(PM) Gelnhausen, 23.07.2013 - Wer nutzt nicht gern den Outlook-Kalender mit der praktischen Erinnerungsfunktion? Wie sieht es mit zu erledigenden Aufgaben aus – und worin besteht eigentlich der Unterschied zwischen Terminen im Kalender und Aufgaben?

Die Lösung: Termine beginnen zu bestimmten Zeitpunkten und sind somit an einen bestimmten Zeitpunkt gebunden. Bei Aufgaben ist hingegen der Fälligkeitstermin ausschlaggebend – wann die Aufgabe bis dahin erledigt wird, ist nicht definiert.

So geht’s in Outlook 2010:

1. Auf der „Start“-Registerkarte im Bereich „Neu“ beim Punkt „Neue Elemente“ „Aufgabe“ auswählen.

2. Durch den Klick auf „Aufgabe“ öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Aufgabe spezifiziert werden kann. Mit dem Betreff wird die Aufgabe benannt. „Fällig am“ bezeichnet, wann die Aufgabe erledigt sein soll. Im Gegensatz zu Terminen kann bei Aufgaben der Status der Erledigung angegeben werden, etwa „In Bearbeitung“, „Wartet auf jemand anderen“ oder „Nicht begonnen“. Der Fortschritt ist bei „% erledigt“ in Prozent von 0 bis 100 anzugeben.

3. Dieser Status ist besonders interessant, wenn die Aufgabe jemandem zugewiesen wurde, da der Auftraggeber so über die Fortschritte informiert werden kann. Eine Aufgabe wird zugewiesen über den entsprechenden Menüpunkt im Bereich „Aufgabe verwalten“.

4. Der Empfänger ist derjenige, der die Aufgabe auszuführen hat. Der Aufgabenerteilende kann per Checkbox markieren, ob er eine Kopie in seiner eigenen Aufgabenliste haben möchte, und ob er benachrichtigt werden möchte, wenn die Aufgabe erledigt ist. Über die Schaltfläche "Aufgabe nicht übertragen" gelangt man zurück in das Aufgabenfenster ohne die Möglichkeit, die Aufgabe zu übertragen.