(PM) Diez/Rengsdorf, 25.11.2015 - Nachdem der mittelständische Großhändler vor fünf Jahren das ERP-System eNVenta ERP der Nissen & Velten GmbH eingeführt hatte, stand nun die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems an. Entschieden haben sich die Verantwortlichen für das DMS PROXESS. „Ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl war die tiefe Integration der Lösung in unser ERP-System eNVenta ERP. Hierzu zählt vor allem auch die automatische Archivierung der zentral regulierten Rechnungen in PROXESS“, erklärt Stefan Seck, geschäftsfüh¬render Gesellschafter von Rothhaas.

Eingesetzt wird PROXESS mit den Zusatzmodulen PROXESS Outlook Link, PROXESS Explorer Link, PROXESS Printer Link und der eNVenta-ERP-Anbindung. Seither sorgt die DMS-Lösung bei dem Großhändler für die sichere digitale Langzeitarchivierung relevanter Geschäftsdokumente. Neben den herkömmlichen Eingangsbelegen, werden auch alle vom Einkaufsbüro deut-scher Eisenhändler (E/D/E) eingehenden Dokumente nach der Verbuchung in eNVenta ERP komplett mit Index an PROXESS zur langfristigen Archivierung übergeben. Die Archivierung der E/D/E-Belege gehört zum Standardumfang der PROXESS-Integration in eNVenta ERP. Die automatische Archivierung aller relevanten Geschäftsdokumente sorgt für eine deutliche Beschleunigung der Abläufe bei gleichzeitig gestiegener Transparenz bei Rothhaas.

„Dank PROXESS haben wir nun einen effizienten Ablagevorgang, aber noch viel wichtiger ist uns das schnelle Wiederfinden von Dokumenten. Jeder Mitarbeiter kann nun von seinem Arbeitsplatz aus auf die gespeicherten Belege zugreifen. Wenn ein Kunde eine Nachfrage hat, muss niemand mehr Aktenberge durchforsten. Anhand eines einzelnen Suchbegriffes wie etwa Kundenname, Lieferschein-, Kunden- oder Bestellnummer kann der Sachbearbeiter einen Vorgang in wenigen Augenblicken direkt aus der eNVenta ERP-Oberfläche aufrufen und dem Kunden meist direkt am Telefon antworten. Diese Transparenz spart Zeit, Kosten und steigert den Kundenservice“, fasst Stefan Seck zusammen.