Tipp 1: Seien Sie auf Medienanfragen vorbereitet

Bereiten Sie sich auf Medienkontakte vor und treffen Sie entsprechende Vorkehrungen, dass Unternehmens-Kenndaten, Broschüren (bspw. im PDF-Format), Bildmaterial und sonstiges Material, am besten in Form einer Pressemappe, jederzeit verfügbar sind und direkt online oder auf dem Postweg versandt werden können. Stellen Sie Medientexte, direkte Durchwahlnummern der Ansprechpersonen und Bildmaterial auch im Internet zur Verfügung.

Tipp 2: Organisieren Sie Ihre Pressearbeit

Regeln Sie, wer in Ihrer Firma für welche Fragen und Themen Ansprechpartner für die Medien sein soll. Kommunizieren Sie dies auch intern gegenüber allen Mitarbeitern, die mit Außenstehenden (bspw. per Telefon) in Kontakt kommen. Definieren Sie in diesem Zusammenhang auch ganz klare Informations- und Kommunikationsregelkreise. Nur so können Sie die Kontrolle über Ihre Unternehmenskommunikation sicherstellen.

Tipp 3: Regelmäßigkeit und Ausdauer

Um das eigene Unternehmen über PR-Arbeit erfolgreich positionieren und dessen Bekanntheitsgrad steigern zu können, braucht es unter anderem Dreierlei: Fleiß, Ausdauer und Kontinuität. Mit einer einzigen Pressemeldung alle sechs Monate oder einem Fachbeitrag pro Jahr lässt sich keine nachhaltige Wirkung erzielen. Versenden Sie deshalb regelmäßig Kurzmeldungen mit relevanten Informationen an ausgewählte (am besten handverlesene) Medien und versuchen Sie wenigstens alle drei bis vier Wochen einmal in diesen präsent zu sein.

Tipp 4: Setzen Sie auf Wissensvermittlung

Um das Interesse von Medienverantwortlichen ebenso wie potenziellen Kunden gewinnen zu können, sollten Ihre Veröffentlichungen vor allem bieten: Mehrwert! PR in Form von Selbstbeweihräucherung, wie gut Sie sind, ist der beste und schnellste Weg, um potenzielle Kunden, insbesondere aber Medienverantwortliche (bspw. Redakteure und Journalisten) zu vergraulen. Setzen Sie deshalb vor allem die Vermittlung von Fachwissen in Form von Ratgebern, Leitfäden, Fachartikeln oder auch Checklisten, die Ihre Kompetenz untermauern.

Tipp 5: Journalistische Korrektheit

Achten Sie beim Verfassen einer Pressemeldung darauf, dass diese zumindest weitestgehend den formalen journalistischen Anforderungen Rechnung trägt. Eine Pressemeldung ist beispielsweise keine Werbeanzeige! Sprechen Sie deshalb in Ihrer Meldung den Leser nicht direkt an und fordern Sie ihn nicht zu etwas auf (bspw.: „Weitere Informationen finden Sie…“; „Wenn Sie heute noch bestellen, erhalten ...“). Beachten Sie weiterhin folgende Punkte:

• Vergessen Sie keine wichtige Information. Beantworten Sie die W-Fragen wer, was, wann, wo, wie viel, wie, warum, woher (welche Quelle, woher haben Sie die Information). Falls Sie nicht wissen, wie Sie den Text anfangen sollen, beginnen Sie einfach mit der Beantwortung der W-Fragen, dann fällt Ihnen der Einstieg leicht.
• Der journalistische Text ist sozusagen ein spannender Krimi rückwärts. Der Name des Mörders steht im Titel. Nennen sie also das Wichtigste immer zuerst und das Hauptthema des Artikels im Titel.
  
  
• Schreiben Sie von sich bzw. von Ihrem Unternehmen niemals in der ersten Person, sondern ausschließlich in der dritten Person – außer im Rahmen eines Zitats wie bspw.: Über die geschäftliche Entwicklung zeigt sich Geschäftsführer Egon Müller („Sie") sehr erfreut: „Innerhalb der letzten sechs Monate vermochten wir unseren Umsatz zu verdoppeln.“
  
  
• Vermeiden Sie jede Form von Superlativen bzw. Übertreibungen wie beispielsweise „Die Müller GmbH präsentiert eine neue Weltsensation“ oder „ein einzigartiges Produkt“, insbesondere dann, wenn Sie dies nicht hundertprozentig belegen können. Verzichten Sie auch auf reißerische Formulierungen wie „ein Wahnsinnsprodukt“.
  
  
• Achten Sie auf die Rechtschreibung und die Grammatik. Lassen Sie jede Pressemitteilung, bevor Sie diese veröffentlichen beziehungsweise versenden, am besten noch mal von zwei unterschiedlichen Personen auf Fehler und inhaltliche Ungereimtheiten überprüfen.

Tipp 6: Aktualität

Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemeldung immer einen aktuellen zeitlichen Bezug hat. Anders als bei einem Fachartikel, ist die „Aktualität“ des Inhalts bei einer Pressemitteilung ein unabdingbares Kriterium und wesentliches Merkmal. Berichten Sie deshalb immer nur über ein aktuelles oder kurz bevorstehendes Ereignis wie beispielsweise

• Neuerungen und Änderungen (innovative Prozesse/Produkte etc.)
• Auszeichnung, Bescheinigungen
• Personeller Aus- oder Abbau
• Feiern und Jubiläen
• Veranstaltungen (auch Mitarbeiteranlässe)
• Bevorstehende Veranstaltungen (Seminar, Tag der offenen Tür etc.)
• Besondere Aktionen (beispielsweise Spendenaktionen)
• Hintergrundinformationen (aus der Produktion, spezielle Mitarbeitende)
• Berufsinfos zur Berufswahlzeit
• Neue Publikationen, die ab sofort auf Ihrer Website zum Download zur Verfügung stehen (Checkliste, Artikel, Leitfaden)

Wenn es aus Ihrem eigenen Unternehmen nichts Aktuelles mit wirklichem Informationsgehalt zu berichten gibt, sollten Sie zumindest zu einem aktuellen Ereignis aus Ihrem Branchenumfeld, der Politik oder der Wirtschaft Bezug nehmen, in dem Sie zum Beispiel eine jüngst erfolgte Umfrage, Studie oder eine aktuelle Mitteilung bzw. eine Presseveröffentlichung eines Ministeriums als Aufhänger nutzen.

Tipp 7: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Pressearbeit ein

Regelmäßige Presseveröffentlichungen und Publikationen (bspw. Artikel) brauchen Ideen, Aufhänger und Ereignisse, über die es zu berichten lohnt. Dies wiederum setzt jedoch einen intensiven Dialog innerhalb des Unternehmens voraus und erfordert darüber hinaus eine kontinuierliche Beobachtung des Geschehens im Unternehmensumfeld (Branche, Markt, Wirtschaft und Politik). Ein hoher Aufwand, der sich deutlich leichter bewältigen lässt, wenn er von vielen Schultern getragen wird.

Pflegen Sie deshalb den intensiven Austausch mit Ihren Mitarbeitern und binden Sie diese aktiv in die Medienarbeit mit ein. Verteilen Sie beispielsweise Recherche-Tätigkeiten auf mehrere Schultern und laden Sie Ihre Mitarbeiter dazu ein, Ihnen Material und Ideen für Ihre Pressearbeit zu liefern. Belohnen Sie gute Ideen und Vorschläge – es wird sich für Sie auszahlen. Denn Ihre Mitarbeiter sind an vorderster Front – und wissen vieles zu berichten.

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Tipp: Veröffentlichen Sie mit unserem kostenlosen PR- und Pressedienst in unserem „Presseforum Mittelstand“ eine Pressemeldung und bringen Sie Ihr Unternehmen damit in die Google-News. Wenn Sie noch unsicher sein sollten, was es bei der Erstellung von Pressemeldungen zu beachten gilt, nutzen Sie hierfür die Kurzanleitung für Pressetexte mit weiteren Anforderungen von Daniela A. Caviglia.