Der Innovationsdruck in Technologieunternehmen ist immens. Besonders davon betroffen sind die Entwicklungsteams, die sich einer extrem hohen Arbeitsverdichtung ausgesetzt sehen. In ihren Projekten und Prozessen brauchen sie deshalb effektive Instrumente, um das Innovationsmanagement unterstützen und Informationsbeziehungen einzelner Aufgaben abbilden zu können. Hier setzen Infogramme an. Ein fragenkatalysierter Ansatz sichert die Eindeutigkeit der Zieldefinitionen durch verbessertes Verstehen der Anforderungen und deren Umsetzung in realisierbare Spezifikationen. Kommunikationswege und -inhalte werden transparent und die Integration und Kooperation verteilter Arbeitsgruppen dadurch wesentlich erleichtert. Prozessrisiken durch unvermeidbare Annahmen werden schon zu Beginn sichtbar und können gezielt gehandhabt werden. Ein nachvollziehbares Änderungsmanagement erleichtert und beschleunigt Entscheidungen. Die Verlässlichkeit von Planungen und Zusagen steigt ebenso wie das Vertrauen der Kunden. Dringend benötigte Fachleute stehen den weiteren Aufgaben termingerecht wieder zu Verfügung. Infogramme „entschärfen“ somit auch den zunehmenden Fachkräftemangel.

Die aktuelle Situation in Technologieunternehmen

Die Ist-Situation in Technologieunternehmen ist gekennzeichnet durch permanenten Innovationsdruck, hohe Arbeitsverdichtung, Fachkräfte-Mangel und steigendem Aufwand für die Gewinnung und Bindung von Kunden. Gleichzeitig soll alles schneller, besser und dazu noch schnellstmöglich bewältigt und umgesetzt werden. Die Vorgabe lautet: Fortlaufende Verbesserung der Leistungsqualität bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten. Als Folge dessen werden in Projekten oftmals Terminzusagen gemacht, ohne ausreichende Klarheit darüber, ob diese auch eingehalten werden können. Lastenhefte sind nicht eindeutig, bleiben unvollständig und werden unterschiedlich interpretiert. Die gewählten Lösungsansätze werden nicht verständlich kommuniziert, Änderungen werden von Einzelnen eingebracht, weil „ihre“ Komponente dadurch technisch besser oder kostengünstiger wird, aber die Abstimmung mit dem Gesamtsystem bleibt oftmals aus. Fehler finden sich später an unerwarteter Stelle und ihre Beseitigung kostet viel Geld. Dem Kunden gegenüber „Nein“ zu sagen ist unüblich. Anpassungen werden bis kurz vor Produktion oder endgültiger Umsetzung zugelassen. Dadurch wiederum steigen die Kosten des Qualitätsmanagements (QM) genauso wie die Rückstellungsaufwendungen.

Bisherige Ansätze zur Lösung dieses Dilemmas sind Softwaretools, Checklisten, „filigran standardisierte“ Prozesse und die organisatorische Verankerung des Qualitätsmanagements auf höchster Managementebene. Die dadurch erlangte Zeitersparnis in einzelnen Projekten ist jedoch teuer erkauft, denn sie führt zu einer Entfähigung der Mitarbeiter – der Einzelne stellt das Mitdenken ein. Damit werden die Kernkompetenzen des Unternehmens – organische Innovationsfähigkeit und gezielte Wissensentwicklung - gefährdet.

Es geht auch anders

Die zentralen Ansatzpunkte, um Projekte zielführend und termingerecht durchzuführen und den organischen Innovationsprozess der Unternehmen zu stärken, liegen zum einen in der Förderung der geistig, kognitiv-kommunikativen Grundfähigkeiten der Mitarbeiter – einer Art geistiger Grundfitness, die sich wie die körperliche Fitness trainieren lässt, und zum anderen in einer Umgestaltung der Prozesse derart, dass die Informationsbeziehungen zwischen Aktivitäten klar kommuniziert, transparent visualisiert und kontinuierlich verfolgt werden können. Letzteres wird durch die Erarbeitung von Infogrammen erstmals möglich.

Nutzen und Einsatz von Infogrammen

Das INFOGRAMM eines Projektes (oder Prozesses) ist das Ergebnis eines fragengestützten Ansatzes, der in einer projekt- und kundenspezifischen Mischung aus Workshops und Einzelinterviews

::: die Tätigkeiten (Aktivitäten), die zur Projektrealisierung notwendig sind, präzise beschreibt und

::: die Informationen und deren Quellen, die zur Lösung der jeweiligen Aktivität verfügbar sein müssen, exakt benennt und bewertet.

Die so erarbeiteten Beziehungen werden mittels einer speziellen Software erfasst, die die Ergebnisse visualisiert, die Bearbeitungsreihenfolge optimiert und die Auswirkungen von Änderungen/Überarbeitungen verdeutlicht und damit eine Risikoabschätzung ermöglicht. Die Qualität des fragengestützten Prozesses ist hierbei erfolgsentscheidend, die Software ein unentbehrliches Hilfsmittel, um die Integration und Kooperation zu fördern und ein verlässliches Änderungsmanagement zu gewährleisten.

Unterschiede zu bisherigen Ansätzen

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1. Information wird zum Prozesstreiber
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Nur wenn die richtige Information mit dem erforderlichen Reifegrad bei Bedarf vorliegt, kann eine Aufgabe gelöst werden. Informationsgetriebene Prozesse können die Starrheit von Phase-Gate Modellen überwinden, verbessern die Entscheidungsfindung und verringern die QM-Kosten durch klare Fokussierung auf den Beginn des Projektes und Verstehen der Zusammenhänge.Individuelles Wissen und seine zugrunde liegenden Gedankenmodelle werden offengelegt und erst damit wird der Transfer von Erfahrung möglich. Eine gemeinsame Sicht der Ziele ergibt sich nun „mühelos“, Systemgrenzen werden offensichtlich und damit können durchdachte, abgestimmte Lösungsansätze realisiert werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil entsteht durch die Identifizierung von Wissensdefiziten. Lösungsstrategien (Make or Buy) können (separat) geklärt, Forschungsaufgaben zielgerichtet definiert werden, die ein sinnvolles Forschungscontrolling eröffnen.

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2. Bedarfsgerechte Kommunikationsinhalte und -wege
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Jede Information wird in einer definierten Aktivität erarbeitet, für die ein bestimmter Experte (oder eine definierte Gruppe) verantwortlich ist. Damit werden durch die Informationsbeziehungen auch die Kommunikationswege und -inhalte präzisiert.

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3. Vom Push zum Pull bringt Klarheit und Effizienz.
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Die Identifizierung der Informationsbeziehungen erfolgt durch die Befragung der verantwortlichen Experten selbst. Da der Mensch selber wesentlich besser beurteilen kann, was ihm persönlich zur Lösung einer Aufgabe fehlt als das eine andere Person für ihn kann, steigt durch dieses Vorgehen die Qualität und Eindeutigkeit. Er bezieht genau die Informationen, die ihm fehlen, falsche oder überflüssige können nicht mehr stören.

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4. Partnerschaftliches Änderungsmanagement
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Die durch Software unterstütze Visualisierung der Informationsabhängigkeiten erlaubt es, Änderungen und ihre Auswirkungen auf das Gesamtprojekt, die sich ja immer in der Verschiebung der Verfügbarkeit von Informationen bemerkbar machen, zu verdeutlichen. Damit lassen sich der zusätzliche Aufwand und die neu entstehenden Risken sofort erkennen und fundierte Entscheidungen treffen.

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5. „Automatische“ Projektpläne
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Wird dieses Vorgehen für ein konkretes Projekt eingesetzt, kann ein abgestimmtes Infogramm in bekannte Projektmanagement-Software transferiert werden und eine „normale“ Ressourcen- und Terminzuordnung erfolgen. Notwendige Realitätsanpassungen können über die bidirektionale Schnittstelle in Hinsicht auf ihre Auswirkungen und potentielle neue Risiken analysiert werden.

Welche Vorteile ergeben sich hierdurch?

Die Vorteile dieses Vorgehen bestehen zusammenfassend darin, dass die inhaltliche Strukturierung und das gegenseitige Verstehen gezielt unterstützt und trainiert werden. Es werden mehr Ressourcen auf den Projekt/Prozessbeginn fokussiert, um den richtigen Ansatz zu finden und eine ausreichende Klarheit unter den beteiligten Partnern und Kunden herzustellen. Hierdurch werden Nachbesserungen reduziert, die Verlässlichkeit der Planungen erhöht, Projektzeiten in der Regel verkürzt und das Vertrauen der Kunden vertieft.

Infogramme sind eine kurzfristig wirksame Möglichkeit, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig auszubauen, denn es werden die Kernfähigkeiten aller beteiligten Mitarbeiter „on the job“ trainiert und Fachkräfte nicht länger als erforderlich gebunden und auf diese Weise der bestehende Fachkräftemangel entschärft.