(PM) , 11.04.2006 - Düsseldorf, 11. April 2006 – Sehr zeitaufwändig und nur selten effizient: Die Suche nach Archivbelegen gehört zum ungeliebten Arbeitsalltag und bindet wertvolle Personalressourcen. Zudem gewinnen Altdokumente bei Steuerprüfungen oder wettbewerbsrechtlichen Auseinandersetzungen plötzlich an Bedeutung. Immer mehr Firmen organisieren daher ihr Informations-Management neu und integrieren das in Archiven gesammelte Know-how in die digitalen Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiter. Moderne Systemlösungen ermöglichen eine gezielte Erfassung von wichtigen Dokumenten, die bislang im Archiv gesucht werden mussten. Möglich machen dies intelligente Index- und Suchmechanismen, einschließlich einer Volltextsuche über den gesamten Datenbestand. Lange Zeit waren Unternehmer zurückhaltend, angesichts unverhältnismäßig hoher Kosten für eine komplette Digitalisierung ihrer Archive. „Die Kunst besteht darin, Altdokumente gezielt und selektiv zu digitalisieren“, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. „Die Identifikation und Sicherung von wichtigen verfallsgefährdeten Dokumenten ist von unternehmenskritischer Bedeutung.“ Wann sich eine Digitalisierung von Altakten lohnt Eine vollständige Archivdigitalisierung ist betriebswirtschaftlich nur selten notwendig und sinnvoll. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) wissen, für welche Art von Belegen sich eine digitale Erfassung rechnet: 1. Häufiger Zugriff: Je öfter Archivunterlagen im Tagesgeschäft genutzt werden, desto wichtiger wird eine schnelle und ortsunabhängige Verfügbarkeit. Gerade bei Personal- und Kundenakten ist eine Digitalisierung effizienter als zeitraubende Archivrecherchen. 2. Geschäftskritisches Wissen: Neben unwichtigen Notizen lagern in Archiven Dokumente von hoher unternehmerischer Bedeutung. Originale Baupläne oder technische Zeichnungen sollten elektronisch erfasst, kategorisiert und verfügbar sein. 3. Gesetzliche Auflagen: Viele Dokumente dienen noch Jahrzehnte später als Belege für steuerliche, marken- und wettbewerbsrechtliche Prüfung. Eine Digitalisierung der Originalbelege gewährleistet eine maximale Rechts-, Beweis- und Fälschungssicherheit. Vor Start der Digitalisierung empfiehlt sich für Firmen eine Analyse des vorhandenen Aktenbestands. Zu den zentralen Anforderungen gehört eine gestufte Projektplanung und -abwicklung. „Wer im Hauruck-Verfahren digitalisiert, löst die Herausforderungen einer effizienten Datenorganisation nicht, sondern verschleppt sie nur in ein neues Medium“, verdeutlicht Thomas Rick. Presseanfragen: conovo media Glockengasse 54-56 50667 Köln Tel.: 0221.35 68 60-0 Fax: 0221.35 68 60-55 www.conovo.de info@conovo.de