und zwischengeschobene Aufgaben leicht mehr Aufwand bringen und länger dauern als die eigentliche Planung.

Umgekehrt ist es wichtig, dass die Sekretärin versteht, dass Ihr Chef sie mit der Übertragung von Aufgaben nicht ärgern möchte, sondern, dass er ihre Hilfe wirklich benötigt. Oftmals ist es Sekretärinnen nicht klar, welch wichtige Rolle sie bei der Unterstützung Ihrer Vorgesetzten spielen. Machen sie sich das auf beiden Seiten bewusst und tauschen sie so viele Informationen wie möglich aus.

Dabei müssen nicht nur vom Vorgesetzten Aufgaben, Prioritäten und Termine kommuniziert werden, sondern von der Sekretärin Aufwände und Engpässe bzw. Unverträglichkeiten rechtzeitig zurück gemeldet werden.

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Enge Abstimmung untereinander
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Ein Vorgesetzter sollte sich eng mit seiner Assistentin abstimmen. Klären Sie gemeinsam mit Ihrer Sekretärin den realistischen Zeitaufwand der Aufgabe. Oftmals wird völlig verkannt, wie viel Zeit bereits eine sehr kleine Aufgabe in Anspruch nehmen kann. Vertrauen sie als Vorgesetzter darauf, dass ihre Sekretärin aus Erfahrung weiß, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgaben einplanen muss und ob die Einhaltung des Termins realistisch ist. Es steht außer Frage, dass in Einzelfällen über das übliche Maß hinaus sehr viel Einsatz seitens der Sekretärin erbracht werden muss, um eine dringende Angelegenheit rechtzeitig zu erledigen.

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Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortung
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Durch Übertragung der Verantwortung für komplette Aufgaben anstelle von Teilaufgaben lassen sich komplexere Vorgänge für alle Beteiligten effizienter planen und abwickeln. Delegation als Führungsinstrument setzt Vertrauen und Verlässlichkeit voraus, fördert aber auch die Selbständigkeit. Eine erfolgreiche Erledigung von Aufgaben kann dem Bearbeiter bzw. der Sekretärin eindeutig zugerechnet werden und z. B. in Verbindung mit variablen Gehaltsstrukturen zu einer besseren Beurteilung führen. Erwiesenermaßen erhöht die Delegation zudem die Motivation der Mitarbeiter.

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Setzen Sie eindeutige Zeitrahmen
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Vermeiden Sie ungenaue Zeitangaben. Es ist wenig hilfreich, eine Aufgabe mit den Worten „das muss erledigt werden“ zu delegieren. Ihre Assistentin sollte wissen, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss, damit sie diese in ihren Tagesablauf einplanen kann. Bei Änderung der Rahmenbedingungen sind natürlich auch die Zeitrahmen zu überprüfen und ggfs. anzupassen. Idealerweise gibt man einen Zeitrahmen vor, bis wann die Aufgabe „Idealerweise“ erledigt sein sollte und bis wann sie „auf jeden Fall“ fertig sein sollte.

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Rechtzeitige Rückmeldung, falls sich die Erledigung einer Aufgabe verzögert
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Für die Sekretärin gilt: Informieren Sie Ihren Vorgesetzten, sobald Sie feststellen, dass es zu Verzögerungen bei der termingerechten Erledigung der Aufgabe kommen kann. Es ist sehr wichtig, dass Ihr Chef um die kritische Lage weiß, damit eventuell Prioritäten überdacht oder neue Lösungsmöglichkeiten gesucht werden können (z. B. Hinzuziehung eines weiteren Mitarbeiters zur Unterstützung der Sekretärin bei der Bewältigung der Aufgabe). Für beide Seiten optimal ist es, wenn nicht nur eine erkennbare Terminverschiebung rechtzeitig mitgeteilt wird, sondern direkt Lösungsvorschläge mitgeliefert werden. Diese Art der Selbständigkeit und des Vordenkens entlastet den Vorgesetzten und wird in der Regel gerne angenommen. Bei der Verschiebung von einzelnen Terminen sind oft andere Vorgänge mit betroffen, so dass die Auswirkungen gemeinsam geprüft werden müssen. Hier nicht rechtzeitig Signale zu senden, könnte negative Folgen haben. Wenn das „Kind“ erst in den Brunnen gefallen ist, wird das Gegensteuern umso aufwändiger und schwieriger. Arbeiten Sie vorausschauend und informieren Sie Ihren Chef über absehbare oder mögliche Verzögerungen.

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Legen sie gemeinsam eine Prioritätenliste an
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Notieren Sie alle anstehenden Aufgaben mit Angabe der Priorität (A, B, C) und den entsprechenden Deadlines. So behalten Sie alle Aufgaben und Vorgänge im Blick. Halten Sie diese Übersicht im Hinblick auf neue Aufgaben, Veränderungen und Verschiebungen stets aktuell. Es ist wichtig, dass beide Seiten jederzeit über die anstehenden Vorgänge und deren Status informiert sind. Dabei hilft eine bildliche Darstellung, die nicht unbedingt mit einem Projektplanungstool erfolgen muss. Eine ausgedruckte Excel-Tabelle oder ein Whiteboard erfüllen den Zweck genauso gut.

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Betrachten Sie sich als Team
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Betrachten Sie sich als Team und nicht als Einzelkämpfer oder gar Gegner. Nur, wenn Sie gemeinsam agieren, ist es möglich, schier Unmögliches zu schaffen. Dies setzt eine entsprechende Bereitschaft beider Seiten voraus. Der dazu notwendige Teamgeist entsteht i.d.R. nicht von alleine. Wenn eine Seite „blockiert“, sollte die andere Seite versuchen, den möglichen Konflikt offen anzusprechen und zu klären. Funktioniert auch dies nicht, sollte ein „neutraler“ Moderator eingeschaltet werden. Termindruck oder andere Probleme lassen den Teamgedanken häufig wieder in den Hintergrund treten. Dem ist grundsätzlich vorzubeugen und an einer Weiterentwicklung des Teamgeistes zu arbeiten.


Fazit

Ein intensiver und regelmäßiger Austausch zwischen Vorgesetzten und Sekretärinnen/Assistentinnen ist unerlässlich. Beziehen Sie als Chef Ihre Sekretärin so weit wie möglich in die betrieblichen Abläufe ein. Informieren Sie sie im Detail über den Stand der Dinge und über Hintergründe von Entscheidungen und Maßnahmen. Nur, wenn die Sekretärin um die Relevanz der Aufgabe weiß und die Hintergründe kennt, ist es ihr möglich, Ihren Beitrag zufrieden stellend zu leisten.


Die Sekretärin hingegen sollte aktiv mitdenken, Vorschläge einbringen, Verantwortung für Aufgaben nicht nur verlangen sondern tatsächlich annehmen, offene und rechtzeitige Rückmeldungen geben, Transparenz über die eigenen Aktivitäten schaffen, Einbindung in das Team fordern und selbst vorleben.

So haben Sie gute Chancen, gemeinsam das Unmögliche zu schaffen und das Unternehmen als Ganzes zum Erfolg zu führen!