Schenken Sie Ihren Mitarbeitern auch kleineren Problemstellungen die nötige Aufmerksamkeit und nehmen Sie sich hierfür Zeit. Unterbrechen Sie kurz Ihre aktuelle Tätigkeit oder vereinbaren Sie zur Besprechung der Situation einen kurzfristig angesetzten Termin. Sie signalisieren damit Ihrem Mitarbeiter die Wichtigkeit der Situation und dass Sie ihn und sein Anliegen ernst nehmen.

2. Analysieren Sie gemeinsam

Probleme haben immer eine Ursache und bedürfen deshalb einer genauen Analyse. Lassen Sie sich die Situation beschreiben. Finden Sie heraus, was ganz genau passiert ist. Aus Erfahrung wissen Sie vielleicht, dass Probleme auch aus Missverständnissen erwachsen können. Also lassen Sie sich genau schildern, was, wie, wo und wann genau passiert ist und erforschen Sie das, worin sich das Problem begründet und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Unterstreichen Sie die Wichtigkeit der Situation, indem Sie sich Notizen machen.

3. Vermeiden Sie die Schuldfrage

Konzentrieren Sie die gemeinsame Ursachenforschung nicht auf das Klären der Schuldfrage, insbesondere dann wenn der Sachverhalt im Grunde selbsterklärend ist. Insbesondere Warum-Fragen können allzu leicht als Versuch interpretiert werden, in erster Linie einen Schuldigen ausmachen und diesen zur Verantwortung ziehen zu wollen. In solchen Fällen flüchten Menschen gerne in eine Trotz- und/oder Verteidigungshaltung. Fehler sind jedoch menschlich und können jedem passieren. Konzentrieren Sie sich vielmehr auf die Lösung des Problems und versuchen Sie sich auch in die Situation ihres Mitarbeiters zu versetzen. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, in dieser Situation ziel- und ergebnisorientiert vorzugehen sowie das Selbstvertrauen und die Selbstverantwortung der Mitarbeiter zu fördern.

4. Fragen Sie nach

Um eine Problem an seiner Wurzel bekämpfen zu können, ist insbesondere eines Wichtig: Objektivität! Nicht selten sind es gerade subjektive Mutmaßungen und falsche Schlussfolgerungen, die dem Problem zugrunde liegen. Scheuen Sie deshalb nicht davor zurück, der Wahrheit auf den Grund zu gehen und hinterfragen Sie die Aussagen Ihrer Mitarbeitern durch Fragen wie beispielsweise „Sind Sie ganz sicher, dass sich das so zugetragen hat?“ So beugen Sie nicht nur Gerüchten und Missverständnissen vor, sondern schaffen auch die Voraussetzungen für eine auf die wahre Ursache ausgerichtete Problemlösung.

5. Geben Sie sich als „trusted adviser“

Egal wie groß oder aber auch – Ihrer persönlichen Einschätzung nach – gering das Problem oder Fehlverhalten sein sollte: Vermeiden Sie als Oberlehrer aufzutreten. Vermeiden Sie auch jede Form von Panikmache und bewahren Sie vor allem Eines: Ruhe! Signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie es gut finden, dass er sich sogleich mit dem Problem an Sie gewandt hat. Halten Sie sich mit eigenen Ideen und Ratschlägen hinsichtlich einer Problemlösung. Versuchen Sie stattdessen Ihren Mitarbeiter wie ein Coach durch Fragen selbst eine Lösungsstrategie erarbeiten zu lassen. Geben Sie ihm soweit als möglich ihm Hilfe zur Selbsthilfe und erarbeiten Sie die Problemlösung gemeinsam– damit unterstreichen Sie die Kompetenz und Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter.

6. Erfolgskontrolle: Bleiben Sie am Ball

Signalisieren Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie an dem Ergebnis der Lösung interessiert sind. Fragen Sie: „Bis wann meinen Sie, können Sie die Situation klären?“ „Wann können wir uns zu diesem Thema wieder treffen?“ Vereinbaren Sie für diesen Zeitpunkt einen festen Termin und halten diesen Tag ebenso wie das Gespräch schriftlich fest. Holen Sie zum vereinbarten Termin Ihre Notizen hervor. Ist die Situation noch nicht gelöst, fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach weiteren Vorschlägen und vereinbaren weitere Termine. Ist die Situation gelöst, danken Sie ihm für sein Engagement und werfen demonstrativ Ihre Notizen fort.