Anwendungsbeispiele für Transaktionsmails sind:

• Registrierungs-, Anmelde- und Abmeldebestätigungen
• Versand- und Lieferbenachrichtigungen sowie Wareneingangshinweise
• Auftrags-, Reservierungs- und Buchungsbestätigungen
• Benachrichtigungen Posteingang, Passwortanforderungen und -änderungen
• Abwesenheitshinweise oder Autoresponder auf Webseiten-Formularen
• Community-Statusberichte

Eine E-Mail-Gattung für sich

Transaktionsmails lassen sich von so genannten Trigger- und Lifecycle-Mails folgendermaßen abgrenzen:

• Trigger-Mails werden automatisiert und ohne direkte Einwirkung des Empfängers oder Versenders ausgelöst. Der Versand erfolgt zeitgesteuert (z. B. Geburtstagsmailings) oder aktionsgesteuert (z. B. der Kaufpreis ist unter einen festgelegten Schwellenwert gefallen).
• Lifecycle-Mails sind ganzheitlich ausgelegt und berücksichtigen einen langfristigen Zeithorizont. Die Inhalte werden hierbei speziell nach den Kundenkategorien Interessent, Neukunde, Bestandskunde und Ex-Kunde segmentiert und ausgerichtet.

Transaktionsmails werblich nutzen

Bislang versenden nur relativ wenige Unternehmen Transaktionsmails zu Werbezwecken. Meist werden unternehmerische "Standard-Informationen" unformatiert und ohne ein spezielles Branding als reine Text-Mail versandt. Dabei ist der Aufwand für eine "gebrandete" Transaktionsmail nicht besonders groß: eine persönliche Anrede sowie ein Firmenlogo und das eine oder andere gestalterische Element sind nahezu immer ausreichend.

Grundsätzlich sollten Transaktionsmails zurückhaltend designt werden, um ihren ursprünglichen Informationscharakter nicht zu verlieren und die Aufmerksamkeit der Empfänger nicht zu strapazieren. Für eine detaillierte Auswertung sowie eine fortlaufende Optimierung sollten auch die gewohnten Performance-Daten wie Öffnungs- und Klickraten erhoben werden. Hierfür sollte auf eine der gängigen Tracking-Möglichkeiten zurückgegriffen werden.

Kurzum: Sie versenden Ihre Transaktionsmails wie Ihre übrigen Mailings im HTML-Format (bzw. als Multipart-E-Mail). Diese Funktionalität gehört inzwischen zur Grundausstattung jeder professionellen E-Mail-Marketing-Software.

Aus dem System heraus versenden oder Schnittstellen nutzen

Transaktionsmails werden per Definition automatisiert versendet. Bei professionellen E-Mail-Systemen liegen die Versandvorlagen und -algorithmen bei der Software selbst. Hierbei werden sowohl die Anstoßketten für den Versand als auch das Look & Feel der Transaktionsmails meist einmalig eingerichtet.

Alternativ lassen sich solche Versandlösungen auch nahtlos mit bereits bestehenden Shop-, CRM- oder ERP-Systemen integrieren. Die relevanten Daten und Inhalte werden einfach via Webservices an das Versandsystem übergeben und anschließend versandt. In diesem Szenario kann natürlich immer noch die volle Funktionalität der Versandlösung auf der inhaltlichen und technischen Ebene genutzt werden.

Setzen Sie auf seriöses E-Mail-Marketing

Transaktionsmails unterliegen den üblichen Regeln für eine seriöse E-Mail-Kommunikation. Sie sollten deshalb immer einen Hinweis auf den Versender (Stichwort: Impressumspflicht) sowie eine Abbestellmöglichkeit platzieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Abbestellraten von Transaktionsmails sehr tief liegen. Dies liegt einerseits an der überdurchschnittlich hohen Relevanz, andererseits werden praktisch ausschließlich Bestandskontakte angeschrieben. Insgesamt bieten Ihnen professionell umgesetzte und werblich eingesetzte Transaktionsmails große, zusätzliche Umsatzpotentiale.