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Fachartikel, 15.01.2013
Vorsorge für den Risikofall
Regelung der Unternehmensnachfolge im Ernstfall zu spät
Rund jede siebte Nachfolgesituation in deutschen Unternehmen entsteht nach einer aktuelle Studie unvorhergesehen – durch Krankheit oder Tod. Ist die Unternehmensnachfolge nicht geregelt, weitet sich die menschliche Tragödie nicht selten auch zu einer wirtschaftlichen aus.

Im Jahr 2011 hatten laut des DIHK-Reports zur Unternehmensnachfolge 2012 lediglich 30 Prozent der Firmeninhaber für einen Notfall vorgesorgt, wobei rund 14 Prozent aller Nachfolgesituationen, so das Institut für Mittelstandsforschung aus Bonn, ungeplant und plötzlich durch Krankheit oder Tod entstehen. Ist nicht für den Notfall vorgesorgt, ist dies in den meisten Fällen eine bedrohliche Zäsur für Familie und Unternehmen mit zum Teil existenzbedrohenden Auswirkungen. Das betroffene Unternehmen gerät dadurch nicht selten in eine Schieflage, welche in aller Regel direkt auf das Familienvermögen durchschlägt. Neben der persönlichen, emotionalen Niederlage folgen sehr häufig auch finanzielle Schwierigkeiten. Vermutlich beschäftigen sich die meisten Inhaber nicht mit dieser Thematik, weil es um die eigene Vergänglichkeit geht und man als handlungsfähiger Unternehmer in eine hypothetisch passive Rolle versetzt wird, so als würde womöglich etwas passieren. Verdrängen ist jedoch keine Lösung. Die Antwort auf die Frage, wie ein Unternehmer diesen „blinden Fleck“ sinnvoll schließen kann, liegt möglicherweise in einer sorgfältigen Vorbereitung auf diese Situation.

Herstellen von Transparenz

Zur Absicherung von Familie und Unternehmen ist entscheidend, dass Transparenz über relevante Unterlagen und Informationen geschaffen wird. Hierbei sind besonders das Unternehmertestament, die Satzung des Betriebes, die Geschäftsordnung, erteilte Vollmachten, Verträge und Vereinbarungen, schwebende Vorgänge und die Vision bzw. Strategie für die zukünftige Weiterentwicklung des Unternehmens von besonderer Bedeutung. Außerdem sollten alle Informationen, welche für die Handlungsfähigkeit des Unternehmens und der Familie notwendig sind, wie zum Beispiel Passwörter, Aufbewahrungsort der Schlüssel und dergleichen erfasst werden.

Je nach Geschäftsmodell, internationaler Ausrichtung und der heutigen bzw. zukünftig geplanten Rolle von Familienmitgliedern im Unternehmen sind diese Daten noch mit den spezifisch relevanten Informationen zum Unternehmen und zur Familie anzureichern, zum Beispiel einen Gesellschaftsvertrag oder auch eine Familienverfassung. Falls das persönliche Netzwerk des Firmeninhabers einen wesentlichen Beitrag am Erfolg des Unternehmens hat, empfiehlt es sich, in dieser Phase eine Stakeholderanalyse zu erstellen. Damit die Klarheit, die man in dieser Situation anstrebt, erreicht werden kann, sollte neben der Analyse und Erfassung der Daten auch festgehalten werden, wo und bei wem auf diese Informationen und Dokumente zugegriffen werden kann.

Der Notfallkoffer

Auf Basis der erhobenen Daten wird nun ein Notfallkoffer zusammengestellt. Hierzu wird ermittelt, ob bei einem Ausfall des Unternehmers Vollmachts- oder auch Regelungslücken entstehen. Diese werden dann mit Hilfe von Vorratsbeschlüssen geschlossen, um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen. Die Vision und Strategie des Unternehmens wird, ebenso wie zu definierende Sofortmaßnahmen, in einen Maßnahmenplan übersetzt. Vorhandene Pläne und Absichten zur eigenen Nachfolgeregelung werden integriert. Es wird ein Übergabekonzept aufgesetzt, welches sowohl die Vermögenssicherung der Familie als auch die nachhaltige Entwicklung des Unternehmens im Blickpunkt hat. Hier werden familieninterne Nachfolgepläne berücksichtigt und gegebenenfalls durch den geplanten Einsatz von Berater und Coach stabilisiert.

Ein anderes Instrument zur Überbrückung eines plötzlich entstehenden Vakuums kann ein Beirat sein, dem durch den Inhaber bzw. die Gesellschafter für den Krisenfall weitergehende Vollmachten eingeräumt werden. Ebenso kann ein schneller, zeitlich befristeter Einsatz eines versierten Interim Managers die entstehende Lücke schließen, um einerseits Zeit für einen strukturierten Neubesetzungsprozess zu gewinnen und andererseits die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu erhalten. Ein Bestandteil des Maßnahmenplanes ist auch ein Kommunikationskonzept für den Notfall. Hier wird geregelt, was im Ernstfall wann und durch wen kommuniziert werden soll. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang nicht, möglichst viele Maßnahmen und Instrumente festzulegen, sondern sich auf einige wesentliche zu konzentrieren, die sich an der jeweiligen individuellen Situation orientieren.  Hier gilt der Grundsatz: „Weniger ist mehr“. Komplexität ist fehl am Platz. Das Ziel ist die Entlastung der Familie, der Organisation und des Managements des Unternehmens.

Wesentlich für die Umsetzbarkeit der Inhalte des Notfallkoffers sind nicht nur die festgeschriebenen Gedanken über das Was und Wie, sondern vor allen Dingen auch die Antwort auf die Frage, wer umsetzen soll. Darin liegt die größte Herausforderung. In dieser hypothetischen Situation sollte man nicht zu stark auf Familienmitglieder oder die Leitung des Unternehmens setzen, da diese sich möglicherweise in einem Schockzustand befinden. In dieser Phase kann ein Beirat sehr hilfreich sein. Alternativ kann man auch auf ein Tandem aus Berater und Coach zurückgreifen, um die inhaltlichen und emotionalen Klippen für Familie und Unternehmen in dieser schwierigen Situation zu umschiffen. Zum Aufbau des Notfallkoffers sollte man in jedem Fall einen versierten Sparringspartner hinzuziehen.

Eine vorausschauende Vorgehensweise schafft Entlastung


Diese Handlungsweise entlastet die Familie, stabilisiert das Unternehmen und eröffnet zusätzlich Argumentationsspielräume bei den finanzierenden Banken. Die Regelung der Nachfolge, insbesondere bei möglichen Notfällen, führt nach Basel II zu einer Verbesserung des Ratings. Geschickt im Bankengespräch platziert, können so die Kapitalkosten nachhaltig gesenkt werden. Auch nach innen sollte der Unternehmer die getroffenen Maßnahmen kommunizieren. Insbesondere bei inhabergeführten Unternehmen beschäftigt das Management und die Mitarbeiter häufig die Frage, wie es weitergeht, wenn der Chef nicht mehr da ist. In aller Regel wird diese Frage jedoch nicht offen ausgesprochen. Insofern schafft eine klare Regelung für den Notfall genauso wie eine Vorgehensweise, die klar und offen kommuniziert wird, bei einer geregelten Nachfolge mehr Stabilität. Die Loyalität des Managements und der Belegschaft wird dadurch erhöht. Der Unternehmer ist wieder in einer aktiven, agierenden Rolle und lebt Nachhaltigkeit – eine der wesentlichen Stärken des deutschen Mittelstands.

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Über Thomas Öchsner
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