(PM) Hamburg, 06.04.2016 - Der weltweit führende Dienstleister für Dokumentenarchivierung Iron Mountain sowie der ECM-Spezialist Optimal Systems beschlossen Anfang 2015 eine Partnerschaft, um gemeinsame Lösungen für das Gesundheitswesen anzubieten. Zahlreiche medizinische Einrichtungen profitieren bereits von der kombinierten Expertise beider Unternehmen. Auf der diesjährigen Connecting Healthcare IT (conhIT), die vom 19. bis 21. April auf dem Messegelände Berlin statt findet, sind Ansprechpartner beider Unternehmen am gemeinsamen Stand E-109 in Halle 1.2 vertreten und stehen für ein beratendes Gespräch zur Verfügung.

Im Zuge seiner strategischen Ausrichtung auf Healthcare bietet Iron Mountain in Kooperation mit Optimal Systems ein ganzheitliches Informationsmanagement für Kliniken und Krankenhäuser. Besonders hervorzuheben ist hier die Lösung für die Übermittlung von Daten und Dokumenten an den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK). Im Bereich MDK sind die Anforderungen an das Dokumentenmanagement in den letzten Jahren laufend gestiegen, was es für viele Krankenhäuser immer schwieriger macht, die erforderlichen Daten rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Insbesondere seit dem Inkrafttreten der neuen Prüfungsordnung im Januar 2015 haben sich diese Dokumentationsanforderungen deutlich verschärft.

Iron Mountain und Optimal Systems bieten hier ein umfassendes Lösungspaket aus Dokumentenmanagement, Scanning, Datenerfassung (optional auch per Optical Character Recognition) und elektronischem Datenmanagement, das Kliniken erlaubt, die patientenspezifischen Daten und elektronischen Akten schnell und zuverlässig zur Prüfung an den MDK zu übermitteln. Zudem wird eine sichere Datenerfassung- und Übertragung der datenschutzrechtlich hochsensiblen Patientenakten gewährleistet.

Archivierungsprojekt: edia.con gemeinnützige GmbH

Das Kerngeschäft von Iron Mountain liegt in der Archivierung von Dokumenten. Das in 37 Ländern tätige Unternehmen besitzt mehr als 1.100 Archivcenter, die nach den neuesten Anforderungen in der physikalischen Sicherheit sowie im Brandschutz konzipiert sind. Zahlreiche Krankenhäuser und medizinische Einrichtungen in Deutschland vertrauen auf die jahrzehntelange Erfahrung von Iron Mountain in diesem Bereich. So entschied sich beispielsweise die edia.con gemeinnützige GmbH dafür, einen Teil ihrer Patientenaktenarchive an Iron Mountain zu übergeben.

In einem ersten Schritt half Iron Mountain der edia.con dabei, die Anzahl ihrer Archivstandorte zu reduzieren. Von den ursprünglich fünf Standorten in Sachsen und Sachsen-Anhalt wurden drei Standorte bei Iron Mountain zusammengeführt. Der vierte Standort wird folgen. Im Zuge dieser Aktenkonsolidierung führte Iron Mountain - ähnlich wie bei einer Inventur - eine Kontrolle der Aktenbestände durch. Falsch abgelegte Akten wurden den Abteilungen archivseitig wieder zugeführt, sodass sie zukünftig schneller wieder auffindbar sind. Darüber hinaus wurde die Archivanordnung an die aktuelle Unternehmensstruktur der edia.con angepasst. Ab Januar 2015 wurde der Großteil des Aktenbestands an den Standorten Chemnitz, Leipzig und Dessau in das Iron Mountain-Archivcenter in Butzbach verlagert. Die archivierten Dokumente können von den edia.con-Mitarbeitern über das benutzerfreundliche Webportal Iron Mountain Connect online verwaltet werden – inklusive einer vollständigen Übersicht über alle Transaktionen sowie die spezifischen Fristen für die Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente. Zudem wird der Service Image on Demand genutzt. Dabei werden Dokumente nur auf Anfrage digitalisiert, was im Gegensatz zur vollständigen Umwandlung der Dokumente in digitale Formate eine weitaus wirtschaftlichere Lösung darstellt.

Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH: „Im Gesundheitswesen werden die Ansprüche an das Dokumentenmanagements immer komplexer. Neben der Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen müssen Kliniken effiziente Prozesse zur Digitalisierung schaffen, etwa zur fristgerechten Datenübermittlung an den Medizinischen Dienst der Krankenkassen. Gemeinsam mit unserem Partner Optimal Systems bieten wir Organisationen im Bereich Healthcare Lösungen an, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind und sie bei der Bewältigung von aktuellen und zukünftigen Herausforderungen im Informationsmanagement unterstützen.“

Weitere Informationen zu Iron Mountain-Lösungen im Bereich Healthcare: www.ironmountain.de/Solutions/Healthcare.aspx