Die Alternative findet sich im Internet: Webkonferenzen ersetzen immer häufiger Besprechungen vor Ort. Während heute 33 Prozent der deutschen Unternehmen Onlinemeetings abhalten, wollen dies künftig 43 Prozent tun. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage, die das Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne im Auftrag der Netviewer AG durchgeführt hat. Von ihrem PC aus stimmen sich Berater mit Ihren Kunden ab, organisieren Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte ihre Projektbesprechungen oder zeigen Präsentationen. Dabei schauen alle Teilnehmer auf das gleiche Dokument und können es gemeinsam bearbeiten. Über Webcams sehen sich die Diskussionspartner und kommunizieren auch über Gestik und Mimik, als würden sie an einem Tisch sitzen. Per Chat können die Teilnehmer Fragen stellen, ohne eine Präsentation zu unterbrechen.

Die Einsatzfelder sind so vielfältig wie die Unternehmen und Abteilungen, die Webkonferenzen nutzen: Geschäftsführer besprechen Unternehmenskennzahlen und Projekte mit ihren Niederlassungsleitern in Online-Meetings. Der Vertrieb nutzt Webkonferenz-Tools für die Akquise und Teams an verschiedenen Standorten setzen sie für die Projektarbeit ein. Marketingleute besprechen Konzepte und Entwürfe mit Agenturen und Fachabteilungen. Die Zusammenarbeit mit Kunden und Dienstleistern ist effizienter, da Dokumente nicht umständlich per E-Mail hin und hergeschickt oder per Telefon abgestimmt werden. Der gemeinsame Blick auf Angebote, Tabellen und Präsentationen macht die Anreise der Diskussionspartner überflüssig.

Dabei stellt sich neben den gesparten Reisekosten ein entscheidender Vorteil heraus: Die vielen Stunden für die Anreise können die Teilnehmer sinnvoller nutzen, als im Flugzeug, Auto oder in der Bahn zu sitzen. Ein Webmeeting startet sofort, ohne wertvolle Zeit in Staus, an Flughäfen oder Bahnhöfen zu vergeuden. 82 Prozent der von Vanson Bourne befragten Geschäftsanwender erklären, dass ihnen Web-Collaboration sowohl deutliche Kosten- als auch Zeitvorteile bringt.

Während für die meisten Firmen zunächst die Verminderung der Reisekosten und Reisezeit entscheidend ist, profitieren viele gleichzeitig von insgesamt kürzeren Reaktionszeiten. Mittels Online-Zusammenarbeit beschleunigen manche Unternehmen ihre Entwicklung derart, dass sie ihre Produkte früher auf den Markt bringen können und sich damit einen Wettbewerbsvorsprung verschaffen. Der finanzielle Vorteil dessen lässt sich nur schwer beziffern. Doch wer eine Innovation vor der Konkurrenz einführen kann, gewinnt früher Kunden, was sich in höheren Umsätzen niederschlägt.

Die Zukunft der Online-Zusammenarbeit hat bereits begonnen: Interaktives Web-TV und Webcasts, wie die Live-Vermittlung von multimedialen Inhalten an eine spezifische Empfängergruppe auch genannt wird, breiten sich aus. Schon 16 Prozent der von Vanson Bourne befragten Unternehmen nutzen Webcasts für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Investoren, 43 Prozent planen den Einsatz. Beim interaktiven Web-TV führt der Moderator seinen Interessenten Bilder, Videos und Powerpoint-Präsentationen vor und stellt sich den Chatfragen der Zuschauer. So werden künftig Verkäufer ihre Produkte in einer interaktiven Online-Show vorführen. Reiseveranstalter können ihren Kunden zu Hause auf dem Sofa einen Film über den Urlaubsort und die Ferienanlage zeigen. Modemarken werden die Präsentation der neuen Kollektion mit individueller Stilberatung kombinieren.

Es ist unwahrscheinlich, dass die Wirtschaft in absehbarer Zeit einen deutlichen Aufschwung erfahren wird. Sicher hingegen ist, dass Mitarbeiter in einer wachsenden Zahl von Unternehmen Webmeetings so selbstverständlich durchführen wie sie heute E-Mails versenden. In Zeiten von Internationalisierung und flexibel zusammengestellten Teams wird die ortsunabhängige Zusammenarbeit Alltag. Und ganz nebenbei leisten Unternehmen auch einen aktiven Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz, indem sie ihre CO2-Bilanz verbessern.

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