(PM) Ulm, 24.07.2017 - Im optimalen Fall werden die Stellenausschreibungen des eigenen Unternehmens mit enormer Reichweite und Zielgruppen-spezifisch publiziert – so dass auch wirklich jeder mögliche (und unmögliche) Bewerber davon angesprochen wird. In logischer Konsequenz ist ferner mit einer Flut an Bewerbungen zu rechnen, welche effektiv und zielführend seitens der Personalverantwortlichen bearbeitet werden sollten. Eine fundierte und strukturierte Bewerbervorauswahl dient dazu, geeignete Bewerber von weniger geeigneten Kandidaten für die jeweiligen Vakanzen zu selektieren.

Bei der Bewerbervorauswahl sollten belastbare Antworten auf Fragen wie z.B. inwieweit passt der Kandidat auf die Stellenausschreibung, wo liegen die Deltas im Bewerberprofil verglichen zum Stellenprofil, welche Besonderheiten im Lebenslauf und/ oder den Zeugnissen gibt es, welche Unterlagen des Kandidaten fehlen noch und existieren Lücken im Lebenslauf, generiert werden.

In der Regel werden in der unternehmerischen Praxis zu diesem Zweck die eingereichten Bewerbungsunterlagen auf Herz und Nieren gesichtet und analysiert. Wurden die Formalien eingehalten, sind die Unterlagen fehlerfrei und zudem komplett? Ist der Lebenslauf schlüssig oder existieren Lücken? Was sagen die Zeugnisse über den Bewerber/ die Bewerberin aus?

Oftmals werden zur Bewerbervorauswahl auch Social Media Plattformen zu Recherche-Zwecken herangezogen. Hier gilt es aber unbedingt zu beachten, dass derlei Datenerhebung nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Information des Kandidaten zulässig ist. Um einen solchen Ausnahmefall handelt es sich der überwiegenden Meinung nach bei allgemein zugänglichen Daten im Sinne des § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG. Eine Information an die Bewerber hinsichtlich einer gegebenenfalls erfolgenden Datenerhebung auf den Social Media Plattformen muss in jedem Fall erfolgen und könnte beispielsweise schon in der Stellenausschreibung platziert werden

Mit Abschluss der Bewerbervorauswahl sollte Klarheit darüber herrschen, welche Bewerber die nächste Stufe des Recruiting-Prozesses erreichen und zum Beispiel zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch oder aber auch zu einem Telefoninterview eingeladen werden und welchen Bewerbern alsdann abgesagt wird.

Unterstützung bei einer fundierten und strukturierten Bewerbervorauswahl können Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten Bewerbermanagement Software erhalten. Der Bewerbermanager – die innovative, webbasierte Bewerbermanagement Software von BITE – dient Unternehmen entlang der kompletten Recruiting-Prozesskette und somit auch bei der Bewerbervorauswahl.

Angefangen bei der detaillierten Bewerberverwaltung, welche Lücken im Lebenslauf sofort visualisiert, wodurch die formale Prüfung wesentlich vereinfacht wird. Individuelle Bewertungen inklusive Notizen können von jedem Prozessbeteiligten direkt beim entsprechenden Bewerber in dessen Akte abgegeben werden. Zudem können Kollegen/ Fachvorgesetzte über das System via E-Mail und/ oder SMS aufgefordert werden, eine Bewerberbeurteilung (direkt im System) abzugeben.