Kunden, Geschäftspartner und Investoren, ja sogar die eigenen Mitarbeiter gilt es immer wieder von irgendetwas neu zu überzeugen. Handelt es sich beispielsweise um millionenschwere Produktionsanlagen, können diese nicht heute hier und morgen dorthin transportiert werden. Speziell bei Dienstleistungen ist es oft nicht einfach, Kunden den entsprechenden Gegenwert darzustellen. Ob es nun darum geht, Sachverhalten darzustellen oder jemand von etwas zu begeistern – professionell konzipierte und erstellte Präsentationen helfen in jedem Fall, wirkungsvoll zu überzeugen.  

Die Bezeichnung "Präsentation“ wird heute schon fast inflationär für verwendet. Sprechen wir von einer Internetpräsentation, meinen wir nicht selten eine Website beziehungsweise Homepage. Ist von einer Verkaufspräsentation die Rede,  handelt es sich im Einzelfall um die Darbietung von Waren im Supermarkt. Ähnlich verhält es sich mit der Messepräsentation, mit der oft nur der Messestand gemeint ist. Dabei bedeutet Präsentation immer nur eines: "Darstellung" oder "Darbietung". Eine solche kann sowohl auf die eigene Person bezogen sein als auch auf eine Sache. Geht es darum, Interessenten als Kunden zu gewinnen, Millionenbudgets für Projekte genehmigt zu bekommen, Investoren und Banken zu überzeugen, Bewerber zu rekrutieren, Mitarbeiter zu motivieren, Besucher an den Messestand zu ziehen usw., bieten modernste Techniken heutzutage eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Erreichung solcher Ziele wirkungsvoll zu unterstützen.  

Während in der Vergangenheit der ein oder andere Verantwortliche zumeist mit Powerpoint so lange experimentiert hat, bis eine Präsentation so halbwegs präsentierbar war, suchen Unternehmen zur Erstellung von Business-Präsentationen mittlerweile häufig die professionelle Unterstützung von externen Dienstleistern – besonders dann, wenn es um die Erreichung wichtiger Ziele geht. Spezialagenturen haben sich, wie andere Experten auch, auf den Bereich Präsentationen spezialisiert und erreichen dadurch ein höheres Niveau. Sie arbeiten sich intensiv in die Bedürfnisse des Kunden ein, ihnen steht meist eine wesentlich größere Bandbreite an Programmen zur Verfügung – ganz abgesehen von dem kreativen Potential. Im professionellen Bereich werden Best Business Presentations - sei es mit PowerPoint oder einer anderen Software - nicht mehr von einem Einzelnen konzipiert, kreiert und umgesetzt, sondern von einem Team von Spezialisten. Diese Spezialisten aus den Bereichen Konzeption, Didaktik, Lektorat, Grafik, Foto, Ton, Video, Programmierung und Technik setzen heute gekonnt Präsentationsthemen in Szene.

Der Vortragende steht im Mittelpunkt

Der Einsatz verschiedenster Medien und Techniken macht jedoch nur einen Teil der Gesamtpräsentation aus. Wichtig bei Vorträgen und Veranstaltungen ist vor allem der Vortragende selbst, seine Persönlichkeit, seine Rhetorik, seine Authentizität, seine Körpersprache, und vieles mehr. Dabei zeigt die Praxis immer wieder: Je unerfahrener ein Referent ist, umso mehr kann er von einer multimedialen Unterstützung profitieren. Die Zuschauer nehmen zwar die Schwächen wahr, sehen jedoch den Vortrag als Ganzes. Profis stellen den Redner in den Mittelpunkt und achten darauf, dass die multimediale Präsentation die Gesamtwirkung verstärkt. Bei allen nicht vortragsgestützten Präsentationen achten sie darauf, dass Navigation und Gestaltung zielgruppenadäquat umgesetzt werden.

Vorteile von Multimediapräsentationen

Multimediapräsentationen sind aus der Verschmelzung verschiedener Anwendungen, Geräte und Medien entstanden. Darin liegt wohl der größte Vorteil. Man braucht nur noch ein Gerät, wie Laptop oder Rechner, und einen Beamer (Projektor), um zu präsentieren. Geräte, wie Overheadprojektor, Diaprojektor, Videorekorder, CD-Spieler, DVD-Spieler usw. werden dadurch ersetzt. Die Multimediapräsentation umfasst alles von der Textdarstellung bis hin zum Bewegtbild. Mit einem Gerät kann der Präsentator effektiv, effizient und wirtschaftlich arbeiten. Zudem wird der Verkabelungs- und Organisationsaufwand erheblich reduziert. Ein weiterer Vorteil von Multimediapräsentationen ist die Flexibilität. Änderungen sind mit geringem Aufwand zeitnah zu realisieren. Auch noch wenige Minuten vor dem Vortrag lassen sich Textzeilen ergänzen oder ganze Folien ausblenden. Mittels einer Fernbedienung (Funkmaus) kann er sich im ganzen Raum bewegen und muss sich nicht mehr in der Nähe eines Projektionsgeräts aufhalten. Alle Funktionen werden mit lediglich einer Fernbedienung und nicht mehr mit verschiedenen Steuereinheiten bedient. Die Multimediapräsentation ist damit ein ideales Instrument, um Sachverhalte darzustellen, Botschaften zu transportieren und Emotionen zu wecken. Je nach Art der Präsentation – sechs möchte ich an dieser Stelle kurz vorstellen – variiert natürlich auch die Zielsetzung und damit die Mittel und Wege, dieses Ziel zu erreichen:

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Imagepräsentationen
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Geht es darum, ein Unternehmen oder eine Person und die dahinter stehende Philosophie darzustellen, spricht man von einer Imagepräsentation. Werte, wie z. B. Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit, Menschlichkeit, Vertrauen oder andere sollen transportiert und die Zuschauer auf der Gefühlsebene angesprochen werden. Die Gestaltung und Machart dieser Präsentationsart sind daher stark emotional geprägt. Ihre emotionalisierende Wirkung wird meist durch stimmungsvolle Bilder, Animationen, Bewegungen, Töne und Musik unterstützt. In der Umsetzung werden häufig neben reinen PowerPoint-Präsentationen auch Videoclips auf DVD oder animierte Flashdateien eingesetzt, die mit Musik untermalt sind. Die meisten Imagepräsentationen laufen auf Messen oder anderen Informationsveranstaltungen als Selbstläufer, das heißt ohne Steuerung durch eine Person. Nur selten werden sie von einem Referenten kommentiert. Sie dauern in der Regel maximal zehn Minuten.

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Unternehmenspräsentationen
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Möchte sich ein Unternehmen anderen gegenüber  vorstellen, bietet sich, je nach Anlass, neben Broschüren, Flyern und einer Website auch eine Multimediapräsentation an. Ebenso wie bei der Imagepräsentation besteht auch bei der Unternehmenspräsentation die Zielgruppe aus Investoren, neuen Mitarbeitern, Kunden, Interessenten, Lieferanten und anderen Personen. Im Gegensatz zur Imagepräsentation jedoch konzentriert sich das Ziel einer Unternehmenspräsentation auf die Darstellung der betriebswirtschaftlichen Seite eines Unternehmens. Im Mittelpunkt stehen dabei Fragen wie beispielsweise: Wo kommt das Unternehmen her? Wie steht es momentan da? Und wo will es hin? Anhand von Zahlen, Daten und Fakten werden nachvollziehbare Informationen gegeben, die auch „Kopftypen“ überzeugen sollen. Inhaltliche Themen können sein: Mission, Vision, Philosophie, Markt, Positionierung, Geschäftsfelder, Strategien, Geschäftsentwicklung, Ziele, Organisation, Historie usw. Im Gegensatz zu der Imagepräsentation, bei der der „Bauchtyp“ angesprochen wird, soll gerade die Sachlichkeit, das Faktenbasierte, das logisch Nachvollziehbare den Zuschauer überzeugen. 

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 Akquisitions- und Angebotspräsentationen
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Ziel von Akquisitions- und Angebotspräsentationen ist es, Produkte oder Dienstleistungen überzeugend vorzustellen, Kunden und Interessenten für sich zu gewinnen und zu einem nächsten Schritt zu gelangen, zum Beispiel einem vertiefenden Gespräch, einem Auftrag oder auch einer Weiterempfehlung. Wie schon im Namen zum Ausdruck kommt, wird diese Form der Präsentation vor allem bei Verkaufsgesprächen oder Verkaufsveranstaltungen eingesetzt. Meist enthält diese Art von Präsentation eine Status- oder Problembeschreibung, Lösungsansätze, Produktbeschreibungen, Produktmerkmale sowie weitere Vorteile, wie z. B. Service, Innovationen, Präsenz etc., Nutzen für den Kunden, Beispiele, Angebotsformulierung, Preis und Fazit. Der nutzenorientierte Ansatz ist hierbei einer der wichtigsten Punkte, um erfolgreich zu sein. Diese Präsentationsart wird auch häufig durch eine kurze Image- und Unternehmenspräsentation eingeleitet, wechselt dann zu dem Problem des Interessenten oder Kunden und bietet eine Lösung an. Das übergeordnete Ziel ist es, überzeugend, kompetent, sympathisch und glaubwürdig zu wirken.

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Marketing- und Vertriebspräsentationen
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Marketing- und Vertriebspräsentationen dienen dazu, Vertriebsmannschaften, Händler, Wiederverkäufer etc. zu informieren und zu steuern. Häufig gibt es dazu Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Seminare oder Meetings, z. B. Kick-Off-, Jahresauftakt- oder Jahresendtagungen. Einzelne Referenten aus Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing oder anderen Bereichen zeigen die Entwicklung von Markt, Geschäft, Umsatz, Absatz, regionalen Verteilungen, Profit, Kosten usw. auf. Neben diesen allgemeinen Themen spielen Vertriebsthemen eine große Rolle, dazu gehören z. B. auch die Zielerreichung, Umsätze, Gewinne, Prämien, Wettbewerbe, Ausschreibungen bis hin zu Produkt-, EDV- und Personalthemen. Einen weiteren großen Teil nimmt der Marketingteil ein. Dabei geht es um Produktneueinführungen, -änderungen, -eliminierungen oder auch Vertriebsunterstützung, wie Aktionen, Kampagnen, Werbemittel, PR usw. Im Zusammenspiel der Einzelpräsentationen für Vertrieb und Marketing können durch geschickte visuelle und auditive Aufbereitung Themenschwerpunkte gebildet und damit fokussiert werden. Die Zuschauer werden motiviert und gezielt geführt. Das Sachziel der Marketing- und Vertriebspräsentationen heißt also informieren und steuern, das Metaziel motivieren. Diese Präsentationsart stellt daher auf der einen Seite die Anforderung, klare Kernbotschaften transportieren zu müssen und auf der anderen Seite Infotainment zu betreiben.

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Seminar- und Trainingspräsentationen
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Als Teilnehmer von Seminaren oder Trainings möchte man so viel wie möglich für sich persönlich mitnehmen. Der Referent sollte die Thematik also möglichst in kleinen Lerneinheiten und  gut merkbar vermitteln. Im Idealfall hat das Ganze auch noch  einen gewissen Unterhaltungswert. Das Sachziel von Seminar- und Trainingspräsentationen ist also, Inhalte didaktisch und dramaturgisch zu vermitteln. Möglichst viel Wissen soll haften bleiben und die Darbietung möglichst spannend sein. Der Bereich der Seminare, Workshops, Trainings etc. ist breit gefächert. Neben persönlichkeitsbildenden Seminaren gibt es auch viele fachliche Trainings. Während bei den ersteren eher die "emotionale" Komponente eine Rolle spielt, sollte bei den fachlichen Trainings die klare, verständliche Darstellung im Vordergrund stehen. Neben den themenbezogenen Präsentationscharts sollten im Seminar- und Trainingsbereich auch immer Aufmerksamkeit steigernde - z. B. nach dem Mittagessen - und motivierende Charts in der Gesamtpräsentation eingebaut sein. Das Ziel heißt hier: Klar, verständlich und motivierend zu präsentieren.

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Präsentationen vor einem Entscheidungsgremium
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Da Top-Entscheider in der Regel über sehr wenig Zeit verfügen, müssen Präsentationen hier sehr schnell auf den Punkt kommen. In kurzer Zeit müssen Informationen knapp, nutzen- und faktenorientiert präsentiert werden, um als Entscheidungsgrundlage zu dienen. Meistens sind die Präsentationen sachlich gehalten, um damit die Entscheidung nicht von Gefühlen beeinflussen zu lassen. Der "emotionale" Anteil bei einer solchen Präsentation hängt allerdings vom Thema ab. Schaut man sich die Mode- oder Kosmetikbranche an, spielt das Gefühl dort eine wesentlich größere Rolle als z. B. im Bereich Finanzen, Handel oder Maschinenbau. Häufig kennen die Entscheider die Inhalte grob aus anderen Präsentationen oder auch aus schriftlich vorliegenden Unterlagen. Daher werden die Präsentationscharts meist komplex und vielschichtig aufgebaut. Sie sollen damit eine zielgruppenadäquate Grundlage für Entscheidungsprozesse bieten. Wichtig bleibt auch hier, die Kembotschaften herauszuarbeiten und zu visualisieren. Der Zuschauer, in diesem Fall der Entscheider, soll während der Präsentation klar geführt und auf die Kembotschaft fokussiert werden. Neben den Sachzielen ist es wichtig, dass die Präsentation glaubhaft und überzeugend ist.

Best Business Presentations

Vor dem Hintergrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich selbst und ihr Leistungsangebot optimal zu präsentieren, vor allem aber: Besser als die Wettbewerber. Gute Multimediapräsentationen leisten hierzu einen wesentlichen Beitrag: Sie unterstützen die Wertevermittlung, machen Produkte verständlicher, fördern den Absatz, begeistern Menschen, motivieren Verkäufer, überzeugen Mitarbeiter und ziehen Messebesucher oftmals magisch an. Dies ist zumindest dann der Fall, wenn folgende fünf Qualitätsmerkmale erfüllt sind:

1. Die Inhalte sind aussagekräftig und transportieren zentrale Kernbotschaften.
2. Die inhaltliche Aufbereitung ist sowohl konzeptional als auch in der Umsetzung zielführend.
3. Die technische Umsetzung ist brillant.
4. Die Präsentation spricht gleichermaßen die Gefühle als auch…
5. …den Verstand der Zuschauer an.

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Drei goldene Regeln für erfolgreiche Präsentationen
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1. Richten Sie den Informationsgehalt immer an den am wenigsten informierten Präsentationsteilnehmern aus.
2. Je größer das Publikum, desto niedriger sollte die Informationsdichte eines Charts sein. Verwenden Sie deshalb bei großem Publikum große Schriftarten, viel Bildinformation, wenig Textinformation geben. Die Texte sollten dabei plakativ und prägnant sein. Bei kleinerem Auditorium können Informationen sowohl inhaltlich als auch gestalterisch in die Tiefe gehen.
3. Sie erzielen nur eine Wirkung, wenn Sie bei Ihren Zuschauern Emotionen auslösen.

Wenngleich viele Unternehmen und Referenten die Bedeutung und Macht von guten Präsentationen erkannt zu haben scheinen, wird Eines häufig dennoch übersehen: Die entscheidende Rolle spielt stets der Mensch. Die Multimediapräsentation an seiner Seite soll ihn „nur“ bei der Erreichung seiner Ziele unterstützen. Letztlich überzeugen muss der Präsentator  jedoch immer selbst.