(PM) Hamburg, 27.06.2012 - „Viele Personaler in kleineren bis mittelgroßen Firmen wünschen sich eine smarte Lösung, mit der sie sich das lästige Ausdrucken und Abheften von Dokumenten aus der Lohnabrechnung und die mühsame Suche danach ersparen. Mit der HS Personalabrechnung und dem Erweiterungsmodul Archivlösung erfüllen wir unseren Kunden diesen Wunsch“, sagt HS Produktmanager Christian Seifert. Seinen Angaben zufolge rentiert sich die elektronische Archivierung bereits dann, wenn beispielsweise in der Personalabteilung eines 80-Mitarbeiter-Betriebs pro Sachbearbeiter monatlich mehr als 50 Sekunden für das Handling von Papierdokumenten aufgewendet werden. Die Ersparnis an Papier, Toner oder Tinte ist in diesem Rechenbeispiel noch nicht berücksichtigt.

Aufruf archivierter Dokumente mit der Lohnsoftware

Mit der Software lassen sich rund 20 verschiedene Dokumentenarten, die im Rahmen der Lohnabrechnung entstehen, revisionssicher und automatisch archivieren sowie anschließend mit der HS Personalabrechnung direkt aufrufen. Dazu gehören Verdienstabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen und alle Bescheinigungen, die mit dem HS Modul Elektronisches Bescheinigungswesen erstellt werden.

Skalierbare Lösung

Die Archivlösung lässt sich laut Hersteller leicht einrichten und sofort nutzen. „Unternehmen, die künftig auch ihre Personalakten digitalisieren möchten, können jederzeit auf das funktionell umfangreichere HS Personalwesen und die HS Digitale Personalakte umsteigen“, erläutert Christian Seifert. Diese Lösung biete die zusätzliche Möglichkeit, dem Archiv auch programmexterne Dokumente hinzuzufügen, so der Produktmanager.

Die Initiative Mittelstand hat die Archivlösung von HS im Rahmen der Verleihung des Innovationspreis-IT in der Kategorie ERP mit dem Zertifikat „Best of 2012“ ausgezeichnet (www.innovationspreis-it.de). Weitere Informationen sind unter www.hamburger-software.de/lohnarchiv erhältlich.