(PM) Wien | Tettnang, 14.03.2013 - Der Weg von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung wird häufig von langwierigen Freigabeprozessen, vielen internen Rückfragen und Bearbeitungsschritten sowie zahlreichen Doppelerfassungen geprägt. Von der ersten Bedarfsmeldung bis zur Verbuchung der Rechnung entstehen dadurch hohe Prozesskosten, die im Falle von Katalogartikel den tatsächlichen Warenwert weit übersteigen können. Doch auch beim Einkauf von Dienstleistungen, Bauleistungen, Freitext-Bestellungen und beim Projekteinkauf sind aufwändige Beschaffungsprozesse keine Seltenheit. Der eLösungsanbieter POOL4TOOL begegnet dem Problem mit einem neuen eigenständigen Produkt: „POOL4TOOL Streamlined“ verfolgt den Ansatz, alle Bedarfe in einem speziellem Anforderungsmanagement strukturiert zusammenzufassen und abteilungsübergreifend abzuarbeiten – unabhängig von der Warengruppe.

Ein Workflow für mehr Effizienz

Für die Harmonisierung der Anforderungsprozesse der unterschiedlichen Bedarfe bietet POOL4TOOL einen „Single Point of Entry“ für alle Anforderungen. Anstatt für jeden Bedarf eine separate BANF mit einem eigenen Freigabe-Workflow anzulegen, ermöglicht es POOL4TOOL Streamlined den Bedarfsträgern, alle Bedarfe in einem Warenkorb zu hinterlegen („One-Stop-Shop“). Der Bedarfsträger kann alle Artikelgruppen im System definieren, Verträge auf Artikelebene hinterlegen und alle eventuell benötigten Zusatzangaben strukturiert von den verantwortlichen Mitarbeitern abfragen, um nachfolgende Rückfragen zu vermeiden. Es wird einmal spezifiziert, welche Details benötigt werden, um einen Preis bzw. ein vollständiges Angebot von den Lieferanten einholen zu können. Der Einkauf erhält alle Informationen auf einem einheitlichen Weg und wird nur noch mit Sonderfällen konfrontiert. „Durch den Einsatz von POOL4TOOL Streamlined wird die Lead Buyer-Strategie automatisch im gesamten Konzern umgesetzt. Da alle Warengruppen integriert werden und für jede Warengruppe eine individuelle Prozessgestaltung möglich ist, werden erhebliche Prozesseinsparungen realisiert. Die Vermeidung von Rückfragen und Doppelerfassungen reduziert zusätzlich die Durchlaufzeiten, was bei ifm einen kürzeren Produktentstehungsprozess und in weiterer Folge einen höheren Marktanteil zur Folge hatte“, so Thomas Dieringer, Vorstand der POOL4TOOL AG, über die Vorteile der Produktneuheit. Der ERP-integrierte Einsatz des Moduls garantiert eine automatische Datensynchronisation mit dem bestehenden ERP-System, wodurch die manuelle Datenerfassung vollständig entfällt.

Zuverlässigkeit und Flexibilität durch Streamlining

Seit 2008 ist POOL4TOOL bei ifm electronic als Softwarelösung für den Einkauf im Einsatz. Über die eLösung sind Lieferanten in den Beschaffungsprozess mit eingebunden. Entscheidender Faktor für den Einsatz von POOL4TOOL war die Prozesssteuerung über Workflows. Da interne und externe Prozessbeteiligte in einen elektronischen Workflow eingebunden sind, beschleunigt sich der gesamte Beschaffungsprozess. „Für ifm ist es wichtig, Produkte aus Innovationsprojekten in einer definierten, kurzen Zeit am Markt einzuführen. Mit POOL4TOOL konnten wir die Umsetzung der Gleichteilestrategie, die frühzeitige Integration des Einkaufs in den Produktentstehungsprozess sowie eine Integration der Lead-Buyer-Strategie beim Projekteinkauf erreichen, wodurch sich für uns ein klarer Wettbewerbsvorteil ergeben hat“, zeigt sich Andreas Welke, Leiter Zentraleinkauf der ifm electronic gmbh, zufrieden. Der ganzheitliche Ansatz und die unternehmensweite Transformation der Beschaffungsprozesse – von der BANF bis zur Rechnung – sorgen für eine Transparenz der Vorgänge und der Daten. Dies gilt insbesondere auch beim Übergang aus dem Projekt direkt in die Serienbeschaffung sowie für die gesamte Prozesskette von der Anforderung über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Rechnung.

Mehr über das gemeinsame Optimierungsprojekt von ifm electronic und POOL4TOOL erfahren Interessierte im Rahmen der BME-eLÖSUNGSTAGE in Düsseldorf:

BME-eLÖSUNGSTAGE | Maritim Hotel Düsseldorf

Fachforum 2 „Streamlining von Einkaufsprozessen mit ganzheitlichem Ansatz“
Dienstag, 19. März 2013 I 12.30 Uhr – 13.15 Uhr
Andreas Welke, ifm electronic gmbh
Thomas Dieringer, POOL4TOOL AG

Workshop 3 „Ein Workflow für alle Bedarfe“
Dienstag, 19. März 2013 | 14.45 Uhr – 16.30 Uhr
Thomas Dieringer und Michael Kern, beide POOL4TOOL AG